Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов

Составленный  с учетом этих требований, документ должен быть зарегистрирован в соответствующем  журнале с подписью лица, утвержденной в установленном порядке. Например, выписанную доверенность следует зарегистрировать в Журнале учета выданных доверенностей, подтвердив подписью лица, на имя которого она выписана.

Записи в  первичных учетных документах допускается  производить чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации. Возможно их заполнение и другими средствами при условии, что они обеспечивают сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Автоматизация учетных работ ставит свои проблемы при формировании первичных документов. Их перечень определяет:

• понятие документа;

• выбор критерия придания юридической силы машинным документам;

• регламентация координирования документов;

• регламентация технологии машинной обработки;

• выбор технологии обмена данными между автоматизированными системами, в функции которых входит сбор и обработка экономической информации;

• критерии отбора способов закрепления персональной ответственности за достоверность вводимой информации и результатов ее обработки;

• установление способов защиты от несанкционированного доступа к базе данных, хранящихся в памяти ЭВМ;

• способы исправления ошибочных записей;

• возможность проверки достоверности данных органами внутреннего и внешнего контроля.

Подготовленные  на машинных носителях документы должны соответствовать ГОСТу 6.10.4—84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».

В условиях машинной обработки документ представлен  в виде трех частей: адресной, предметной и оформительской, а реквизиты, содержащиеся в нем, могут быть зафиксированы в виде кодов.

Адресная и  оформительская части носят общий  характер. Их реквизиты имеют соподчиненное  значение. Предметная часть содержит индекс «а», являющийся неотъемлемой частью универсального языка ЭВМ. Каждый индекс «а» характеризует призначный реквизит.

 В универсальном  языке для описания характеристики  реквизитов используется нотация  Бекуса, в которой для уточнения  степени подчиненности призначных  и содержательных реквизитов используются знаки “(“,”Г=”,” “.

Среди машинных носителей информации применяются  жесткие, лазерные и магнитооптические  диски. Некоторое применение имеют  еще системы, использующие накопители информации на магнитной ленте.

Каждый из перечисленных носителей информации должен содержать отличительный знак, позволяющий однозначно толковать идентификацию лица, оформившего процедуру регистрации хозяйственной операции. Наличие данного знака может быть представлено в виде:

• кода, набираемого исполнителем на клавиатуре компьютера;

• строго индивидуализированного ключа или жетона, позволяющего однозначно определять должностное лицо, регистрирующее хозяйственную операцию;

• заранее введенного в память ЭВМ факсимиле исполнителя, распознавание которого осуществляется на экране дисплея в определенной последовательности,

Все иные признаки, вводимые в машину, однозначно блокируют  несанкционированный доступ в базу данных.

Помимо данного  ограничения, позволяющего однозначно идентифицировать лиц, ответственных за совершение и оформление хозяйственных операций (перечень которых утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером), первичный учетный документ на машиночитаемом носителе должен содержать следующие обязательные реквизиты, дающие основание однозначно определить:

• документ (наименование, номер и пр.);

• условия его составления (дату и т. п.);

• зарегистрированные в нем хозяйственные операции (их содержание и основные характеристики).

Первичный учетный  документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции. Если такая возможность отсутствует, то его составление обязательно сразу же после окончания данной операции.

Первичное наблюдение за объектами бухгалтерского учета  осуществляется при помощи документации. Она представляет собой способ сплошного и непрерывного отражения всех хозяйственных операций с целью получения о них необходимой информации, требуемой для ведения текущего бухгалтерского учета, оперативного и последующего контроля за ними. Составлять бухгалтерские документы — значит документировать хозяйственные операции, а документация — это совокупность составленных документов. Она представляет собой средство информационного обеспечения фактов хозяйственной деятельности экономического субъекта. Эти факты должны быть зафиксированы в документе на русском языке.

При осуществлении  совместной деятельности с участием иностранного капитала, независимо от его размера, иностранный инвестор вправе потребовать оформления документа  на иностранном языке. Такой подход не противоречит российскому законодательству при условии построчного перевода соответствующих реквизитов.

При наличии  ошибок, искажающих содержание хозяйственной  операции, исправления допускаются  исполнителем, оформившим соответствующий  документ, по согласованию с другими участниками хозяйственной операции и заверяются подписями этих же лиц с указанием даты внесения исправлений.

Внесение исправлений, помарок, подчисток, а также использование  корректирующей жидкости в кассовых и банковских документах не допускается. Такой документ должен быть перечеркнут с указанием надписи «испорчен». После чего следует оформить новый первичный документ.

 

2. Двойная запись на счетах и ее обоснование

В бухгалтерском  учете используется метод двойной  записи. Он предусматривает и предполагает, что при отражении хозяйственной операции  запись денежной суммы, на которую осуществляется операция, делается два раза, т.е. по дебету одного счета и по кредиту другого, вне зависимости от того, активные или пассивные счета участвуют при отражении данной хозяйственной операции.

Двойной записью  называется запись одной и той  же хозяйственной операции в дебет  одного и кредит другого счета  в одинаковой сумме.

Принцип двойного отражения хозяйственных операций означает, что все экономические  явления имеют два аспекта: увеличение или уменьшение, возникновение и исчезновение, которые компенсируют друг друга. Изменения, вызываемые хозяйственными операциями, носят двойственный характер, и происходят в двух взаимосвязанных объектах бухгалтерского учета. Это обуславливает необходимость применения двойной записи, сущность которой состоит в том, что каждый факт хозяйственной жизни должен быть зарегистрирован как минимум дважды. Если средства поступают, то надо учесть, что конкретно поступает и откуда. Если средства выбывают, то надо учесть, что выбывает и куда они списываются.

Метод двойной  записи позволяет контролировать, откуда поступают материальные или денежные средства на счета предприятия или  куда их передают.

Какая бы форма  бухгалтерского учета не применялась на предприятии, ведение двойной записи обязательно. С помощью двойной записи отражается взаимосвязь объектов бухгалтерского учета. [2,с.45]

Хозяйственные операции всегда вызывают взаимосвязанные, одновременные и равновеликие изменения  в отдельных объектах бухгалтерского учета, которые обуславливаются самой их сущностью. Поэтому при использовании счетов бухгалтерского учета для отражения хозяйственной деятельности организаций всегда поддерживается баланс.

Обеспечение постоянного  балансового обобщения показателей об объектах бухгалтерского учета обосновывает необходимость применения двойной записи.

Двойная запись на счетах тесно связана с противоположностью значения актива и пассива баланса, где группируются сальдо активных и  пассивных счетов. Так как дебетовый остаток (сальдо) представляет собой разницу записей дебета и кредита, а кредитовый остаток (сальдо) – разницу записей кредита и дебета, то каждая статья баланса является результатом этого соотношения.

Для того, чтобы  произвести двойную запись, нужно  внимательно выяснить следующие вопросы:

1. Из документа понять экономический смысл хозяйственной операции (что произошло и с какими конкретно средствами);

2. Какие счета по данной операции корреспондируют (точное название счетов и их номера по единому плану счетов);

3. Знать характеристику корреспондирующих счетов (активные или пассивные, активно-пассивные счета);

4. Твердо помнить схему записей в активных и пассивных счетах.

Двойная запись имеет контрольное и познавательное значение.

Контрольное значение двойной записи состоит в равенстве итоговых записей по дебету всех счетов и кредиту всех счетов вследствие того, что все хозяйственные операции, отраженные на дебете счетов, обязательно фиксируются на кредите корреспондирующих счетов.

Познавательное  значение двойной записи заключается в том, сто она позволяет выяснить взаимосвязи в составе имущества и источников его формирования, а также установить и проанализировать характер хозяйственных операций без привлечения первичных документов.

Таким образом, двойная запись представляет собой элемент метода бухгалтерского учета, обеспечивающий двойственность отражения каждой хозяйственной операции по дебету и кредиту разных экономически связанных счетов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольные задачи.

Условие задачи 1.

1. Состав источников образования имущества организации характеризуется следующими данными:

Источники образования  имущества	Сумма, р.
Уставный капитал	1000000
Задолженность поставщикам за полученные от них  материалы	550000
Нераспределенная  прибыль отчетного года	800000
Задолженность персоналу по оплате труда	920000
Долгосрочные  кредиты банка	120000
Резервы предстоящих  расходов	175000
Задолженность перед бюджетом по налогам и сборам	119600
Краткосрочные займы	50000
Краткосрочные кредиты банка	200000
Задолженность разным кредиторам	40000
Отложенные  налоговые обязательства	25000
Задолженность по отчислениям в социальные внебюджетные фонды	184000
Резервный капитал	800000
Целевое финансирование	450000
Итого:	5433600

 

 

 

 

 

 

2. Используя данные условия 1, произвести группировку источников образования имущества организации в таблице следующей формы.

Классификация источников

Наименование  источники образования имущества	Классификационные признаки, р.
	Собственный капитал	Заемный капитал
Уставный капитал	1000000
Задолженность поставщикам за полученные от них материалы		550000
Нераспределенная  прибыль отчетного года	800000
Задолженность персоналу по оплате труда		920000
Долгосрочные  кредиты банка		120000
Резервы предстоящих  расходов	175000
Задолженность перед бюджетом по налогам и сборам		119600
Краткосрочные займы		50000
Краткосрочные кредиты банка		200000
Задолженность разным кредиторам		40000
Отложенные  налоговые обязательства		25000
Задолженность по отчислениям в социальные внебюджетные фонды		184000
Резервный капитал	800000
Целевое финансирование	450000
Итого:	3225000	2208600

Собственный капитал  составляет 3225000 р.

Заемный капитал  составляет 2208600 р.

Имущество организации  составляет 550000 р.

Условие задачи 2

1. Определить содержание хозяйственной операции по приведенной корреспонденции счетов.

Корреспонденция счетов.

Содержание операции	Сумма, р.	Корреспондирующие счета
		Дебет	Кредит
Выдача под  авансовый отчет из кассы	20000	71	50
Получение наличных из банка	155000	50	51
Возврат займа  с расчетного счета	60000	66	51
Получен займ на р/с	75000	51	66
Оплачены подотчётными лицами общехозяйственные расходы	18000	26	71
Начислена заработная плата	900000	20	70
Начислены ЕСН  и соц.взносы	18000	20	69
Удержан НДФЛ	27000	70	68
Перечислен  налог в бюджет	27000	68	51
Выдача заработной платы из кассы	155000	70	50
Поступили материалы  от поставщика	250000	10	60
Учтен НДС по приобретенному товару	45000	19	60
Преданы материалы  на производство	25000	20	10
Торговая наценка	2500	20	16
Оприходование готовой продукции	800000	43	20
Финансовый  результат от продажи продукции (прибыль)	50000	90	99
Начислена зарплата работникам вспомогательного производства	70000	23	70
Начислена амортизация  ОС	10000	20	02