Учет кассовых операций

      Приходные и расходные  кассовые  ордера  или  заменяющие  их  документы немедленно после получения или выдачи по ним денег  подписываются  кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью  «Оплачено»  с указанием даты (число, месяц, год).    

    По платежным ведомостям производится выдача заработной  платы,  пособий по социальному страхованию и стипендий, а также оплачиваются больничные  листы, выдаются отпускные и депонированные  суммы.  Расходный кассовый ордер на каждого получателя  в  этом  случае  не  составляется. На титульном листе платежной или расчетно-платежной ведомости делается разрешительная надпись с подписями руководителя и главного бухгалтера.

      При получении  денег по ведомости сумма прописью  не указывается. А если выдача денег производится по  доверенности,  то  также как при оформлении расходного кассового ордера перед распиской в получении денег кассир  делает надпись «По доверенности».

      Как  уже   отмечалось,  при  выплате   заработной  платы,   пособий   по социальному страхованию и стипендий организации могут хранить в кассах наличные сверх установленных лимитов в течение трех рабочих дней  (или  пяти дней на Крайнем Севере).

      Следовательно,  при   истечении  этого  срока   кассир  должен   сделать следующее:

      - в платежной или расчетно-платежной ведомости напротив фамилии  лиц, которым не  произведены  указанные  выплаты,  поставить  штамп  или  сделать отметку от руки: «Депонировано»;

      - составить реестр  депонированных сумм;

      - в конце платежной  или расчетно-платежной ведомости сделать  надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по ведомости и расписаться;

      - записать в кассовую  книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп:

    «Расходный кассовый ордер № ______».

      Бухгалтерия  должна  проверить  отметки, сделанные  кассиром  в  платежных или  расчетно-платежных  ведомостях,  и  произвести  подсчет      выданных и депонированных по ним сумм.                                                              Депонированные суммы сдаются  в банк, и на эти суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.  К  нему  прикладываются  квитанции  приходной  кассы  банка  о  приеме  наличных на расчетный счет [8.c.97].

       На  предприятиях, имеющих большое  количество  подразделений  или  обслуживаемых централизованными  бухгалтериями,   выдача   денег по      расчетным или расчетно-платежным  ведомостям  может  производиться  не  только кассиром, но и другими сотрудниками. На этих сотрудников должен быть издан приказ  руководителя.  При  этом совместная выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается «Порядком ведения кассовых операций» [11.c.29].

      Все  приходные  и  расходные  кассовые  ордера   и   документы, заменяющие их, должны иметь регистрационный номер,  то  есть  все  первичные кассовые документы подлежат обязательной регистрации.

      Форма  журнала регистрации приходных  и  расходных  кассовых  документов утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа  1998  №  88  «Об утверждении унифицированных форм первичной  учетной  документации  по  учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» [3.c.44].

Журнал  регистрации  приходных   и   расходных   кассовых   документов заполняется организациями всех форм собственности, осуществляющими  прием  и выдачу наличных денежных средств.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

      1.1. Учет расчетов с подотчетными лицами

 

 

      В  практической  деятельности   предприятия   часто   возникает необходимость  оплачивать те  или   иные   расходы   наличными,   например, производить закупку на других предприятиях и в системе  розничной  торговли, оплачивать  расходы  по  командировкам  и  так  далее.  В  таких   ситуациях работнику выдаются деньги под его ответственность (под отчет).

     Основные  принципы,   которые   необходимо   соблюдать   каждой организации  при  работе  с  подотчетными  лицами,  установлены  пунктом  11 «Порядка ведения кассовых операций».

      Так,  предприятия   выдают  деньги  под  отчет   на  хозяйственно - операционные расходы в размерах  и  на  сроки,  определяемые  руководителями предприятий. Что касается  выдачи  наличных  под  отчет  на  командировочные расходы,  то  она  производиться  в  пределах   сумм,   которые   рассчитаны бухгалтерией.

      Отметим,  что выдача денег под отчет осуществляется на  основании приказа руководителя. В нем  должен  быть  зафиксирован  круг  лиц,  имеющих право на получение подотчетных сумм,  указаны размеры  подотчетных  сумм  и сроки, на которые они выдаются. Подотчетные  лица  в  течение  трех  рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или  со  дня  возвращения из  командировки,  должны  предъявить  в  бухгалтерию  авансовый   отчет   с приложенными к нему подтверждающими документами [19.c.52].

      Первичными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются товарные чеки  (накладные),  кассовые  чеки,  квитанции  к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг,  счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки  материальных  ценностей  у физического лица и т.д.

       При   отсутствии    первичных    документов,    подтверждающих произведенные расходы за  счет  подотчетных средств,  или при наличии  документов с обязательными незаполненными реквизитами  у  бухгалтера  нет   оснований для  отражения  операций  в  учете.  Следовательно,  эти  суммы  организация не имеет права включать в состав  затрат по  производству  и  реализации продукции.

      В настоящее  время для учета движения денег,  выдаваемых  старшим кассиром  под  отчет  другим  сотрудникам,  непосредственно   осуществляющих выплаты, применяется книга  учета  принятых  и  выданных  кассиром  денежных средств (Форма № КО-5), утвержденная постановлением  Госкомстата  России  от 18 августа 1998 г. № 88 [25.c.48].

     Данная  книга заполняется в организациях  всех форм собственности, осуществляющих  выдачу  заработной  платы,  стипендий   и   различного   рода компенсационных  выплат из кассы наличными.  Раздатчики  получают  деньги  под отчет и несут полную материальную ответственность за них.

     Книга   заполняется  кассиром  на  основании  первичных  кассовых  документов (приходных и расходных   кассовых  ордеров  ведомостей  на  выдачу заработной платы).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     1.2. Порядок ведения кассовой книги

 

      Для  учета поступления и выдачи  наличных денежных средств в  кассе организации применяются кассовую книгу. Каждое предприятие ведет только  одну  кассовую  книгу,  которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или  мастичной печатью.  Количество  листов   в   кассовой   книге    заверяется   подписью руководителя и главного бухгалтера [22.c.36].

     Записи  в кассовой книге ведутся в  двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами  или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны  быть отрывными и служат отчетом кассира.  Первые  экземпляры  листов остаются  в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами.

       Подчистки  и не  оговоренные  исправления   в  кассовой  книге  не допускаются. Сделанные исправления заверяются  подписями  кассира,  а  также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

      Записи  в кассовую книгу производятся  кассиром  сразу  же  после получения  или  выдачи  денег  по  каждому  кассовому  ордеру  или   другому заменяющему  его  документу.  Ежедневно  в   конце   рабочего   дня   кассир подсчитывает итоги операций за день,  выводит  остаток  денег  в  кассе   на следующее число и  передает   в  бухгалтерию   в  качестве   отчета  кассира. Второй отрывной лист  под  расписку  в  кассовой  книге.  К  отчету  кассира прикладываются  все расходные и приходные кассовые документы.

      Кассовая  книга может вестись и автоматизированным  способом.  При этом листы  кассовой  книги  формируют  в  виде  распечаток  «Вкладной лист кассовой  книги».  Одновременно   с   ней   формируется распечатка  «Отчет  кассира».  Обе   распечатки   должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь  одинаковое  содержание и включать все обязательные реквизиты.

      В соответствии  с  порядком  ведения  кассовых  операций  контроль  за правильным  ведением  кассовой  книги  возлагается  на  главного  бухгалтера организации. [3.c.18] И он, получив отчет   кассира,  должен  проверить  правильность оформления  кассовых  документов,  записи  в  кассовой  книге,  соответствие записей в кассовой  книге  приложенным  документам,  корреспонденцию  счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в  кассе  и  своей  личной подписью на неотрывном листе подтвердить приемку оправдательных документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

      2. Контроль за полнотой  учета наличной выручки

 

    Организации,  получающие  наличную  выручку  от  населения   за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги,  в  соответствии  со статьей 1 Закона РФ от 18 июня 1993 г. № 5215-1  «О  применении  контрольно-кассовых машин при осуществлении  денежных  расчетов  с  населением»  должны обязательно применять контрольно-кассовые машины.

       Контрольно-кассовая  машина  является  инструментом  контроля  со стороны   государства   за    налично-денежным    оборотом,    полнотой    и своевременностью оприходования наличной выручки [24.c.75].

      На каждую  контрольно-кассовую машину  администрация   предприятия должна заводить журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4.

       Журнал  по форме № КМ-4 применяется  для учета операций по приходу и расходу наличных денежных средств (выручки) по каждой  контрольно-кассовой машине организации, а также является  контрольно-регистрационным  документом показаний счетчиков контрольно-кассовой машины.

     Журнал должен быть прошнурован и скреплен  подписями  налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера организации  и  печатью;  его страницы должны быть пронумерованы.     Все записи в журнале ведутся кассиром - операционистом  ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок.  Если  в журнал вносятся  исправления,  то  они  должны  оговариваться  и  заверяться подписями  кассира-операциониста,   руководителя   и   главного   бухгалтера организации [24.c.79].

      Ежедневно  по  окончании  работы  на контрольно-кассовой  машине кассир - операционист   снимает   показания   счетчиков.   Проведенная   через контрольно-кассовую машину  выручка,  выявленная  по  показаниям  счетчиков, должна  быть  равна  фактической  сумме  выручки.  Сумма  выручки  за   день записывается в журнал.

      В журнале  также указывается суммы по  возвращенным  покупателями (клиентами)  чекам на  основании данных  Акта  о возврате  денежных  сумм покупателями (клиентами) по неиспользованным чекам (форма № КМ-3). На  сумму неиспользованных кассовых  чеков,  оформленных  актом,  уменьшается  выручка кассы.

      В конце  рабочего дня (смены) кассир  составляет кассовый отчет по форме № КМ-7 и вместе  с ним сдает выручку по  приходному  кассовому  ордеру старшему кассиру.   Итак, фактическая сумма выручка,  отраженная  в  книге  кассира - операциониста, должен быть полностью оприходована  в  центральную  кассу  по приходному кассовому  ордеру.  Оприходования  выручки  в  кассу  оформляется проводкой:

      Дебет  50 субсчет «Кассовые операции»

      Кредит 90 субсчет «Выручка»

     -  поступила выручка от  продажи товаров (работ, услуг).

      Данные,  отраженные  в  книге  кассира - операциониста,  кассовых лентах, должны сверяться по дням с записями в кассовой книге  предприятия  и с приходными кассовыми ордерами.

      Пример:

      В ООО  «Элегия»  кассир - операционист  перед  началом  работы  1  июля 2011г. получил деньги под отчет на разменную монету  для ККМ,  используемую при наличных расчетах с населением, в сумме 500 рублей.

      В течение   дня через ККМ проведено 28 000 руб.

      Фактическая  сумма выручки в конце рабочего  дня сдана в главную  кассу.

Приходный кассовый ордер оформлен на сумму 28 000 руб.

      В бухгалтерском  учете ООО «Элегия» сделаны  следующие проводки.

      Дебет 71

      Кредит 50 субсчет  «Касса организации»

      - 500 руб. – выдано  под  отчет  кассиру - операционисту  для разменной монеты;

      Дебет 50 субсчет «Касса организации»

      Кредит 90 субсчет  «Выручка»

      - 28 000 руб. – отражена выручка от продажи товаров.

      Предприятия   могут   получать   выручку   наличными   денежными средствами  не только через контрольно-кассовые  машины,  а  непосредственно в главную кассу от покупателей - юридических лиц.

      Приход  денег в кассу,  полученных  от  покупателей  в  погашение задолженности за  отпущенные  им  товары  (продукцию),  выполненные  работы, оказанные  услуги,  либо  в  качестве  предоплаты,  в  бухгалтерском   учете отражается проводкой:

      Дебет  50 субсчет «Касса организации»

      Кредит 62