Учет кассовых операций

     Текущие записи в журнале-ордере №1 и ведомости №1, как и в некоторых других журналах-ордерах, влекут за собой составление листков-расшифровок для переноса дебетовых и кредитовых оборотов по отдельным счетам в те журналы-ордера или ведомости, в которых ведется аналитический учет по этим счетам. Если в отчете кассира содержится большое число операций и их разноска непосредственно в журнал-ордер №1 и ведомость №1 без ошибок затруднительна, тогда на основании отчета кассира готовится сводка операций в разрезе корреспондирующих счетов и в соответствии с нею заполняются журнал-ордер №1 и ведомость №1. Сводка может составляться как вручную, так и на персональных ЭВМ.

     Предприятия часто используют наличную иностранную  валюту, которая так же, как и  рубли, хранится в кассах, приходуется  и расходуется из них по таким  же приходным и расходным документам. Кассовые документы выписываются в  рублевом эквиваленте, в правом верхнем углу их указывается сумма иностранной валюты по номиналу прописью и цифрами красными чернилами с указанием наименования иностранной валюты.

     В кассах предприятий, как правило, хранятся бланки документов строгой отчетности: квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товаросопроводительных документов и т. п. Перечень документов, относящихся к бланкам строгой  отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются  предприятием. Для их учета предназначен забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности». По дебету этого счета записывается поступление указанных  бланков в организацию, а по кредиту – их выбытие. Аналитический учет их ведется по каждому виду бланков и местам хранения [6, с.472].

     Приведем  записи, которые чаще всего встречаются  в учетной практике ЧУП «Воложинский кооппром» по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с другими счетами. Для этого воспользуемся таблицей 2.1.  

     Таблица 2.1.  Учетные записи по дебету счета 50 «Касса» 

     

     Примечание. Источник: собственная разработка.

     Кроме вышеперечисленных операций могут  встречаться  и  другие:                 

                                                                                       Дт      Кт                                                                                   

     1)  Получена иностранная валюта из банка                          50/4      52

     2)  Поступление выручки от реализации  основных средств

     и прочих активов                                                                    50        91                                          

                                                                                                          Дт         Кт

     3)  Погашение задолженности по претензиям                    50       76                                                                                                     

     4)  Поступление в кассу краткосрочного займа                50       66

     5) Оприходование излишков денежных средств при

     инвентаризации                                                                               50         92

     6) Взносы учредителей наличными деньгами в счет их

     вкладов в уставный фонд                                                            50         75 

     Операции, связанные  с выплатой денег из кассы, отражаются по кредиту 50 «Касса». Из кассы ЧУП «Воложинский кооппром» денежные средства расходуются на различные цели. Приведем наиболее распространенные  записи по кредиту счета 50 в таблице 2.2.  

     Таблица 2.2.   Учетные записи по кредиту счета 50 «Касса»

     

     Примечание. Источник: собственная разработка 

     Среди названных записей могут встречаться и следующие:                                                                   

                                                                                        Дт       Кт

1) Суммы денежных средств,  сданные на инкассацию            57         50

2) Выплачены из кассы дивиденды (участникам)

учредителям  организации                                                            75        50

3) Отражена недостача, выявленная при инвентаризации      94        50

4) Осуществлены финансовые вложения за счет наличных

денежных  средств                                                                             58         50

5) Отражена выдача  депонированной зарплаты                          76         50

6) Возмещено из кассы за использование личного автомобиля

 в  служебных целях организации                                                  73        50

     Таким образом,  с помощью приведенных  корреспонденций счетов в организациях отражаются хозяйственные операции по поступлению и выбытию денежных средств.  

     2.3. Совершенствование документального  оформления и учета кассовых  операций в условиях использования  современных информационных технологий 

     В современных условиях, когда вычислительная техника гармонично вписалась в  деятельность различных  организаций, компьютеризация учета, анализа  и аудита является основным инструментом эффективной обработки большого объема экономической информации. Именно автоматизация ведения учета  способна значительно облегчить  труд бухгалтера. Поэтому одним из путей совершенствования учета  является совершенствование формы  ведения бухгалтерского учета, то есть замена ее  более универсальной.

     В настоящее время существует несколько  десятков относительно широко известных  программных продуктов, но без преувеличения  можно сказать, что программное  обеспечение фирмы «1С», предназначенное  для автоматизации различных  видов учета – бухгалтерского, складского, торгового является самым  распространенным и популярным на территории стран СНГ.

     «1С: Бухгалтерия» версии 7.7 является, по сути, одной из функциональных компонент  технологической платформы «1С: Предприятие». Программа имеет современный  внешний вид, разделы главного меню интуитивно понятны даже неопытному пользователю: в отдельные группы скомпонованы справочники, документы, отчеты и журналы документов, что  дает возможность удобно и быстро работать с ними. В программе имеется  список корректных проводок, что уменьшает  вероятность ошибки при корреспонденции  счетов. Каждый бухгалтер может иметь  свой «пользовательский интерфейс», свои пункты меню и панели инструментов в зависимости от обслуживаемого им участка бухгалтерского учета, права  доступа к данным, хранящимся в  системе. Пользователь может оставить свое рабочее место и заблокировать  работу с программой. Без его личного  пароля никто не сможет получить доступ к программе и учетным данным, хранящимся в информационной базе [22, с.23].

     «1С: Бухгалтерия» поставляется с большим  набором форм бухгалтерской отчетности – главная книга, журналы-ордера, книга продаж и покупок и другие. Любой сформированный отчет может  быть распечатан на принтере или же сохранен в файле различных форматов, в том числе в формате популярного  табличного процессора Excel. В типовую конфигурацию входят регламентированные формы отчетности – это налоговые и бухгалтерские отчеты, предназначенные для предоставления в вышестоящие органы. Кроме этого, в программу входит набор форм статистической отчетности.

     Автоматизация учета кассовых операций предполагает составление всех форм первичных  документов по движению наличных денег, ведение кассовой книги, составление  журнала-ордера по счету 50, ведение  валютного учета.

     Аналитический учет по субконто «Движение денежных средств» ведется на счете 50 «Касса» только по субсчетам, открываемым к нему. В целом по счету 50 он не ведется.

     Основными документами для отражения в  учете кассовых операций являются приходные  и расходные кассовые ордера. Найти  их можно в пункте главного меню программы «Документы». При составлении приходного кассового ордера сначала нужно установить, по какой кассе, рублевой или валютной, оформляется приход денежных средств. Соответствующий субсчет будет потом фигурировать в дебете проводки, сформированной документом. Отметим, что если мы выберем валютную кассу, то внизу под переключателями появится раскрывающийся список, из которого нужно выбрать конкретную валюту.

     В реквизите «Принято от» необходимо указать лицо или организацию, от которой принимаются денежные средства. Если это наш сотрудник, то его можно выбрать из справочника «Сотрудники», нажав кнопку выбора.

     Далее, в соответствующих реквизитах вводится основание для оприходования денежных средств и прилагающиеся к приходному ордеру документы, если они есть. В реквизит «Сумма» мы вносим сумму приходуемых денежных средств.

     Печатная  форма документа соответствует  унифицированной форме документа № КО-1.

     С помощью флажка «Формировать проводки»  на основании заполненных реквизитов документа при его проведении автоматически формируются соответствующие  проводки. Если же флажок не установлен, то документ будет проведен без формирования проводок.

     Расходный кассовый ордер также можно найти  в пункте меню Документы à «Расходный кассовый ордер». Он предназначен для учета выдачи наличных денег из кассы организации.

     Реквизиты формы этого ордера и порядок  работы с ним полностью соответствуют  реквизитам формы и порядку работы с приходным кассовым ордером. Так  же, как и в приходном ордере, для того, чтобы программа при  проведении документа сформировала проводки, требуется установить флажок «Формировать проводки».

     Печатная  форма документа соответствует унифицированной форме № КО-2.

     Для фиксирования всех кассовых операций предназначен Журнал «Касса», находящийся  в меню «Журналы». В соответствующих  графах журнала хранится информация о виде документов, формировавших  кассовые операции, их номерах. Отдельно выделены графы для суммы прихода  или расхода денежных средств, а  также графа, содержащая номера счетов, корреспондирующих со счетом 50.

     Кроме того, на форме журнала расположена  кнопка «Кассовая книга», которая  позволяет сформировать отчет «Кассовая  книга» согласно типовой форме №  КО-4, обязательный при ведении кассовых операций. Отчет формируется на основании  введенных документов «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер». За каждый день, в котором проводились  кассовые операции, отчет формирует  отдельный лист кассовой книги. С  помощью соответствующих переключателей можно указать, лист какого типа нам  необходимо распечатать. По нажатию  кнопки «Сформировать» будет создана печатная форма отчета.  Формируя таким способом кассовую книгу за каждый день, в котором были кассовые операции, мы можем создать полный аналог «ручной» кассовой книги.