Теоретические аспекты учета дебиторской задолженности

Внешние факторы не зависят от организации  деятельности предприятия и ограничить их влияние менее возможно или  в отдельных случаях практически  невозможно.

Внутренние факторы целиком  и полностью зависят от профессионализма финансового менеджмента компании, от владения им искусством управления дебиторской задолженностью.

Количественная величина дебиторской  задолженности определяется двумя  факторами:

1) Объемом реализации работ и  услуг в кредит - общую выручку от реализации товаров и услуг следует разделить на две части:

- от продажи за наличные и  оплаченные в срок по договорам  товары и услуги;

- от продажи в кредит, включая  и неоплаченные товары (работы  и услуги).

Это деление можно произвести по фактическим данным за предыдущие периоды времени.

2) Средним промежутком времени  между реализацией товаров (работ  и услуг) и фактическим получением  выручки. 

Дебиторская задолженность - важный компонент  оборотного капитала. Когда одно предприятие  продаёт товары другому предприятию, совсем не значит, что стоимость проданного товара будет оплачена немедленно.

Дебиторская задолженность является активом предприятия, который связан с юридическими правами, включая  право на владение.

В целом под активом понимается имущество, имущественные блага и права субъекта, имеющие стоимостную оценку. Будущая экономическая выгода, воплощённая в активе – это потенциальный, прямой или косвенный вклад в приток денежных средств субъекта. Следовательно, дебиторская задолженность – это будущая экономическая выгода, воплощённая в активе, и связанная с юридическими правами, включая право на владение.

Актив дебиторской задолженности имеет  три существенные характеристики:

• Он воплощает будущую выгоду, обеспечивающую способность прямо или косвенно создавать прирост денежных средств.
• Активы представляют собой ресурсы, которыми управляет хозяйствующий субъект. Причем права на выгоду или потенциальные услуги должны быть законны или иметь юридическое доказательство возможности их получения. Например, при отражении факта продажи актива у продавца образуется дебиторская задолженность. Договор купли-продажи позволяет определить вероятную будущую выгоду. Но, если покупатель не внесет определенную сумму погашения дебиторской задолженности, то продавец фактически не теряет контроль над ресурсами, то есть потенциальным поступлениям, и, следовательно, актив перестает быть активом.
• К активам не относится выгода, которая будет получена в будущем, но в настоящее время не находится под контролем предприятия.

1.2. Управление дебиторской задолженностью

 

Управление  дебиторской задолженностью непосредственно  влияет на прибыльность компании и  определяет дисконтную и кредитную  политику для малоэффективных покупателей, пути ускорения востребования долгов и уменьшение безнадежных долгов, а также выбор условий продажи, обеспечивающих гарантированное поступление денежных средств.

К приемам управления дебиторской  задолженностью относятся: учет заказов, оформление счетов и установление характера дебиторской задолженности. Среди подлежащих рассмотрению моментов есть некоторые, требующие особого внимания, например необходимость поиска путей сокращения среднего промежутка времени между завершением операции по продаже товара и выпиской счета-фактуры покупателю. Фирма также должна оценивать возможные издержки, связанные с дебиторской задолженностью, т. е. упущенная выгода от неиспользования средств, вместо их инвестирования.

Управление дебиторской  задолженностью связано с двумя  видами резервов времени - на выписку  счета-фактуры и отправку почтой. Время на выписку счета - это количество дней от отправки товара покупателю и до высылки счета. Очевидно, что компании следует отправлять счета одновременно с товаром. Время почтовой доставки - между подготовкой счета-фактуры н получением его покупателем. Время почтового прохождения документов может быть сокращено за счет децентрализации выписки счета-фактуры и почтовой отправки (используя службу срочных почтовых отправлений для крупных счетов-фактур с вручением в предусмотренные сроки либо предоставляя скидки за авансовые платежи).

Кредитные условия

Ключевым моментом в управлении дебиторской задолженностью является определение сроков кредита (предоставляемого покупателям) которые оказывают влияние на объемы продаж и получение денег. Например, предоставление более продолжительных сроков кредита, вероятно, увеличит объем продаж. Сроки кредита имеют прямое отношение к затратам и доходу, связанным с дебиторской задолженностью. Если сроки кредита жесткие, у компании будет меньше инвестированных денежных средств в дебиторскую задолженность и потерь от безнадежных долгов, но это может привести к снижению объемов продаж, уменьшению прибылей и негативной реакции покупателей. С другой стороны, если сроки кредита неконкретные, компания может добиться увеличения объемов продаж и большего дохода, но и рискует увеличить долю безнадежных долгов и большими затратами, связанными с тем, что малоэффективные покупатели затягивают оплату. Сроки дебиторской задолженности следует либерализировать, если компания хочет избавиться от избыточных товарно-материальных запасов или устаревшей продукции либо если компания хочет работать в отрасли промышленности, товары которой предназначены для сезонных продаж (например, купальные костюмы). Если товар является скоропортящимся, фирме следует должны использовать краткосрочную дебиторскую задолженность и по возможности практиковать оплату при поставке.

При оценке платежеспособности потенциального покупателя следует  учитывать честность покупателя, финансовую устойчивость и имущественное обеспечение. Кредитную надежность покупателя можно оценить количественными методами анализ регресса, который рассматривает изменение зависимой: переменной, имеющей место при изменении независимой (информативной) переменной. Этот метод особенно полезен, когда вам требуется оценить большое количество некрупных покупателей. Следует тщательно оценивать возможные потери по безнадежным долгам, если ваша компания продает товары многим покупателям и длительное время не меняет свою кредитную политику.

Продление кредита влечет за собой дополнительные расходы: административные расходы деятельности кредитного отдела, компьютерной службы, а также комиссионные, выплачиваемые специальным агентствам, определяющим кредитоспособность заемщиков или качество ценных бумаг.

Контроль  дебиторской задолженности

Имеется много  способов максимизировать доходность дебиторской задолженности и  свести к минимуму возможные потери: составление счетов, перепродажу права на взыскание долгов и оценку финансового положения клиентов.

- Выставление счетов. При циклическом составлении счетов они выставляются покупателям в различные периоды времени. При такой системе покупатели с фамилиями, начинающимися на «А» могут быть первыми, кому выставляются счета в первый день месяца, тем, чьи фамилии начинаются на «Б», счета будут выставлены во второй день и так далее. Счета покупателям должны быть отправлены в течение двадцати четырех часов со времени и составления.

Для ускорения  взимания платежей можно направлять счета-фактуры покупателям, когда их заказ еще обрабатывается на складе. Можно также выставлять счет за услуги с интервалами, если работа выполняется в течение определенного периода, или начислять гонорар авансом, что предпочтительнее осуществления платежей по окончании работы.

- Процесс оценки покупателя. Перед предоставлением кредита необходимо тщательно анализировать финансовые отчеты покупателя и получать рейтинговую информацию от финансовых консультативных фирм.  Необходимо избегать высоко рискованной дебиторской задолженности, такой как в случае с покупателями, работающими в финансово неустойчивой отрасли промышленности или регионе. Также предприятию необходимо быть осторожным с клиентами, которые работают в бизнесе менее одного года (около 50 процентов коммерческих предприятий терпят крах в течение первых двух лет). Как правило, потребительская дебиторская задолженность связана с большим риском неплатежа, чем дебиторская задолженность компаний. Следует модифицировать лимиты кредитования и ускорять востребование платежей на основании изменений финансового положения покупателя.

Необходимо  классифицировать дебиторские задолженности  по срокам оплаты (расположить их по времени, истекшему с даты выставления счета) для выявления покупателей, нарушающих сроки платежа, и облагать процентом просроченные платежи.

- Защита  страхованием.  Можно прибегнуть к страхованию кредитов, эта мера против непредвиденных потерь безнадежного долга. При решении, приобретать ли такую защиту, необходимо оценить ожидаемые средние потери безнадежного долга, финансовую способность компании противостоять этим потерям и стоимость страхования.

- Факторинг. Возможно перепродать права на взыскание дебиторской задолженности, если это приведет к чистой экономии. Однако при сделке факторинга может быть раскрыта конфиденциальная информация.

Кредитная политика

При предоставлении коммерческого  кредита следует оценить конкурентоспособность  предприятия текущие экономические условия. В период спада кредитную политику следует ослабить, чтобы стимулировать бизнес. Например, компания может не выставлять повторно счет покупателям, которые получают скидку при оплате наличными, даже после того, как срок действия скидки истек. Но можно ужесточить кредитную политику в условиях дефицита товаров, поскольку в такие периоды компания, как продавец, имеет возможность диктовать условия.

В целом управление дебиторской  задолженностью включает:

1) анализ дебиторов; 

2) анализ реальной стоимости  существующей дебиторской задолженности;

3) контроль за  соотношением дебиторской и кредиторской задолженности;

4) разработку  политики авансовых расчетов  и предоставления коммерческих кредитов;

5) оценку и  реализацию факторинга.

Анализ  дебиторов предполагает прежде всего анализ их платежеспособности с целью выработки индивидуальных условий представления коммерческих кредитов и условий факторинговых договоров. Уровень и динамика коэффициентов ликвидности  могут привести менеджера к выводу о целесообразности продажи продукции только при предоплате или наоборот - о возможности снижения процента по коммерческим кредитам и т.п.

Анализ  дебиторской задолженности и оценка ее реальной стоимости заключается в анализе задолженности по срокам ее возникновения, в выявлении безнадежной задолженности и формировании на эту сумму резерва но сомнительным долгам.

Определенный  интерес представляет анализ динамики дебиторской задолженности по срокам ее возникновения и/или по периоду оборачиваемости. Подробный анализ позволяет сделать прогноз поступлений средств, выявить дебиторов, в отношении которых необходимы дополнительные усилия по возврату долгов, оценить эффективность управления дебиторской задолженностью.

Соотношение дебиторской  и кредиторской задолженностей - характеристика финансовой устойчивости фирмы и эффективности финансового менеджмента. В практике финансовой деятельности российских фирм зачастую складывается такая ситуация, которая делает невыгодным снижение дебиторской задолженности без изменения кредиторской (обязательств). Уменьшение дебиторской задолженности снижает коэффициент покрытия (ликвидности), фирма приобретает признаки несостоятельности и становится уязвимой со стороны госорганов и кредиторов. Вспомним, что баланс предприятия считается неплатежеспособным, если:

- объем оборотных  средств на конец периода/ краткосрочная  задолженность на конец периода <2

- объем источников объем внеоборотных собственных доходов - активов на конец

на конец  периода / объем оборотных средств  на конец периода < 0,1

Дебиторская задолженность - элемент оборотных средств, ее уменьшение снижает коэффициент покрытия. Поэтому финансовые менеджеры решают не только задачу снижения дебиторской задолженности, но и ее балансирования с кредиторской.

При анализе  соотношения между дебиторской  и кредиторской задолженностями  необходим анализ условий коммерческого  кредита, предоставляемого фирме поставщиками сырья и материалов.

Глава 2. Учет дебиторской  задолженности

2.1. Синтетический и аналитический учет

 

Определяя место дебиторской задолженности  в системе существующего бухгалтерского учета следует заметить, что для  достижения поставленных нами целей основным информационным источником является баланс предприятия (позиции 230 и 240 с расшифровкой) и форма № 5 Приложения к бухгалтерскому балансу 2 "Дебиторская и кредиторская задолженность".

Именно они являются официальной  информационной базой для практически любого оценочного исследования.

Более подробную числовую информацию содержат бухгалтерские счета, на основе которых и выводится балансовая величина этого актива.

В соответствии с существующей практикой  ведения бухгалтерского учета основная дебиторская задолженность на предприятии отражается по дебету следующих счетов:

45 "Товары отгруженные";

62 "Расчеты с покупателями  и заказчиками"; К этому счету  могут быть открыты следующие  субсчета: 62 – 1 "Расчеты по  авансам полученным в рублях"; 62 – 2 "Расчеты с покупателями и заказчиками в рублях"; 62 – 3 "Расчеты по авансам, полученным в валюте"; 62 – 4 "Расчеты с покупателями и заказчиками в валюте "; 62 – 5 "Расчеты по векселям полученным"; 62 – 6 "Расчеты по переуступке прав требования" и другие.

63 "Резервы по сомнительным  долгам";