Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов

1. Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов.

Первичное наблюдение — первое, начальное звено в  цепочке функционирования хозяйственного учета. От того, как оно будет выполнено, зависят полнота и достоверность  учетной информации, которую ее пользователям подготовит бухгалтерия. Поэтому содержанию и подготовке первичного наблюдения уделяется большое внимание. По результатам первичного наблюдения составляется документ.

Среди отличительных  признаков бухгалтерского учета  наиболее существенным является его документальность. Только ему присуще сплошное и документальное оформление совершаемых хозяйственных операций.

Документ является основанием и подтверждением учетных  записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учетными документами (ПУД). На их основании ведется бухгалтерский учет. Без документа нет бухгалтерской записи.

Документация  — оформление экономического события (хозяйственной операции) документом. В широком понимании бухгалтерская  документация представляет собой первичные бухгалтерские документы, учетные регистры и бухгалтерскую отчетность.

Документ (лат. documentum — поучительный пример, свидетельство, доказательство) — письменное свидетельство  с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу. Именно документ — основа информационной системы предприятия.       

Материальным  носителем документа могут выступать  учетный бланк или магнитный  диск: в зависимости от того, на бумажном или машинном носителе зафиксирована  учетная информация.

Как правило, бухгалтерский  документ подготавливается на бланке установленной формы, отпечатанном типографским способом, в момент совершения факта хозяйственной жизни.

Если документ подготовлен на машинном носителе, то организация обязана изготовить его копию на бумажном носителе для других участников хозяйственных операций, включая контролирующие органы.

В отдельных  случаях, чаще всего для внутреннего  пользования, бухгалтерский документ составляется в произвольной форме.

Учетный бланк  представляет собой разграфленный лист бумаги в виде строк, граф (колонок, клеток), куда заносятся сведения о хозяйственных операциях с заранее отпечатанными в них реквизитами. Реквизит (лат. — requisitum нужное, требуемое) — единая, неделимая, строго оговоренная часть документа. Это по сути своей информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку. Например, единица измерения, код материала и т. п.

Реквизиты подразделяются на признанные и содержательные.

Признанные  реквизиты отображают объекты учета (наименование основных средств и пр.).

Содержательные  реквизиты раскрывают характеристику объекта учета (сорт, типоразмер и  пр.).

Для удобства чтения документа реквизиты размещаются  в нем компактно, в одном месте. Нередко они обводятся жирными  линиями.

Реквизиты, которым  присущ постоянный признак (наименование организации, подпись и т. п.), печатаются типографским способом.

Как факт подтверждения  совершенной хозяйственной операции, первичный учетный документ должен быть составлен и принят к учету  по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации межотраслевого значения, разработанных Госкомстатом Российской Федерации.

Перечень таких  форм первичных учетных документов разрабатывается применительно  к отдельным участкам бухгалтерского учета. Например, по учету основных средств разработана следующая первичная учетная документация, включающая 14 наименований:

— акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий и сооружений) (ф. № ОС1);

— акт о приеме-передаче здания (сооружения) (ф. № ОС1а);

— акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий и сооружений) (ф. № ОС1 б);

— накладная  на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. № ОС2);

— акт о приеме-передаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (ф. № ОС3);

— акт о списании объекта основных средств (кроме  автотранспортных средств) (ф. № ОС4);

— акт о списании автотранспортных средств (ф. № ОС4 а);

— акт о списании групп объектов основных средств (кроме  автотранспортных средств) (ф. № ОС4 б);

— инвентарная  карточка учета объекта основных средств (ф.№ОС6);

— инвентарная  карточка группового учета объектов основных средств (ф. № ОС6 а);

 — инвентарная  книга учета объектов основных  средств (ф. № ОС66);

— акт о приеме (поступлении) оборудования (ф. № ОС14);

—акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (ф. № ОС15);

— акт о выявленных дефектах оборудования (ф. № ОС16).

1. Каждый факт  хозяйственной жизни подлежит  оформлению первичным учетным  документом.

2. Обязательными  реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование  документа;

2) дата составления  документа;

3) наименование  экономического субъекта, составившего  документ;

4) содержание  факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального  и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование  должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и  ответственного (ответственных) за  правильность ее оформления, либо  наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц,  предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный  учетный документ должен быть  составлен при совершении факта  хозяйственной жизни, а если  это не представляется возможным  - непосредственно после его окончания.

4. Формы первичных  учетных документов утверждает  руководитель экономического субъекта  по представлению должностного  лица, на которое возложено ведение  бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

5. Первичный  учетный документ составляется  на бумажном носителе и (или)  в виде электронного документа,  подписанного электронной подписью.

6. В случае, если  законодательством Российской Федерации  или договором предусмотрено  представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном  учетном документе допускаются  исправления, если иное не установлено  федеральными законами или нормативными  правовыми актами органов государственного  регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета. Последнее условие четко оговорено в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом МФ РФ от 29.07.98 г. № 34н). Хотя эти документы разного уровня, соблюдение последнего условия является обязательным. Дело в том, что если обратиться к содержанию п. 3 ст. 9 ФЗ РФ «О бухгалтерском учете, то в нем прямо указывается на то, что «перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером». Следовательно, в документе наряду с личной подписью лица, оформившего документ, должна быть указана ее расшифровка. Подписи лиц, определенных по статусу за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, дающим право однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

Правомочия  должностного лица на подпись в первичном  учетном документе подтверждаются приказом руководителя экономического субъекта по согласованию с главным бухгалтером и не должны расходиться с перечнем лиц, одобренных им на право подтверждения обоснованности осуществления соответствующих хозяйственных операций.

 Исходя из  специфики отдельных документов  приведенные выше реквизиты могут быть расширены. Например, в соответствии с Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации расчетные документы должны соответствовать требованиям установленных стандартов и содержать:

• наименование расчетного документа и код формы по ОКУД ОКОП93;

• номер расчетного документа, число, месяц, год его выписки. Число указывается цифрами, месяц — прописью, год — цифрами. На расчетных документах, заполняемых средствами вычислительной техники, допускается обозначение месяца цифрами;

• вид платежа;

• наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

• наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;

• наименование получателя средств, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

• наименование и местонахождение банка получателя, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;

• назначение платежа. Налог, подлежащий уплате, выделяется в расчетном документе отдельной строкой (в противном случае должно быть указание на то, что налог не уплачивается;

• сумму платежа, обозначенную цифрами и прописью;

• очередность платежа;

• вид операции в соответствии с «Перечнем условных обозначений (шифров) документов, проводимых по счетам в банках»;

• подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) и оттиск печати (в установленных случаях);

• на первом экземпляре расчетного документа (кроме чека) — подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия, независимо от способа изготовления расчетного документа, на первом экземпляре поручения проставляется также оттиск гербовой печати.

В зависимости от места  расположения тех или иных реквизитов в документах, форма последних может быть:

• зональной;

• анкетной;

• табельной;

• комбинированной.

Зональная форма документов наиболее распространенная. Документ при построении по данной форме разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит размещается в своей зоне, которая  является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственного исполнителя.

Анкетная форма предусматривает  размещение названия реквизитов в левой  стороне документа, а заполнение их — один под другим, т. е. сверху вниз.

Документ в табельной форме есть продолжение зональной формы. В нем (например, расчетно-платежная ведомость) реквизиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы нескольких строк, образующих самостоятельную таблицу (матрицу).

Документ, представленный в комбинированной форме, сочетает в себе признаки построения ранее рассмотренных форм — зональной и анкетной, анкетной и табельной.

Для исключения повторного использования документов ряд документов подлежит гашению штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Это относится в первую очередь к денежным документам, приложенным к приходным и расходным кассовым ордерам.

Другие обработанные первичные  документы должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке — дату записи в учетный регистр, а в условиях автоматизированного учета — оттиска штампа (указание кода) работника, ответственного за обработку соответствующего документа.

Нередко в целях исключения повторной записи в текущем учете на документе делается надпись или оттиск «К записи №... приложение ... листов, дата ... 2003 г.». В порядке, установленном законодательством, допускается ряд документов относить к бланкам строгой отчетности. Последние должны быть пронумерованы и храниться обособленно (чековые книжки и т. п.).

Свободные строки в первичных  документах подлежат обязательному  прочерку.

Указание в документе  необходимых реквизитов принято  называть составлением документа.

Юридическую силу документ приобретает при наличии в нем не только соответствующих реквизитов, но и необходимых разрешительных подписей, резолюций, печатей и штампов в зависимости от назначения документа. Исполнение этих условий предопределяет его оформление.

Для бухгалтера, получившего документ, на данном этапе главное состоит в установлении не столько наличия в нем обязательных реквизитов, сколько в подтверждении законности отраженного в нем факта хозяйственной жизни и в оценке уровня влияния на конечные результаты деятельности организации. Проводятся технические процедуры по подтверждению правильности арифметических вычислений и подсчетов. После этого производится расценка (таксировка) документов.

Последняя процедура  при обработке документов предусматривает  установление корреспонденции счетов исходя из содержания экономического события.