Сущность форм бухгалтерского учета

   В основу построения как журналов –  ордеров, так и вспомогательных  ведомостей положен кредитовый признак  регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Синтетические  данные регистрируются по данным первичных  документов только по кредиту соответствующих  счетов в корреспонденции с дебетуемыми  счетами.

   Итоговые  данные журналов-ордеров в конце  месяца переносятся в Главную  книгу, по данным которой составляется сальдовый баланс с использованием в необходимых случаях отдельных  показателей из учетных регистров.

   Исходя  из принципа регистрации учетных  данных по кредитовому признаку, записи по кредиту каждого синтетического счета в корреспонденции с  дебетуемыми счетами производятся полностью в одном каком-либо журнале-ордере. Дебетовые обороты  по соответствующему синтетическому счету  выявляются в различных журналах-ордерах, по мере того, как в них производится регистрация записей по кредиту  корреспондирующих с ним счетов. После перенесения итоговых данных из всех журналов-ордеров в Главную  книгу в ней выявляются данные по дебету каждого счета.

   Дебетовые обороты по счетам, по которым синтетический  и аналитический учет ведется  в единых регистрах, также находят  отражение в журналах-ордерах, предназначенных  для регистрации записей по кредиту  этих счетов. Журналы-ордера, в которых  наряду с записями по кредиту определенных синтетических счетов ведется и  аналитический учет, содержат два раздела: в одном записываются операции по кредиту счета, в другом отражаются показатели аналитического учета.

   Журналы-ордера построены таким образом, что  в них отражаются однородные по экономическому содержанию операции, а также операции, связанные между собой, поэтому  некоторые журналы-ордера предназначены  для отражения операций по кредиту  нескольких синтетических счетов, одинаковых по своему экономическому содержанию. В этом случае для каждого из них  в регистре отведен раздел или  графа.

   В целях обеспечения правильной группировки  данных первичных документов в журналах-ордерах  предусмотрены типовая корреспонденция  по кредиту счетов и перечень показателей, необходимых для составления  месячной, квартальной и годовой  отчетности. В журналах-ордерах, предназначенных  для синтетического и аналитического учета, также предусмотрены необходимые  позиции аналитического учета.

   В основу построения единой журнально-ордерной формы бухгалтерского учета положены следующие важнейшие принципы:

• записи в журналах-ордерах производятся в порядке регистрации операций только по кредиту счета в корреспонденции с дебетом счетов;
• совмещение в единой системе записей синтетического и аналитического учета;
• отражение в учете хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления периодической и годовой отчетности;
• применение журналов-ордеров по сетам, связанных друг с другом экономически;
• применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, показателями, необходимыми для составления отчетности;
• применение месячных журналов-ордеров.

   Итоговые  записи в журналах-ордерах подлежат обязательной сверке с данными первичных  документов, что позволяет контролировать правильность учета хозяйственных  операций. Если записи в журналах-ордерах  не могут быть проконтролированы  путем их сопоставления с соответствующими показателями других учетных регистров, общий итог по кредиту проставляется  на основе подсчета сумм по первичным  документам.

   Суммы, относимые в дебет счетов, по которым  аналитический учет ведется в  соответствующих им журналах-ордерах  или ведомостях, расшифровываются и  группируются по субсчетам или статьям  аналитического учета. Такая расшифровка  может осуществляться в специальных  листках-расшифровках, составляемых по дебетовому признаку, то есть на каждый дебетуемый счет открывается отдельный  листок-расшифровка.

   В журналах-ордерах, в которых отражаются аналитические данные, записи по ним  производятся итогами за месяц, при  этом итоги устанавливаются подсчетом  сумм по соответствующим документам, предварительно сгруппированным в  разрезе требующихся аналитических  данных.

   На  всех регистрах указывается название месяца, в котором они заполняются, а в необходимых случаях и  наименования синтетических счетов. В конце месяца регистры подписываются  лицами, производившими записи. Все  журналы-ордера подписываются главным  бухгалтером предприятия или  уполномоченным им на то лицом. В регистрах, из которых необходимые показатели переносятся в Главную книгу  или в другие регистры, делается соответствующая отметка.

   Главная книга используется для обобщения  данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных  записей по отдельным счетам и  для составления отчетного баланса. В Главной книге показывается вступительное сальдо, текущие обороты и исходящее сальдо по каждому синтетическому счету. Запись текущих оборотов в Главную книгу является одновременно и регистрацией учетных данных, отраженных в журналах-ордерах.

   В Главной книге текущие обороты  производятся только по счетам первого  порядка. Обороты по кредиту каждого  синтетического счета отражаются одной  записью, а обороты по дебету - в  корреспонденции с кредитуемыми счетами.

   Проверка  правильности записей, произведенных  в Главной книге, осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых  и кредитовых оборотов, а также  дебетовых и кредитовых сальдо должны быть равны.

   Главная книга открывается на год, на каждый счет отводится один или два листа. Если открываются два листа, то второй лист используется как вкладной к  основному. 

Автоматизированная  форма бухгалтерского учета

   Внедрение в учетный процесс средств  вычислительной техники позволило  автоматизировать рабочее место  бухгалтера, в результате чего появилась  новая форма бухгалтерского учета, получившая название автоматизированной.

   В настоящее время разработано  достаточно много компьютерных программ, настраиваемых на конкретные потребности  пользователей и обеспечивающих ведение бухгалтерского учета в  организациях. Бухгалтерские программы  содержат план счетов, экранные формы  первичных документов, журналы, отчеты, а также средства, позволяющие  изменить конфигурацию программы для  нужд конкретного пользователя, независимо от масштабов его деятельности.

   При автоматизированной форме бухгалтерский  учет осуществляется путем внесения корреспонденций счетов непосредственно  в журнал хозяйственных операций либо заполнением первичных учетных  документов. При проведении заполненных  первичных учетных документов происходит автоматическое формирование корреспонденции  счетов. Также реализована возможность  получения печатной формы созданного документа. Существует возможность  формирования проводок путем введения так называемых «типовых операций», в основу которых положена типовая  корреспонденция счетов. Квалифицированный  пользователь может значительно  расширить список типовых операций путем добавления в него новых  типовых операций, созданных им самим.

   Бухгалтерские программы, как правило, содержат большой  объем нормативно-справочной информации, которая включает в себя документы  по организации бухгалтерского учета, схемы и календари уплаты налогов  и другие данные, позволяют организовать многоуровневый аналитический и  синтетический учет, работать с несколькими  планами счетов и несколькими  базами данных.

   Автоматизированная  форма учета позволяет проводить  большое число различных операции, в частности начисление амортизации, заработной платы, отчислений на социальные нужды, распределение затрат, закрытие месяца и другие операции.

   Регистры  бухгалтерского учета, такие как  оборотные и шахматные ведомости, журналы-ордера и ведомости к  ним, формы бухгалтерской и налоговой  отчетности могут быть сформированы за любой отрезок времени. Существует возможность получать выходные формы, содержащие необходимую информацию по аналитическому и синтетическому учету.

   С применением средств вычислительной техники методология бухгалтерского учета не меняется, меняется лишь технология обработки информации.

   Основными достоинствами данной формы учета  является однократное введение первичной  информации, быстрота обеспечения пользователей  необходимой информацией.

   Основными принципами автоматизированной формы  бухгалтерского учета являются:

• однократный ввод учетных данных;
• автоматическое создание регистров аналитического и синтетического учета;
• автоматическое поучение информации об отклонениях от установленных нормативов и норм;
• автоматическое формирование всех учетных регистров и форм бухгалтерской и налоговой отчетности.

Упрощенная  форма бухгалтерского учета

   Малым предприятиям с простым технологическим  процессом производства продукции, выполнения работ, оказания услуг и  имеющим незначительное количество хозяйственных операций (не более  ста в месяц), рекомендуется применение упрощенной формы бухгалтерского учета, предусмотренной Типовыми рекомендациями по организации бухгалтерского учета  для субъектов малого предпринимательства, утвержденными Приказом Минфина  Российской Федерации от 21 декабря 1998 года №64н.

   Для организации учета по упрощенной форме малое предприятие на основе типового Плана счетов составляет рабочий  План счетов бухгалтерского учета хозяйственных  операций, который позволит вести  учет средств и их источников в  регистрах бухгалтерского учета  по основным счетам и тем самым  обеспечивать контроль за наличием и  сохранностью имущества, выполнению обязательств и достоверностью данных бухгалтерского учета.

   Упрощенная  форма бухгалтерского учета может  вестись:

1. по простой форме бухгалтерского учета (без использования регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия);
2. по форме бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия.

   Простая форма бухгалтерского учета.

   Малые предприятия, совершающие не более  тридцати хозяйственных операций в  месяц, не осуществляющие производства продукции и работ, связанного с  большими затратами материальных ресурсов, могут вести учет всех операций путем  их регистрации только в Книге  учета фактов хозяйственной деятельности.

   Помимо  Книги малое предприятие должно вести ведомость учета заработной платы, в которой учитываются  расчеты по оплате труда с работниками, по налогу на доходы физических лиц  с бюджетом.

   Книга является регистром аналитического и синтетического учета, на основании  которого можно определить наличие  имущества и денежных средств, а  также их источников на определенную дату и составить бухгалтерскую  отчетность.

   Книга содержит все счета из рабочего плана  счетов, утвержденного малым предприятием, и позволяет вести учет хозяйственных  операций на каждом из них.

   Вести книгу можно в виде ведомости, открывая ее на месяц, используя при  необходимости вкладные листы для  учета операций по счетам. Если Книга  открывается для учета операций в течение всего года, она должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице следует записать количество содержащихся в ней страниц, заверить запись подписями руководителя малого предприятия и лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета, а также оттиском печати малого предприятия.

   Записи  в книге начинаются с внесения сумм остатков на начало отчетного  периода (начало деятельности предприятия) по каждому виду имущества, обязательств и иных средств, по которым такие  остатки имеются.