Учет денежных средств в кассе

Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один - два раза в месяц  кассир составляет в кассовой книге  отчет по поступившим и выбывшим документам.

Счет 1010 "Денежные средства в кассе" предназначен для  обобщения информации о наличии  и движении денег в национальной и иностранных валютах в кассе  организации.

Учет операций по кассе ведется в машинограмме или других учетных регистрах, которые ведутся по дебету и кредиту счета 1010 "Денежные средства в кассе".

Записи в регистры производятся по мере поступления в  бухгалтерию предприятия ТОО "Мебельная  фабрика Уют" отчетов кассира. При записи суммы с одинаковой корреспонденцией счетов объединяются. На конец месяца в регистрах выводится остаток на первое число следующего за отчетным месяца, который должен соответствовать остатку по отчету кассира и в Главной книге по счетам 1010 "Денежные средства в кассе".

Сальдо счета 1010 "Денежные средства в кассе" указывает на наличие суммы свободных  денег в кассе предприятия  на начало месяца; оборот по дебету - суммы, поступившие наличными в кассу, а по кредиту - суммы, выданные наличными. Кассовые операции записываются по кредиту  счетов и отражаются в журнале-ордере №1. Обороты по дебету этого счета  записываются в разных журналах-ордерах  и, кроме того, контролируются ведомостью №1.

Выписанные кассовые ордера или заменяющие их документы  регистрируются в бухгалтерии Журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых документов, который открывается  отдельно на приходные и расходные  кассовые документы. В нем указывают: дату и номер приходного и расходного ордера, целевое назначение поступивших  или израсходованных денег (на выплату  заработной платы, премий, стипендий, командировочных  и других расходов). Если данные о  целевом назначении денежных средств  получают в виде машинограмм, регистрация кассовых документов может вестись в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, в котором указывают только дату, номер документа и сумму.

Журнал регистрации  приходных кассовых ордеров и  расходных кассовых ордеров построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств предприятием, проверяется полнота произведенных кассиром операций. Журнал ведется в течение года.

Рассмотрим ряд  примеров по поступлению и выбытию  наличных денежных средств в ТОО "Мебельная фабрика Уют".

1. В кассу  предприятия внесли денежные  средства заказчики за реализованную  мебель в сумме 35 600 тенге. Данная  операция отражается следующими  записями:

Дебет счета 1010 "Денежные средства в кассе" - 35 600 тенге;

Кредит счета 1210 "Краткосрочная дебиторская  задолженность покупателей и  заказчиков" - 35 600 тенге.

2. В кассу  предприятия ТОО "Мебельная  фабрика Уют" 15 июля 2008 года по  чеку получены денежные средства  с расчетного счета в банке  для выдачи заработной платы  200000 тенге. Бухгалтером ТОО "Мебельная  фабрика Уют" на этом основании  был выписан приходный кассовый  ордер. Руководителю предприятия,  внесшему деньги в кассу, кассир  выдает квитанцию о приеме  денег (отрывная часть ордера), которую подписывает главный  бухгалтер и сам кассир.

Данная операция была отражена на счетах следующей  корреспонденцией счетов:

Дебет счета 1010 "Денежные средства в кассе" - 200 000 тенге;

Кредит счета 1030 "Денежные средства на текущих  банковских счетах" - 200 000 тенге.

3. Выдачу денег  из кассы оформляют расходным  кассовым ордером. Работнику предприятия,  которому необходимо получить  деньги из кассы в подотчет, сначала в расчетном отделе  бухгалтер выписывает расходный  ордер на сумму 11 200 тенге. После  всех проделанных операций кассир  выдает деньги в соответствии  с "Порядком ведения кассовых  операций".

Дебет счета 1251 "Краткосрочная дебиторская задолженность  работников: субсчет: подотчет"

Кредит счета 1010 "Денежные средства в кассе" - 11 200 тенге;

4. Также 15 июля  кассиром предприятия была выдана  заработная плата работнику ТОО  "Мебельная фабрика Уют"  по платежной ведомости. На  сумму выданной заработной платы  была сделана следующая запись  на счетах бухгалтерского учета:

Дебет счета 3350 "Краткосрочная задолженность  по оплате труда" - 50 000 тенге 00 тиын;

Кредит счета 1010 "Денежные средства в кассе" - 50 000 тенге 00 тиын.

Кассиром были сделаны соответствующие записи в кассовой книге и составлен  отчет кассира.

Кредитовые обороты  по счетам группы счетов 1010 "Денежные средства в кассе" отражают в журнале-ордере №1, а дебетовые - в ведомости к  нему на основании кассовых отчетов.

На предприятии  ТОО "Мебельная фабрика Уют" не имеется валютной кассы. Все расчеты  наличными денежными средствами осуществляются в национальной валюте и соответственно отражаются в учете  на счете 1010 "Денежные средства в  кассе в тенге".

2.2 Документальное оформление кассовых операций

Хозяйственные операции предприятия, связанные с  приемом и выдачей наличных денежных средств, осуществляются кассами предприятий  и составляют кассовые операции, которые  должны быть оформлены кассовыми  документами. Схема документооборота по движению наличности в кассе представлена в Приложении 2.

Движение денег, связанных с их получением и выдачей, требует правильного оформления документов, по которым осуществлялись такие операции. Все кассовые приходные  и расходные ордера и другие денежные документы должны заполняться четко, без исправлений. Приложения, по которым  осуществлялись кассовые операции, должны погашаться штампами "получено" или "оплачено" с указанием даты и подписью. Связано это с предупреждением  использования документов повторно, с целью списания денег вторично по одному и тому же документу, с  выпиской нового расходного ордера. Зачастую бухгалтерами или кассирами погашаются кассовые ордера, тогда как следует  погашать именно приложения (платежные  ведомости, расчеты, заявления и  т.п.).

Ведение кассовых операций предусматривает наличие  и заполнение журнала регистрации  приходных и расходных ордеров  и кассовой книги, которая должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена  печатью предприятия и подписями  ответственных лиц.

На предприятии  кассовые операции по приему наличных денег оформляются приходным  кассовым ордером (ПКО) (ф. № КО-1), который  подписывается главным бухгалтером  или лицом, уполномоченным им

Операции, связанные  с выдачей наличных денег, оформляются  расходным кассовым ордером (РКО) (ф. № КО-2) или другими документами (платежные ведомости, заявление  на выдачу денег)

Документы на выдачу денег подписываются руководителем и главным бухгалтером. Приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы выписаны с использованием электронных носителей. В этих документах не допускается никаких помарок, исправлений.

Все приходные  и расходные ордера до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерской  службой в журнале регистрации  приходных и расходных кассовых документов, который открывается  отдельно на приходные и расходные  кассовые документы.

Оплата труда, выплата пособий по временной  нетрудоспособности, стипендий, премий производятся кассиром по платежным  ведомостям без составления расходного ордера на каждого получателя.

На общую сумму  выданной заработной платы составляется один расходный ордер, дата и номер  которого проставляются на каждой платежной  ведомости.

На титульном (заглавном) листе платежной ведомости  делается разрешительная надпись о  выдаче наличных денег, за подписями  индивидуального предпринимателя  или руководителя организации или  лица, его заменяющего и главного бухгалтера, с указанием сроков выдачи наличных денег и суммы прописью.

При получении  приходных и расходных кассовых ордеров кассир предприятия проверяет:

наличие и подлинность  на документах подписей главного бухгалтера, а на РКО - и подпись руководителя;

правильность  оформления документов;

наличие перечисленных  в документах приложений.

Если не соблюдено  хотя бы одно из этих требований, то кассир возвращает документы в бухгалтерию.

Все операции по поступлению и расходованию кассир записывает в кассовую книгу (ф. №  КО-4), которая открывается на 1 год. При ее открытии все листы книги  должны быть пронумерованы, прошнурованы и общее количество листов должно быть указано на последней странице кассовой книги. Книга опечатана  печатью предприятия и скреплена подписями главного бухгалтера и руководителя.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как  первый экземпляр и остается в  книге, угорая (без горизонтальных линеек) заполняется с лицевой и обратной стороны через копировальную  бумагу и как отчет кассира  является отрывной частью листа. Первые и вторые отрывные экземпляры нумеруются одинаковыми номерами.

До начала записи приходных и расходных кассовых ордеров в кассовой книге указывается  остаток денег на начало дня. В  конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день и выводит  остаток денег на конец дня. Вторые экземпляры листов кассовой книги являются отрывными и служат отчетом кассира (Приложение 6), который сдается в  бухгалтерию вместе с приложенными к нему первичными кассовыми документами.

Если на предприятии  совершается ежедневно немного  кассовых операций, то кассовые отчеты могут составляться 1 раз в 3-5 дней. Принятые от кассира отчеты и документы  проверяются работниками бухгалтерии, а контроль за правильным ведением кассовой.

2.3 Отчет о движении денег

Отчет о движении денег при его использовании  совместно с другими формами  финансовой отчетности предоставляет  информацию, которая позволяет пользователям  оценить изменения в чистых активах  компании, её финансовой структуре (включая  ликвидность и платежеспособность) и ее способность воздействовать на величину и сроки поступлений  и платежей денежных, средств, чтобы  приспособиться к изменяющимся условиям и возможностям. Информация о движении денег полезна, при оценке способности компании генерировать денежные средства и их эквиваленты, или позволяет пользователям разрабатывать модели для оценки и сопоставления дисконтированной стоимости будущих поступлений и платежей денежных средств различных компаний. Она также увеличивает сопоставимость отчетности об операционных показателях компаний потому, что устраняет влияние применения различных методов учета для одинаковых операций и событий.

Отчет о движении денег содержит информацию о поступлении  и использовании денежных средств  и их эквивалентов за отчетный период. Основная цель отчета о движении денежных средств - обеспечение пользователей  информацией о поступлении и  выбытии денежных средств.

Вся хозяйственная  деятельность предприятия для целей  представления отчета о движении денег может быть разделена на три группы:

1) операционная  деятельность - это деятельность, для  которой создана организация  и которая в большинстве случаев  приносит основной доход.

2) инвестиционная  деятельность - это деятельность, связанная  приобретением и выбытием долгосрочных  активов и других инвестиций.

3) финансовая  деятельность - это деятельность, отражающаяся, в изменении объема и состава  собственного капитала и заемных  средств организации.

Все вышеописанные  виды деятельности предприятия считаются  основными каналами поступления  и выбытия денежных средств. МСФО 7 "Отчет о движении денежных средств" требует раскрытия их движения в  разрезе каналов их поступления  и выбытия. При этом движение денежных средств от операционной деятельности субъект должен раскрыть, используя  один из методов (прямой или косвенный). Согласно МСФО 7 "Отчет о движении денежных средств" поощряется использовать прямой метод.

Отчет о движении денег средств имеет следующую  структуру:

1. Денежные средства, полученные: