Учет денежных средств в кассе и контроль за ведением кассовых операций

Все кассовые операции на предприятии оформляются на бланках типовых межотраслевых форм первичной учетной документации для предприятий и организаций, утвержденных Госкомстатом РФ по согласованию с ЦБ РФ, Министерством финансов РФ и Министерством экономике РФ. Внесенные исправления в кассовые и банковские документы не допускаются.

Прием наличных денег организацией при осуществлении расчетов с населением должен осуществляться с обязательным применением контрольно - кассовых машин.

Не требуется применение контрольно - кассовых машин в расчетах с населением для отдельных категорий организаций, предприятий, учреждений, их филиалов и других обособленных подразделений в силу специфики их деятельности либо особенностей местонахождения ( продажа газет, журналов и так далее).

Поступление в кассу и оприходование наличных денежных средств, из каких бы источников они не поступили на предприятие, оформляются приходным кассовым ордером (ф. № КО-1) и квитанции к нему (приложение 2).

Приходный кассовый ордер выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Вторая часть приходного кассового ордера - квитанции является его отрывной частью и служит оправдательным документом лица, внесшего наличные деньги в кассу. Поэтому квитанция также должна быть подписана главным бухгалтером, заверена печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. После этого квитанция выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер с погашенным штампом «Оплачено» прилагается к документу, явившемуся основанием для хозяйственной операции по оприходованию денежных средств.

Из кассы денежные средства могут выдаваться на следующие цели:

- на выплату заработной платы;

- под отчет на хозяйственные и операционные расходы;

- на командировочные расходы;

- на выдачу пособий по временной нетрудоспособности;

- на выдачу ссуд;

Заработная плата, пособия, премии выплачиваются кассиром на предприятии по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. По истечении трех рабочих дней, установленных для выплаты заработной платы, бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по платежной ведомости сумму. Никаких подчисток, помарок или исправлений в кассовых документах не допускается.

Выдача наличных денег из кассы на предприятие оформляется расходным кассовым ордером (ф. № КО -2) (приложение 3) с учетом тех же требований, которые предъявляются к выписке приходного кассового ордера. Кроме того, расходный кассовый ордер должен быть подписан и руководителем организации. Если на прилагаемых к указанным ордерам документах есть разрешительная подпись руководителя организации, его подпись на расходные кассовые ордерах не обязательна.

Выдача наличных денег из кассы может производиться и по другим надлежаще оформленным документам: счетам, заявлениям на выдачу денег и т.п. В таких случаях документы, явившиеся основанием для выдачи денег, должны быть погашены путем наложения на них штампа «Оплачено» или «Погашено» с указанием реквизитов расходного кассового ордера на общую сумму платежа по каждому документу.

Прием и выдача денег на предприятии по кассовым ордерам осуществляется только в день их составления. В этот день кассир отчитывается перед бухгалтерией о движении кассовой наличности за текущий рабочий день.

Все приходные и расходные кассовые ордера после их выписки должны быть зарегистрированы в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. № КО -3) (приложение 4), который ведется в хронологическом порядке .

После записи в Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, указанные документы или заменяющие их платежи (расчетно-платежные) ведомости, заявления на выдачу денег, счета и другие документы используются для заполнения Кассовой книги (ф. № КО -4) (приложение 5).

Кассовая книга является учетным регистром строгой отчетности. Поэтому она должна быть пронумерована и прошнурована. Последняя ее страница заверяется печатью организации с указанием следующей записи: «В этой книге пронумеровано и прошнуровано - листов» и подтверждением ее подписями руководителя и главного бухгалтера.

Каждый лист Кассовой книги, состоящей из двух частей, сгибается с вложением внутрь листа копировальной бумаги и заполняется чернилами и шариковой ручкой. Одна часть листа (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр и в дальнейшем остается в кассе. Вторая часть листа, вместе с приложенными к ней оправдательными документами по приходу и расходу денежных средств, передается в бухгалтерию в качестве отчета кассира под расписку бухгалтера в первом экземпляре, с указанием приходных и расходных документов. Оба экземпляра нумеруются одинаковыми номерами.

Движение наличных денег через кассу предприятия, оформляется в виде кассового плана. Кассовый план составляется на квартал, и представляется в обслуживающий банк за 55 дней до его начала. Он обеспечивает своевременное получение наличных денег в банке, и эффективный контроль за их использованием.

Планирование, основывается на следующих принципах организации оборота наличных денег в Российской Федерации: экономичности, обеспечения учета и сохранности, планомерности и целенаправленности расходования наличных денег.

Кассовый план предприятия состоит из четырех разделов. Первые три раздела имеют, кроме графы "план", графу "фактическое исполнение за соответствующий квартал прошлого года". Однако, в связи с высокой инфляцией и несопоставимостью указанных периодов, в последнее время графа "фактическое исполнение за соответствующий квартал прошлого года" не заполняется.

Далее рассчитывается третий раздел кассового плана. В кассовом плане, обычно не учитывается ожидаемое выполнение плана по показателям, от которых непосредственно зависит величина заработной платы и премий из поощрительных фондов. Планируемый фонд заработной платы и премий, выплачиваемых из фонда материального поощрения, рассчитывается на основе годового плана на соответствующий квартал.

Наличные деньги на заработную плату выдаются за вычетом из начисленной суммы удержаний, налогов, перечислений.

Плановая сумма пенсий и пособий социального страхования определяется раздельно. Сумма пенсий на предстоящий квартал определяется исходя из числа работающих пенсионеров, суммы получаемой ими пенсии в текущем квартале и повышающего коэффициента, устанавливаемого правительством на предстоящий квартал. Сумма пособий социального страхования, основную часть которой составляют пособия по нетрудоспособности, подвержена значительным колебаниям в зависимости от времени года. Вначале по данным прошлых лет определяются закономерности в графике заболеваний, а затем планируются суммы пособий на предстоящий квартал с учетом численности работа­ющих и фонда оплаты труда.

Сумма выплат на командировочные расходы (кроме постоянных надбавок к заработной плате) планируется по необходимости с учетом норм командировочных расходов, устанавливаемых правительством, а выплат на хозяйственные расходы — в соответствии с утвержденными сметами, договорами и предельными размерами расчетов наличными деньгами между юридическими лицами.

Календарь выдач заработной платы рабочим и служащим, который составляет последний раздел кассового плана, разрабатывается в соответствии с коллективным договором и по согласованию с обслуживающим банком. На крупных предприятиях заработная плата за ту или иную половину месяца выплачивается в течение нескольких дней. Это связано с процессом поступления наличных денег в кассу обслуживающего банка.

Основными первичными документами по операциям на расчетном счете при наличных расчетах являются: чек (денежный) и объявление на взнос наличными (приложение 6). Чековая книжка для получения наличности в банке, покупается в обслуживающем банке по заявлению предприятия с указанием количества листов (приложение 7). Книжка выдается распорядителю счетов или главному бухгалтеру. На обложке чековой книжки указываются номер счета, номера чеков, порядок заполнения чеков и пользования ими.

Чек является бланком строгой отчетности с указанием номера; состоит из самого чека и корешка. Чек изготавливается предприятиями Гознака. На лицевой стороне корешка чека заполняется сумма цифрами и прописью, дата оформления, подписи руководителя предприятия и главного бухгалтера, фамилия лица, которому выдан чек, и подпись этого лица.

На оборотной стороне чека указывается сумма наличных денег цифрами и цель, на которую направляются деньги, подписи руководителя предприятия, главного бухгалтера и лица, которому выдан чек, а также его паспортные данные.

На оборотной стороне корешка чека делается отметка об оприходовании полученной в банке суммы наличных денег по кассе предприятия, с указанием номера приходного ордера, даты и подписи главного бухгалтера.

При заполнении чека следует выполнять следующие правила: сумма чека цифрами и прописью, а также дата выдачи (месяц прописью) заполняются от руки чернилами или шариковой ручкой.

В реквизите "сумма цифрами", свободные места впереди и после суммы рублей должны быть обязательно прочеркнуты двумя линиями.

После слов "заплатите", на именном чеке чернилами или шариковой ручкой вписываются: фамилия, имя и отчество лица, на имя которого выдается чек.

Сумма прописью должна проставляться обязательно с самого начала строки. Слово "рублей" должно указываться вслед за суммой прописью без оставления свободного места.

Подписание чека до заполнения всех его реквизитов запрещается.

Никакие поправки в тексте чека не допускаются, поскольку они делают чек недействительным.

Одновременно с составлением чека, должны быть заполнены все реквизиты его корешка.

Корешок чека с распиской в получении чека отбирается владельцем счета.

Корешки оплаченных и испорченных чеков, а также испорченные чеки чекодатель обязан хранить не менее трех лет.

Предприятие обязано при его закрытии, возвратить учреждению банка чековые книжки с оставшимися неиспользованными корешками и чеками с указанием номеров чеков.

3. КОНТРОЛЬ НАЛИЧНЫХ РАСЧЕТОВ

В составе денежных средств наиболее подвижный характер имеют наличные деньги. Движение наличных денег совершается посредством кассовых операций.

Основными документами, которые необходимо изучить при проверке кассовых операций предприятия являются: кассовая книга; отчеты кассира; приходные кассовые ордера; расходные кассовые ордера; журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров; журнал (книга)   регистрации расходных кассовых ордеров; журнал (книга) регистрации выданных доверенностей; журнал (книга) регистрации депонентов; журнал (книга) регистрации платежных (расчетно - платежных ) ведомостей; оправдательные документы к кассовым документам; авансовые отчеты.

Состав первичных кассовых документов, с одной стороны, очень узок - это приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга. С другой стороны, кассовые операции связаны практически со всеми остальными  разделами учета, например, с реализацией, расчетами с подотчетными лицами, с поставщиками. Ответственность за соблюдением порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров. Операции по движению денежных средств проверяются сплошным порядком.

Пример. Проверка финансовой дисциплины и ведения учета кассовых операций.

На основании приходных ордеров, корешков денежной чековой книги аудитором установлено получение наличных денег с расчетного счета за период с 1 мая 2008г. по 1 июня 2008г. (таблица 1).                                                                                                         

  Таблица 1

Сведения о поступлении наличных денег.