Система внутрихозяйственной отчетности по уровням управления и сегментам бизнеса

Достоинства децентрализации управления подразделениями:

• для принятия решений у менеджера подразделения больше информации о местных условиях.

• менеджеры подразделений могут принимать более своевременные. решения, что особенно привлекательно для потенциальных заказчиков;

• деятельность менеджеров подразделений становится более мотивированной, если они могут проявить инициативу.

• высшее управление, освободившись от бремени ежедневных решений частных вопросов, может сосредоточить свои знания и умение на стратегическом планировании деятельности предприятия в целом.

Недостатки децентрализации управления:

• принятие управляющим подразделения некомпетентных решений в результате несогласованности целей всего предприятия и отдельного подразделения или недостатка информации, по которой менеджеры подразделений могут определить влияние своей деятельности на другие хозяйственные единицы предприятия.

Организационную структуру современного предприятия можно рассматривать как совокупность различных центров ответственности, связанных линиями ответственности.

Учет по центрам ответственности организуется на крупных предприятиях, действующих как единое целое и функционирует параллельно с традиционной системой бухгалтерского учета. Такой учет может быть внедрен только при условии, что на предприятии четко определены сферы ответственности и конкретизирована ответственность менеджеров за статью затрат и поступлений.

Учет по центрам ответственности в системе внутрифирменного управления выполняет следующие функции:

• удовлетворяет информационные потребности внутрифирменного управления;

• позволяет оперативно контролировать затраты и результаты на разных уровнях предприятия и оценивать деятельность менеджеров и подразделений по результатам первичного анализа;

• создает своего рода информационного противовеса той свободе действий, которая предоставлена менеджерам центров ответственности в целях обеспечения баланса на предприятии в целом.

Менеджер должен отвечать только за те затраты и поступления, которые он может контролировать и на величину которых может оказывать воздействие. Менеджер центра ответственности для выполнения своих функций с определенной периодичностью и в определенном объеме должен составлять отчетность о деятельности вверенного ему центра ответственности, чтобы иметь возможность на основании этой информации принимать соответствующие управленческие решения.

Конкретное содержание отчетности, специфика инструментов и методов, применяемых в системе учета и отчетности по центрам ответственности, зависят от того, каков статус данного центра ответственности. Подробнее рассмотрим следующие виды центров ответственности: центр затрат, центр прибыли и центр инвестиций.

2.1 Отчет об исполнении сметы центром затрат

Центр затрат — это структурное подразделение предприятия (например, заготовительное подразделение, производственный цех, юридическая служба организации) руководитель которого отвечает только за затраты. В рамках такого центра организуется планирование, нормирование и учет затрат факторов производства с целью контроля, анализа и управления процессами их использования.

Главным инструментом управленческого учета, позволяющим контролировать деятельность центра затрат, является смета (бюджет), как внутрифирменный финансовый план. Это формализованный письменный регистр, содержащий плановые стоимостные показатели. В отличие от смет планы (как более общее понятие) могут включать в себя информацию, непосредственно не выражаемую в денежных единицах (например, повысить качество продукции, освоить новую технологию или новый вид продукции, повысить конкурентоспособность товаров и т.д.).

Если за определенным участком или центром закрепляется ответственность за какие-то статьи затрат, то менеджер такого подразделения должен иметь реальную возможность влиять на величину этих затрат. На практике это по большей части невозможно, вследствие чего используют понятие «относительный контроль», которое означает, что менеджер контролирует большую часть факторов, воздействующих на данную статью сметы.

Эффективность функционирования центров затрат во многом зависит от содержания отчетов по центрам затрат. Основными принципами этой отчетности являются:

• включение в отчет только контролируемых расходов;

• укрупнение показателей отчетности по центрам по мере восхождения от низшего уровня управления к высшему;

• отчетность должна содержать информацию об отклонениях, позволяющую реализовать принцип управления по отклонениям.

Сущность принципа управления по отклонениям заключается в предположении о том, что менеджеру более высокого уровня нет необходимости в текущем порядке регулировать детали деятельности центров ответственности на более низком уровне. Он начинает действовать только тогда, когда на нижнем уровне возникает проблема, проявляющаяся как отклонение (обычно более 5%), от заданного параметра.

Пример составления отчетов центрами затрат разных уровней управления представлен в табл. 1.

Таблица 1

Отчеты об исполнении сметы центров затрат различных уровней

В приведенных отчетах фактические затраты сопоставляются с расходами по смете и рассчитываются отклонения по затратам. Для установления динамики отклонений по месяцам, в таблице 1 приведены данные по отклонениям с начала года. Например, по прочим расходам в подразделении № 1 за текущий месяц допущен перерасход на 0,5 тыс. руб. Однако с начала года по этой статье получена экономия на сумму 0,3 тыс. руб. и поэтому перерасход отчетного месяца может быть оправданным.

При оценке отклонений по отдельным затратам особое внимание следует обратить на непроизводительные расходы цехов и организации в целом, состоящие из потерь от простоев, потерь от недостач и порчи материальных ценностей, потерь от брака и др.

Большинство руководителей не имеют времени изучать детализированные бухгалтерские отчеты и искать проблемные области. Поэтому такие отчеты наряду с суммарными величинами должны указывать статьи, по которым отмечены особо плохие или особо хорошие результаты. Для пояснения этих статей может приводиться расшифровка, показывающая причины возникших отклонений, принятые меры, и другая необходимая информация.

Таким образом, отчетность по центрам затрат играет роль сигнальной системы, обеспечивающей аппарат управления информацией о ходе производственного процесса и динамике затрат. Сметы и отчеты об их исполнении составляют первый (нижний) уровень внутрихозяйственной управленческой отчетности.

2.2 Отчет центра прибыли

Центр прибыли — структурное подразделение (или компания в целом), ответственное за финансовый результат от текущей деятельности. В большинстве случаев ответственность за текущую прибыль (или убыток) несет руководство компании. В отдельных случаях в составе компании могут выделяться центры прибыли, ответственные за финансовый результат по какому-либо виду деятельности. В составе центра прибыли могут находиться нижестоящие по иерархии центры дохода и центры затрат.

Основным же отчетным документом центра прибыли является отчет по прибыли. Содержание этого отчета зависит от включаемых в отчет показателей прибыли — валовой, от продаж, до налогообложения, от обычной деятельности, чистой или маржинального дохода.

В простейшем случае стандартный отчет о прибыли заканчивается для центров прибыли на показателе валовой прибыли, которая и является критерием оценки деятельности центра (см. табл.2).

Таблица 2

Отчет по валовой прибыли

Остальные показатели отчета о прибыли определяются и рассчитываются только на уровне предприятия в целом.

Отчетность центров прибыли может быть расширена до показателя операционной прибыли, представляющего собой валовую прибыль данного центра, уменьшенную на величину относимых к нему операционных расходов. Операционные расходы — это затраты, не относящиеся к производственным, расходам продукта и, следовательно, не входящие в производственную себестоимость. Операционные расходы — это часть затрат отчетного периода, включающая расходы на реализацию (коммерческие), общие и административные (общехозяйственные) расходы, но не включающая выплачиваемые проценты за кредит и налог на прибыль. Если такие расходы осуществляет само предприятие, то в его отчете о прибыли отражается их величина, относимая к данному периоду (см. табл. 3).

Таблица 3

Отчет по прибыли от продаж

При составлении отчета по прибыли от обычной деятельности в отчет включают данные об операционных и внереализационных доходах и расходах и сумме налога на прибыль. Сумму прибыли до налогообложения определяют прибавлением к прибыли от продаж операционных и внереализационных доходов и вычитанием из полученной суммы операционных и внереализационных расходов. Прибыль или убыток от обычной деятельности определяют вычитанием из суммы налогооблагаемой прибыли суммы налога на прибыль (см. табл. 4).

Таблица 4

Отчет по прибыли от обычной деятельности