Учет движения наличных денежных средств в кассе организации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                последовательность выполнения  операций;

                сверка итогов.

Рис. 1. Общая схема документооборота ООО «Пятерка», в рамках журнально-ордерной формы учета.

При переходе ООО «Пятерка» на автоматизированный учет предприятием было предусмотрено создание электронного архива.

Электронный архив необходим для  того, чтобы хранить большой объем  информации и быстро находить в нем  нужные документы (электронный документ будет найден за несколько секунд, даже если слово, по которому ведется  поиск, встречается в текстах  в разных формах).

Ответственность за соблюдение графика  документооборота, а также ответственность  за своевременное и доброкачественное  создание документов, своевременную  передачу их для отражения в бухгалтерском  учете и отчетности, за достоверность  содержащихся в документах данных несут  лица, создавшие и подписавшие  эти документы.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость  ручной и автоматизированной обработки  документов с возможностями этих средств.

Все работники ООО «Пятерка» должны соблюдать утвержденный график документооборота. Для этого каждому исполнителю необходимо вручить выписку из графика, где указано, какие документы и в какие сроки он должен обрабатывать. Также в составе документооборота утверждены формы внутренней отчетности и сроки ее составления.

Исходя из учетной политики для  отражения хозяйственных операций на ООО «Пятерка» применяются типовые регистры по 8-ми единой журнально-ордерной форме счетоводства, типовые таблицы, формы регистров, получаемые при использовании вычислительной техники, а также на машинных носителях.

Дополнительно к унифицированным  формам первичных учетных документов (кроме форм по учету кассовых операций) применяются другие формы, разработанные  в предприятии.

С использованием техники разработаны:

• счет-фактура выданный;
• счет-фактура полученный;
• платежное поручение;
• платежное требование;
• материальные отчеты;
• оборотно-сальдовая ведомость по нефинансовым активам (в разрезе материально-ответственных лиц) – основные средства, прочие материальные запасы;
• оборотно-сальдовая ведомость по начислению амортизации (нежилые помещения, машины и оборудования, производственно-хозяйственный инвентарь);
• реестр приходных ордеров;
• реестр авансовых отчетов;
• реестр по начислению  и оплате услуг;
• оборотно-сальдовая ведомость учета спецодежды (в разрезе материально-ответственных лиц).

Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и отчетности используются регистры бухгалтерского учета.

Содержание таких регистров  является коммерческой тайной.

Используются как типовые  формы учетных регистров, так  и разработанные самостоятельно с учетом специфики производственной деятельности:

• Журнал-ордер №1 Обороты по сч. 50 «Касса»;
• Журнал-ордер №2 Обороты по сч. 51 «Расчетный счет»;
• Журнал-ордер №6 Обороты по сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
• Журнал-ордер №11 Обороты по сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
• Журнал-ордер №7 Обороты по сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
• Книга покупок и продаж;
• Главная книга за месяц и полный год;
• Справка к балансу по заключительным оборотам по счетам бухгалтерского учета отчетного года (месяца).

Бухгалтерский учет ООО  «Пятерка» механизирован и осуществляется с применением программы «1С: Предприятие» версия 7.7.

Первичные документы в  ООО «Пятерка» оформляются в момент совершения хозяйственной операции, а если такое не предоставляется возможным, то непосредственно после ее окончания. Первичные бухгалтерско-налоговые документы хранятся 5 лет. А документы по учету кадров, лицевые счета работников хранятся 75 лет.

«1С: Предприятие» позволяет  автоматизировать ведение всех разделов бухгалтерского учета: операции по банку  и кассе, основные средства и нематериальные активы; материалы; товары и услуги, выполненные работы; учет реализации продукции; учет валютных операций; взаиморасчеты  с организациями; расчеты с подотчетными лицами; расчеты по заработной плате; расчеты с бюджетом; и многие другие разделы учета.

Программа «1С: Предприятие» позволяет автоматизировать подготовку любых первичных документов: платежное  поручение, счета на оплату и счета-фактуры  выданные, приходные и расходные  кассовые ордера, приходные и расходные  накладные, акты, требования, доверенности, инвентаризации, накладные на внутреннее перемещение, другие документы.

Средства работы с документами  позволяют организовать ввод документов, их произвольное распределение по журналам и поиск любого документа по различным  критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту, автору, складу, виду документа.

Предусмотрено формирование регламентированной отчетности: ввод, заполнение и печать бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности, а также отчетов в фонды. В  автоматическом режиме программа заполняет  отчеты на основании введенных за период хозяйственных операций.

«1С: Предприятие» является готовым решением, позволяющим вести  учет без дополнительных доработок  и настроек. Кроме того, программа  адаптирована к особенностям учета  ООО «Пятерка».

В ООО «Пятерка» бухгалтерский учет ведет самостоятельное структурное подразделение – бухгалтерия, возглавляемое главным бухгалтером.

Служба представляет собой  самостоятельную структурную единицу  предприятия. Главная ее задача –  способствовать достижению положительных  результатов хозяйственной деятельности.

Ответственность за организацию  бухгалтерского учета в хозяйстве, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет генеральный  директор ООО «»Пятерка».

Главный бухгалтер, действует  в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  РФ. Он подчиняется генеральному директору  предприятия и несет ответственность  за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное  представление полной и достоверной  бухгалтерской отчетности.

Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных  операций действующему законодательству, контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Он подписывает денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства. Без подписи главного бухгалтера эти документы считаются недействительными.

Способы ведения бухгалтерского учета – первичное наблюдение, стоимостное измерение, текущая  группировка и итоговое обобщение  фактов хозяйственной деятельности отражены в учетной политике предприятия.

Ответственность за организацию  бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель предприятия.

На бухгалтерию ООО  «Пятерка» в отношении ведения бухгалтерского учета возложены следующие функции: организационная, методологическая, аналитическая, учетная, контрольная, расчетная, отчетная, исполнительская, архивная.

На предприятии разработано  положение о бухгалтерии, должностные  инструкции для всех работников бухгалтерии, система номенклатуры дел в бухгалтерии  и т.п. внутренние документы.

Вывод: бухгалтерский учет на предприятии ООО «Пятерка» ведется на современном уровне с применением автоматизированной программы, что значительно упрощает работу бухгалтерии.

2.2 Документальное оформление  движения наличных денежных средств

 

Движение наличных денежных средств  совершается посредством кассовых операций.

Кассовые операции весьма разнообразны, но среди них можно выделить основные:

• Выдача средств на оплату административно-хозяйственных расходов;
• Выдача средств подотчетным лицам;
• Получение оплаты за продукцию от покупателей.

Для учета кассовых операций применяются  следующие типовые межведомственные формы первичных документов и  учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма №КО-1) (Приложение 5), расходный кассовый ордер (форма №КО-2) (Приложение 6), кассовая книга (форма №КО4) (Приложение 7). Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года №88 по согласованию с Министерством финансов РФ и введены в действие с 1 января 1999 года.

Поступление денег в кассу и  выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Никакие подчистки, помарки и  исправления в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Прием наличных денег в кассу  бухгалтерии производится пр приходным кассовым ордерам, подписанными главным бухгалтером. При этом о приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера и кассира.

Нумерация приходных кассовых ордеров  ведется по порядку, начиная с 1 января и до конца года. Проставляется  дата оформления ордера. В графе  «корреспондирующий счет», указывается  кредитуемый в данной операции счет, то есть фиксируется бухгалтерская  проводка. Ниже пишется наименование юридического или физического лица, от которого получены денежные средства. В графе «основание» указывается  источник наличных денег, приходуемых  в кассу, то есть отражается содержание финансовой операции. Кассовые документы  составляются на основании первичных  документов, оформляющих хозяйственную  операцию, которая в данном документе  указывается как приложение (например, при получении в кассу от подотчетного лица остатка неиспользованного  аванса – это авансовый отчет).

Что касается выдачи наличных денег  из кассы предприятия, то она производится по расходным кассовым ордерам с  наложением штампа «Оплачено». Документы  на выдачу денег подписываются руководителем  и главным бухгалтером предприятия.

При выдаче денег по расходному кассовому  ордеру отдельному лицу кассир требует  предъявление документа (паспорта или  другого документа удостоверяющего  личность получателя), записывает наименование и номер документа, кем и когда  выдан и отбирает подписку получателя.

В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание  для его составления, и перечисляются  прилагаемые документы. Выдача приходных  и расходных кассовых ордеров  или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Учет кассовых операций на предприятии  полностью автоматизировано. Каждый приходный и расходный кассовый ордер проводится в программе 1С: Предприятие, распечатывается, подписывается  кассиром, главным бухгалтером и  руководителем. В конце дня распечатывается  вкладной лист кассовой книги, к которому подкладываются приходные и расходные  кассовые ордера, все прилагаемые  к ним документы, подтверждающие операции по приему и выдачи наличных денежных средств в течение дня. Касса подписывается кассиром и главным бухгалтером и сдается в бухгалтерию.

Все поступления и выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия  учитываются в кассовой книге (она  является аналитическим ученым регистром). Предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая пронумерована, прошнурована. Количество листов в кассовой книге  заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Вывод: учет ведения кассовых операций на предприятии ООО «Пятерка» ведется с применением всех необходимых и установленных закнонм документов.

2.3 Синтетический и аналитический  учет наличных денежных средств,  учет результатов инвентаризации

 

Денежные средства, хранящиеся в  кассе, учитывают на активном синтетическом  счете 50 «Касса». В дебет этого  счета записывают поступление денежных средств в кассу, в кредит – выбытие денежных средств из кассы. Счета, корреспондирующие со счетом 50, бухгалтер указывает в первичных кассовых документах до совершения самой кассовой операции, а затем их переносят из документов в кассовую книгу.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты  субсчета:

1 «Касса организации»;

2 «Операционная касса»;

3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50–1 «Касса организации» учитываются денежные средства в  кассе организации. Когда организация  совершает кассовые операции с иностранной  валютой, то к счету 50 должны быть открыты  соответствующие субсчета для обособленного  учета движения каждой наличной иностранной  валюты.

На субсчете 50–2 «Операционная  касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Этот субсчет открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50–3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе  организации почтовые марки, марки  государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы  отражаются на счете 50 в сумме фактических  затрат на приобретение. Аналитический  учет денежных документов ведется по видам.