Способы выявления ошибок при подготовке бухгалтерской отчетности и порядок их исправления

    По  итогам последней аудиторской проверки ОАО «Маслосырбаза «Чувашская» существенных искажений в бухгалтерской (финансовой) отчетности не обнаружено. В ходе проверки оценена надежность системы бухгалтерского учета. В результате мы пришли к выводу, что систему бухгалтерского учета ОАО «Маслосырбаза «Чувашская» можно считать в целом действенной и обеспечивающее важность подготовки достоверной бухгалтерской отчетности так как:

    - в основном операции фиксируются  в бухгалтерском учете в правильных суммах;

    - в основном операции отражаются  на надлежащих счетах бухгалтерского  учета в соответствии с действующим  законодательством и принятой  учетной политикой; 

    - в основном операции отражаются  в правильном периоде времени.

    Однако  есть некоторые неточности, как то, что чистые активы меньше величины минимального уставного капитала, указанного в статье 26 Федерального закона «Об Акционерных обществах». Так же можно отметить, что перед составлением бухгалтерской отчетности не проведена инвентаризация имущества организации, что снижает степень достоверности отчетности [3].

        Недостатком в работе бухгалтерской службы является и единоличное выполнение главным бухгалтером всех работ по заполнению форм бухгалтерской отчетности. Следует перераспределить должностные обязанности с тем, чтобы привлечь и рядового бухгалтера к составлению отчета; обеспечить подмену главному бухгалтеру на случай его болезни или временного отсутствия.

        В целях усиления контроля  за сохранностью товарно-материальных  ценностей предприятия следует порекомендовать проведение частичной инвентаризации отдельных групп хозяйственных средств, например, материалов на одном складе; внедрить внеплановые инвентаризации. Цель проведения такой инвентаризации – проверка наличия конкретных ценностей. Важным этапом подготовки к успешному составлению годового бухгалтерского отчета за год является своевременное и качественное проведение инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, другого имущества, денежных средств и прочих финансовых активов и финансовых обязательств организации. В тех организациях где, эта работа проведена на должном уровне, реальность показателей баланса на 1 января следующего года, как правило, не вызывает ни каких сомнений. Наоборот, проведению инвентаризации не уделяется должного внимания (или она не проводится вообще), показатели баланса по отдельным его статьям бывают не реальны. Внеплановые инвентаризации проводятся внезапно, сроки их проведения не должны быть известны материально ответственным лицам. Иногда могут проводится по требованиям ревизора, органов народного контроля, финансовых и следственных органов.

    По  результатам проверки установлено  несоблюдение методологии отражения  в учете отдельных хозяйственных  операций. 

    По  результатам проверки установлено несоблюдение методологии отражения в учете отдельных хозяйственных операций. 

    Бухгалтерская (финансовая) отчетность ОАО «Маслосырбаза «Чувашская»   отражает достоверно во всех существенных отношениях финансовое положение на 31.12.2008 года и результаты финансово-хозяйственной деятельности за период с 01.01.2008 по 31.12.2008 года включительно в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации в части подготовки бухгалтерской (финансовой) отчетности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава 3. Способы выявления ошибок при подготовке бухгалтерской отчетности и  порядок их исправления

1. Способы выявления ошибок при подготовке бухгалтерской отчетности

    Процедура выявления ошибок подразумевает  их локализацию и идентификацию. Локализация заключается в установлении временного интервала возникновения ошибки и перечня ее возможных документальных носителей. Идентификация предполагает определение точного места нахождения и конкретного ошибочного значения показателя.

    На  стадии формирования бухгалтерской  отчетности поиск ошибок осуществляется посредством внутреннего контроля и самоконтроля.

    Основными способами выявления ошибок с  помощью системы внутреннего контроля и самоконтроля являются:

• инвентаризация;
• динамический  (горизонтальный) и структурный  (вертикальный) анализ показателей бухгалтерской отчетности;
• тестирование бухгалтерских записей;
• самоконтроль при составлении отчетов (арифметико-логический контроль, проверка взаимной увязки показателей).

    Инвентаризация проводится силами инвентаризационной комиссии, назначаемой руководителем организации. Необходимость проведения инвентаризации перед составлением годового бухгалтерского отчета установлена Федеральным законом «О бухгалтерском учете» [3]. По результатам инвентаризации каждой балансовой статьи определяют фактические данные об остатках по всем видам активов и о размерах задолженности перед каждым кредитором. На основе полученных значений при необходимости корректируются сальдо соответствующих счетов, на которых отражаются выявленные излишки и недостачи.

    Динамический (горизонтальный) и структурный (вертикальный) анализ показателей бухгалтерской отчетности заключается в построении специальных аналитических отчетов (таблиц) и последующей обработке содержащейся в них информации. При проведении динамического (горизонтального) анализа исследуется изменение показателей во времени с помощью рядов динамики. При этом рассчитываются темпы роста (прироста) каждой статьи по отношению к ее базисному (предыдущему) значению.

    Для получения объективных выводов динамический (горизонтальный) анализ дополняется структурным (вертикальным). Вертикальный анализ — это представление бухгалтерской отчетности в виде относительных показателей, которые характеризуют структуру итоговых данных. То есть рассчитываются удельные веса каждой статьи в совокупном значении по форме отчетности или по ее отдельной части.

    Внимательное  «чтение» построенных аналитических  таблиц, анализ динамики и структуры  показателей позволяет выявить  нарушения в их взаимосвязи, нетипичные для организации или незапланированные изменения отдельных статей, что свидетельствует о возможном наличии ошибок.

    Тестирование  бухгалтерских записей находит широкое применение в условиях автоматизированной обработки данных и основано на очевидном факте наличия взаимосвязи между данными бухгалтерского учета и отчетными показателями. Тестирование включает формирование выборки хозяйственных операций, внесение данных в компьютерную систему или ручную их обработку по принятым в организации алгоритмам и сравнение полученных итоговых показателей с заранее определенными результатами.

    Самоконтроль  при составлении отчетов находит выражение в проведении арифметико-логического контроля и проверке взаимной увязки показателей. Арифметико-логический контроль состоит в проверке правильности выполненных расчетов, группировки и разноски показателей, порядка оформления отчетных форм. При этом показатели, подлежащие отражению в бухгалтерской отчетности, сравниваются с другими документальными данными, определяется объективная возможность достижения отчетными показателями тех значений, в размере которых их планируется в отчетности отразить. Арифметико-логический контроль предполагав сравнение показателей, содержащихся в регистрах синтетического и аналитического учета, в Главной книге и регистрах синтетического учета, в формах бухгалтерской отчетности и Главной книге. Проверка взаимной увязки показателей различных форм бухгалтерской отчетности основана на наличии в указанных формах экономически взаимосвязанных, а в некоторых случаях — идентичных показателей. 
 
 
 

    3.2.  Порядок исправления бухгалтерских ошибок

       Практика показывает, что ни один бухгалтер и, следовательно, ни одна организация по объективным причинам не застрахованы от появления ошибок. Если такие ошибки обнаруживаются системой внутреннего контроля организации, в процессе аудиторской проверки или самостоятельно бухгалтером, то организация может быть освобождена от налоговой ответственности. Определим каким образом следует исправлять ошибки в бухгалтерском учете и налоговых декларациях, не допуская при этом новых.

       Исправительные записи в бухгалтерском учете производятся одним из указанных ниже способов:

       а) неправильно сделанная бухгалтерская запись сторнируется (от нем. Storno - отмена), то есть повторяется в той же корреспонденции, но со знаком «минус», и одновременно производится правильная запись. Такой способ обычно используется в 1-м и 2-м вариантах, когда нужно исправить ошибку в корреспонденции счетов. Если требуется полностью удалить ошибочную запись, то выполняется только сторнировочная проводка;

                 б) производится дополнительная запись на сумму, не отраженную на счетах бухгалтерского учета. Этот способ также используется в 1-м и 2-м вариантах для исправления ошибок в документировании и оценке;

                 в) выполняется обобщенная проводка, приводящая записи на счетах в отчетном периоде к такому состоянию, какое имело бы место в случае первоначально правильного отражения операций в прошлых отчетных периодах (для 3-го варианта). Это позволяет организации не искажать показатели продаж (выручки, себестоимости и др.) отчетного периода.

       Для оформления исправительных проводок следует составить бухгалтерскую справку - первичный учетный документ, служащий основанием для выполнения записей в регистрах бухгалтерского учета. Бухгалтерская справка составляется в произвольной форме, с соблюдением требований Закона «О бухгалтерском учете» (п. 2 ст. 9) к наличию обязательных реквизитов [3]. В качестве образца организация может использовать типовую форму бухгалтерской справки, утвержденную Госкомстатом России для бюджетных учреждений.

                 Ошибки автоматизированной обработки информации исправляются с помощью настройки и внесения соответствующих корректировок в используемые организацией бухгалтерские программы. Существенную роль играют также повышение квалификации пользователей, внедрение современных программных продуктов.

       Что касается методов исправления локальных арифметических ошибок и ошибок в отчетной информации, не связанных с искажениями данных бухгалтерского учета, то действующие нормативные акты не содержат запрета на исправление ошибочных показателей путем зачеркивания неверных чисел или слов и внесения правильных записей непосредственно в отчетные формы. В этих случаях в бухгалтерской отчетности делаются соответствующие оговорки, которые подтверждают лица, ее подписавшие, с указанием даты исправления. Если уточняются существенные показатели, то необходимые сведения о внесенных исправлениях рекомендуется приводить в пояснительной записке исходя из требования сопоставимости отчетных данных.

        В первую очередь рассмотрим порядок исправления обнаруженных ошибок в бухгалтерском учете. Здесь все ошибки можно разделить на две категории:

        1. Ошибки, допущенные и обнаруженные в одном и том же отчетном периоде.

       К данной категории относятся, в том числе, и ошибки, которые были обнаружены после окончания отчетного периода, но до утверждения бухгалтерской отчетности за этот период. В этом случае исправительные записи вносятся последним числом отчетного периода.

       В этой ситуации исправления можно внести различными известными способами: и методом сторно, и дополнительной проводкой, и обратной проводкой – выбора метода является сугубо методологическим вопросом, и их сравнение выходит за рамки настоящей статьи.

       2. Ошибки, допущенные в одном отчетном году (периоде) и обнаруженные в другом (после утверждения бухгалтерской отчетности).

       Порядок исправления подобных искажений в учете основан на следующем принципе: изменения в уже утвержденную и представленную пользователям бухгалтерскую отчетность никогда не вносятся. Это связано с тем, что перечень пользователей бухгалтерской отчетности теоретически не ограничен, и в ряде случаев практически невозможно представить пользователю исправленную отчетность за предыдущие периоды.

       Поэтому согласно п.39 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 №34-н, все изменения, относящиеся как к отчетному году [6], так и к предшествовавшим периодам, производятся в отчетности, составляемой за отчетный период, в котором были обнаружены искажения.

       Методы внесения исправлений по ошибкам такой категории в целом те же: сторнировочные записи, дополнительные проводки или просто приведение сальдо счетов к необходимым значениям.