Судебная бухгалтерия.Понятие первичных документов

N КМ-2 "Акт о снятии показаний  контрольных и суммирующих денежных  счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в  ремонт и при возвращении ее  в организацию";

По учету торговых операций (общие):

N ТОРГ-1 "Акт о приемке товаров";

N ТОРГ-2 "Акт об установленном  расхождении по количеству и  качеству при приемке товарно-материальных  ценностей";

По учету торговых операций при  продаже товаров в кредит:

N КР-7 "Справка о  состоянии расчетов с работниками  за товары, проданные в кредит".

По учету торговых операций в комиссионной торговле:

N КОМИС-1 "Перечень  товаров, принятых на комиссию";

По учету операций в общественном питании:

N ОП-1 "Калькуляционная  карточка";

N ОП-2 "План-меню";

По учету кассовых операций

Постановлением Госкомстата  России от 18 августа 1998 г. N 88 утверждены формы (введены в действие с 1 января 1999 г., в ред. 03.05.2000):

N КО-1 "Приходный кассовый  ордер";

N КО-2 "Расходный кассовый ордер";

N КО-3 "Журнал регистрации  приходных и расходных кассовых  документов";

N КО-4 "Кассовая книга";

N КО-5 "Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств"

Постановлением Госкомстата  России от 1 августа 2001 г. N 55 утверждена форма N АО-1 "Авансовый отчет" (введена в действие с 1 января 2002 г.).

По учету результатов  инвентаризации:

N ИНВ-1 "Инвентаризационная  опись основных средств";

N ИНВ-1а "Инвентаризационная  опись нематериальных активов";

Постановлением Госкомстата  России от 27 марта 2000 г. N 26 утверждена унифицированная форма N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией" (введена в действие с 1 января 2001 г.).

По учету работы строительных машин и механизмов:

N ЭСМ-1 "Рапорт о  работе башенного крана";

N ЭСМ-2 "Путевой лист строительной машины";

По учету работ в  автомобильном транспорте:

N 3 "Путевой лист  легкового автомобиля";

N 3 спец. "Путевой лист  специального автомобиля";

N 1-Т "Товарно-транспортная  накладная".

По учету основных средств.

Постановлением Госкомстата  России от 21 января 2003 г. N 7 утверждены формы:

N ОС-1 "Акт о приеме-передаче  объекта основных средств (кроме  зданий,

сооружений)",

N ОС-1а "Акт о приеме-передаче  здания (сооружения)",

N ОС-1б "Акт  о   приеме-передаче  групп  объектов  основных средств (кроме зданий, сооружений)",  

N  ОС-2  "Накладная   на  внутреннее  перемещение   объектов

основных    средств",  

N  ОС-3  "Акт   о  приеме-сдаче  отремонтированных,

реконструированных,  модернизированных  объектов основных средств",

N ОС-4 "Акт    о   списании  объекта  основных  средств  (кроме  автотранспортных  средств)",

N ОС-4а "Акт о списании  автотранспортных средств",

N ОС-4б "Акт

о   списании  групп  объектов  основных  средств  (кроме  автотранспортных средств)",

N ОС-6 "Инвентарная карточка учета объекта основных средств",

N ОС-6а "Инвентарная  карточка группового учета объектов  основных средств",

N ОС-6б  "Инвентарная  книга учета объектов основных  средств",

N ОС-14 "Акт о приеме   (поступлении)  оборудования", 

N ОС-15  "Акт  о   приеме-передаче

оборудования в монтаж", N ОС-16 "Акт о выявленных дефектах оборудования".

По учету нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, а также работ в  капитальном строительстве.

Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а утверждены формы (введены в действие с 1 ноября 1997 г., с изм.21.01.2003)

По учету нематериальных активов:

N НМА-1 "Карточка учета  нематериальных активов".

По учету материалов:

N М-2 "Доверенность";

N М-4 "Приходный ордер";

N М-7 "Акт о приемке  материалов";

N М-11 "Требование-накладная";

N М-17 "Карточка учета  материалов";

N М-35 "Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений

По учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов:

N МБ-2 "Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов",

N МБ-4 "Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов",

N МБ-7 "Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений",

N МБ-8 "Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов";

По учету работ в  капитальном строительстве:

1.5. по учету работ в капитальном строительстве:

N КС-6 "Общий журнал работ",

N КС-11 "Акт приемки законченного строительством объекта",

N КС-14 "Акт приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией".

2. Организация документооборота  в бухгалтерском учете

 

Документооборот – это  движение первичных учетных документов в бухгалтерском учете, их создание или получение от других организации, принятие к учету, обработка, передача в архив. Работы, связанные с составлением графика документооборота, организует главный бухгалтер предприятия.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Как установлено п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

График документооборота утверждается приказом руководителя организации, он должен быть рациональным, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей, которые должен проходить каждый первичный учетный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Он может быть оформлен в виде схемы или перечня работ (создание, проверка и обработка документов), выполняемых каждым подразделением организации, а также, всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, где перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, сроки их представления и подразделения организации, в которые они представляются.

Правильное составление  графика документооборота и его  соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной  функции бухгалтерского учета и, наконец, обеспечивают своевременность составления отчетности. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

С учетом назначения и  среды обращения документов можно  весьма условно разделить документооборот  на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов — в их число входят также те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату (рис. 2).¹

 

_______________

¹ Рогожин М. Ю. Настольная книга секретаря. - М., 2004. С. 9

В соответствии с масштабом  движения документов разделяют документооборот  конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как  юридического лица, корпорации с рядом  филиалов, отрасли управления или государства в целом. Нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента, обладающего полным набором технологических процессов и достаточно простого для описания этих процессов.

Рисунок 2

Документооборот предприятия.

Порядок движения документов в организации вторичен по отношению  к структуре организации и  внутреннему распределению обязанностей, в том числе неформальной системе  субординационных отношений. Однако это  не значит, что система организации документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию.

Для каждого документа  в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов обязательными  являются пять основных этапов:

1) составление документа  в момент совершения хозяйственной  операции в соответствии с  требованиями, предъявляемыми к  оформлению документов;

2) передача документа  в бухгалтерию, где контролируют  своевременность и полноту сдачи  его для учетной обработки;

3) проверка принятых  документов бухгалтером. Проверка  осуществляется по форме (проверяется  полнота и правильность оформления  документов, заполнение их обязательных  реквизитов), по содержанию (проверяется  законность документированных операции, логическая увязка отдельных показателей) и, кроме того, включает арифметическую проверку;

4) обработка документа  в бухгалтерии:

- таксировка, или расценка, предусматривает перевод натуральных  и трудовых измерителей в обобщающий  денежный измеритель.

- группировка — подбор  документов, однородных по экономическому  содержанию (приход ТМЦ и расход  ТМЦ);

- котировка — указание  в первичном документе корреспонденции  счетов по конкретной хозяйственной  операции, вытекающей из содержания  документа;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Требования главного бухгалтера к порядку оформления операции и представления в бухгалтерию  или на вычислительные установки  необходимых документов и сведений обязательны для всех подразделений и служб организации.

В законе «О бухгалтерском  учёте» установлено, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных  учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным  бухгалтером. Документы, которыми оформляются  хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Согласно  Положения  по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  Российской Федерации, без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями Минфина России).

Под финансовыми и  кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.¹

2.1. Документооборот первичных документов в организациях различной формы собственности

 

 Инструкция по бухгалтерскому  учету в бюджетных учреждениях,  утвержденная Приказом Минфина  России от 30 декабря 1999 г. N 107н, содержит следующие положения о первичных учетных документах:

для ведения бухгалтерского учета в учреждении применяются  разработанные с учетом специфики  их деятельности формы класса 05 "Унифицированная  система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций" Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) согласно приложению 1 к Инструкции и отдельные формы первичных учетных документов класса 03 ОКУД "Унифицированная система первичной учетной документации";

все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться  оправдательными документами. Оправдательные документы служат первичными учетными документами, на основании которых  ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания;