Учет материально-производственных запасов и их инвентаризация

       На  каждой инвентаризационной описи материально  ответственное лицо дает расписку следующего содержания: «Все ценности в настоящей инвентаризационной описи с № по № комиссией проверены в натуре и в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении» (подпись, дата). В случае поступления ценностей в ходе инвентаризации они приходуются в отдельной описи под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации», аналогичная опись составляется при отпуске товарно-материальных ценностей (когда, от кого поступили, дата и номер приходного документа, наименование, цена, количество, сумма).

       Для выявления результатов инвентаризации составляются сличительные ведомости, которые подписываются всеми  членами комиссии и материально  ответственным лицом. В сличительную ведомость включаются только те материальные ценности, по которым при инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных. По всем недостачам, потерям и излишкам материальных ценностей должны быть получены от материально ответственных лиц письменные объяснения. На основании представленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает характер и причины выявленных недостач и излишков и в соответствии с этим определяет порядок регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета, заключения фиксируются в протоколе, который рассматривается постоянно действующей инвентаризационной комиссией и утверждается руководителем.

       Качество  проведения инвентаризаций устанавливают  по данным инвентаризационных описей, где проверяют наличие наименования предприятия, места проведения инвентаризации (склад, цех, кладовая), времени ее проведения; полноты записи наименований материалов, их марки, сортности, артикулов и других отличительных признаков; порядок исправлений и указаний на каждой странице описи прописью показателей, числа порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общего итога количества всех единиц в натуральном выражении; наличие на инвентаризационных описях подписей членов инвентаризационной комиссии, а также записи ответственных лиц с их подписью о правильности проведения инвентаризаций и принятии ценностей на ответственное хранение.

       Если  при формировании инвентаризационных материалов выявлены нарушения, проверяющий обязан их изучить и выяснить причины. Эти нарушения могут быть результатом небрежного отношения комиссии к выполнению своих обязанностей или результатом должностного подлога с целью сокрытия установленных фактов, недостачи, излишков отдельных видов товарно-материальных ценностей.

       Для проверки правильности оформления инвентаризационных описей используют второй экземпляр инвентаризационной описи, первичные документы, данные аналитического учета, калькуляций и прочее.

       Первичные документы на оприходование и  данные аналитического учета используются, когда в инвентаризационных описях приведены наименования материала без указания сорта, размера, марки, номера и других потребительских свойств или в эти показатели внесены изменения. Достоверность записи устанавливают путем взаимной сверки показателей этих документов с данными инвентаризационной описи.

       Количественный  учет по сортности материалов восстанавливается по документам, если по соответствующей группе материалов учет осуществляется и суммарном выражении.

       Достоверность приведенных остатков товарно-материальных ценностей в сличительной ведомости проверяют по данным бухгалтерского учета и инвентаризационной описи. Для проверки остатков по данным бухгалтерского учета используют количественно-сортовой учет, оборотные ведомости, сальдовые ведомости и другие в зависимости от принятого порядка ведения аналитического учета в бухгалтерии.

       В ходе ревизии проверяют правильность составления расчетов по списанию потерь в пределах норм естественной убыли  и сверх этих норм. Списание потерь должно производиться по надлежаще оформленным документам с разрешения руководителя по утвержденным нормам естественной убыли. При этом списание выявленной недостачи должно быть не выше размеров недостачи по сличительной ведомости.

       Отдельной инвентаризационной описью или актом с указанием периода образования (по каждому виду товарно-материальных ценностей), причин потерь и возможного их использования комиссией оформляются потери от порчи, брака и боя. По решению руководителя может быть произведено списание потерь и недостач за счет предприятия при наличии актов об уничтожении с указанием способов и места, накладных по вывозу на свалку или сдачу в утиль.

       Проверяется также порядок оформления списания потерь, проводится ли их списание повторно или такие ценности предъявляются при следующих инвентаризациях с целью изъятия из оборота доброкачественных ценностей.

       При выявлении недостач и излишков отдельных  ценностей, как исключение, допускается  зачет недостач излишками, образовавшимися в результате пересортицы по одной и той же группе товарно-материальных ценностей (одному наименованию), на одну и ту же дату, у одного и того же ответственного лица, за один и тот же проверяемый период. Поэтому в ходе ревизии проверяют соблюдение установленного порядка зачета недостач образовавшимися излишками и отнесения на виновных лиц суммовых разниц в результате того, что стоимость недостающих ценностей выше оказавшихся в излишке. А если конкретные виновники пересортицы не установлены, то инвентаризационные разницы рассматриваются как недостачи сверх норм естественной убыли и списываются за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия или резервных фондов. Если пересортица образовалась не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть подробные объяснения причин данной пересортицы.

       Выявленные  при инвентаризации расхождения  фактического наличия имущества  с данными бухгалтерского учета  регулируются в следующем порядке.

       Стоимость выявленных при инвентаризации излишков материальных ценностей подлежит оприходованию и зачислению на увеличение прибыли отчетного года с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц. При этом составляется проводка

       Д10 («Материалы»), 43 («Готовая продукция») и др. К91/1 («Прочие доходы»).

       Недостачи, хищения, порчи или умышленные уничтожения материальных ценностей должны быть списаны. Для учета недостачи применяется 94 счет.

       Д94 («Недостачи и потери от порчи ценностей») К10(«Материалы»), 43 («Готовая продукция»).

       На  недостачу составляется акт, который утверждается руководителем предприятия, и в нем указывается, куда списать эту недостачу:

1. Недостача по вине материально-ответственного лица

Д73/2 («Расчеты по возмещению материального  ущерба») К94 («Недостачи и потери от порчи ценностей»)

2. Виновник недостачи не установлен

Д91/2 («Прочие расходы») К94 («Недостачи и  потери от порчи ценностей»)

3. Недостача по причине стихийных бедствий

Д99 («Прибыли и убытки») К94 («Недостачи и потери от порчи ценностей»)

       Если  виновное лицо не установлено или  суд отказал во взыскании с него, убытки от недостач или порчи списываются на финансовые результаты. В этом случае, должны быть приложены решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

       Если  недостача либо порча материальных ценностей произошла по вине предприятия (бесхозяйственности, запущенности в учете и др.), то она списывается за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия.

       Суммы, установленные в результате инвентаризации просроченной дебиторской и кредиторской задолженности, зачисляются на финансовые результаты отчетного года.

       Предложения о регулировании выявленных при  инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителя сельскохозяйственного  предприятия, который принимает  решение о зачете.

       Следует отметить, что стоимость недостач, порчи или иной утраты материальных ценностей в пределах норм естественной убыли по распоряжению руководителя предприятия списывается на издержки производства или по направлениям использования, включая остаток продукции на складах. При этом нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. Убыль материальных ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. Если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

       Результаты  инвентаризации отражаются в учете  и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом отчете предприятия.

       По  недостачам и потерям, явившимся  следствием злоупотреблений, главный бухгалтер и руководитель предприятия должны направить материалы в следственные органы с целью установления виновных лиц и взыскания причиненного ущерба.

       Таким образом, инвентаризация является одним из наиболее важных средств контроля за сохранностью собственности, при которой проверяется сохранность ценностей и сличается фактическое их наличие с данными бухгалтерского учета. Инвентаризация служит средством проверки организации материальной ответственности, условий хранения ценностей, правильности цен, достоверности бухгалтерского учета. 

4. Совершенствование  учета материалов  с помощью ЭВМ       

    В условиях существования АСУП и автоматизированного  складского хозяйства вместо карточек учета применяют систематически составляемые машинограммы-ведомости движения и остатков материалов. В них на основании первичных документов отражают те же данные, что и в карточках складского учета, однако в отличие от них машинограммы-ведомости составляют лишь по складам и материально-ответственным лицам. Машинограммы используются для контроля за движением и состоянием материалов на складе и оперативного управления производством. 
       При использовании ЭВМ все необходимые регистры при сальдовом методе учета материалов (групповые оборотные ведомости, ведомости остатков, сальдово-сличительные ведомости) составляют на машинах. 
       Аналитический учет материалов в бухгалтерии с применением ЭВМ можно осуществлять также посредством составления сортовых оборотных ведомостей по номенклатурным номерам на основании поступающих первичных документов. Сверка со складским учетом и в этом случае осуществляется вручную. При передаче на вычислительное устройство карточек складского учета на их основе разрабатывается сортовая оборотно-сличительная ведомость, в которой сопоставляются исходящий остаток материалов (в количественном и суммовом выражении) по первичным документам, по карточкам складского учета и выявляются отклонения между этими данными. 
       Оба изложенных варианта аналитического учета материалов с применением ЭВМ имеют существенные недостатки, поскольку при сальдовом методе трудоемкой является разработка групповых и сальдово-сличительных ведомостей для сверки данных бухгалтерского и складского учета непосредственно с помощью машин. При составлении только сальдовой ведомости сверку с карточками складского учета производят вручную, что значительно затруднят поиск и обнаруж6ния ошибок. 
       При составлении сортовых оборотных ведомостей на ЭВМ ослабляется контроль за ведением складского учета и ведением складского хозяйства. 
       Таким образом, при использовании ЭВМ в учете материалов целесообразно использовать комбинированный метод, сочетающий прогрессивность сальдового метода и меньшую трудоемкость разработки регистров и поиска ошибок при составлении сортовых оборотных ведомостей. При комбинированном методе учета материалов осуществляется постоянный контроль за складским учетом, и составляются сортовые оборотные (оборотно-сличительные) ведомости. Данные о начальных остатках и оборотах по каждому номенклатурному номеру облегчают поиск ошибок и расхождений. 
       

Заключение

           Материально-производственные запасы организации, задействованные в производственном процессе, влияют, на результаты производственной деятельности и перспективное развитие организации. Поэтому грамотный учет материально-производственных запасов, внимательное отношение к этому направлению в учетной работе является очень важным аспектом в работе бухгалтера.

            В процессе проведенных исследований  были сделаны следующие выводы:

    1. Запасы представляют собой один из важнейших факторов обеспечения постоянства и непрерывности воспроизводства. Эту важную роль играют все составные части совокупного материального запаса, в том числе товарно-материальные ценности, находящиеся у предприятия отраслей обращения.

    2. Для осуществления точного и  полного отражения в системе  бухгалтерского учета операций  с материально-производственными  запасами необходимо руководствоваться  законодательными актами РФ, постановлениями  Президента и правительства, нормативными  документами и т.д. В системе материальных запасов предприятия часто встречаются нарушения и отклонения от действующих нормативных положений. Таким образом, бухгалтерский учет и аудит с материальными запасами являются жизненно необходимым предприятиям, ведущим свою деятельность.

    3. Инвентаризация является одним из наиболее важных средств контроля за сохранностью собственности, при которой проверяется сохранность ценностей и сличается фактическое их наличие с данными бухгалтерского учета. Инвентаризация служит средством проверки организации материальной ответственности, условий хранения ценностей, правильности цен, достоверности бухгалтерского учета.

    4. При использовании ЭВМ в учете материалов целесообразно использовать комбинированный метод, сочетающий прогрессивность сальдового метода и меньшую трудоемкость разработки регистров и поиска ошибок при составлении сортовых оборотных ведомостей. 

    Подпись ____________

    Дата _______________ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список использованных источников

1. Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет: Учебник для вузов.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005
2. Бакаев А.С. Комментарии к новому Плану счетов бухгалтерского учета. М.: Бератор – Пресс. 2005. – 147с.
3. Барышников Н.П. Организация и методика проведения общего аудита. – М.: Филинъ, 2005. -528 с.
4. Бубнова И.М. Учет МПЗ по учетным (плановым) ценам/ /Главный бухгалтер №30 2005.
5. Бухгалтерский учет: учебник / Под общ. ред. Н.С. Тишкова. Мн., “Высшая школа”, 2004г.
6. Бухгалтерский учет, учебник Соколов Я.В. М. Проспект 2004г.
7. Вахрушина М.А. Бухгалтерский управленческий учет: Учебное пособие для вузов по экон. спец. 3-е изд. - М.: Финстатинформ: МЦУПЛ, 2004г
8. Ворошин В.П., Сапожников Н.Г. «Учет ценных бумаг», Финансы и статистика, 2005г., 236с.
9. Глушков Р.С. Практический аудит на современном предприятии: цели и задачи аудита. – М.: Север Т, 2006. – 357 с.
10. Грищенко О.А. Показатели эффективности использования материальных ресурсов и их анализ // Аудиторские ведомости – 2004г. - №8;
11. Камышанов П.И., Камышанов А.П. Бухгалтерский учет и аудит. – М.: Издательство Приор, 2004. – 258 с.
12. Керимов В.Э. Бухгалтерский учет на производственных предприятиях: Учебник. – 4-е изд., изм. И доп.- М.: ИТК «Дашков и К», 2004г.
13. Козлова Е.П., Бабченко Т.Н. , Галанина Е.Н., Бухгалтерский учет в организациях М. Финансы и статистика 2004г.
14. Козлюк Н.В.. Угримова С.Н. «Складской учет и аудит». Издательский центр «МарТ». 2004г.;
15. Кондраков Н.П. «Бухгалтерский (финансовый, управленческий) учет», Учебник для вузов. Проспект Велби, 2006г.
16. Красноперова О.А. Учетная политика организаций на 2004 г. – «Издательский дом «Главбух» 2004г.
17. Маренков Н.Л. Контроль и ревизия. – М.: изд-во ФЕНИКС, 2004. -416;
18. Подольский В.И., Савин А.А., Сотникова Л.В. "Аудит". Учебник для вузов. М. Юнити-Дана, Аудит, 2004 г.
19. Луговой В.А. Учет производственных запасов: материалов, топлива, запасных частей, МБП. - М.: АО «Аудит», 2004. – 460 с.
20. Основы нормативного регулирования бухгалтерского учета в России / под ред. и с комментариями А.С. Бакаева. – М.: Бухгалтерский учет, 2004г.
21. Основные документы бухгалтерского учета. – М.: Изд-во ПРИОР, 2004г.
22. Ревизия и контроль: Учебное пособие / М.В. Мельник, А.С. Пантелеев, А.Л. Звездин; под ред. проф. М.В. Мельник. – 3-е изд., стер. – М.: КНОРУС, 2007. – 528с.;
23. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятий: Учебник – 3-е изд., испр. – М.: Новое знание, 2003. – 696с.;
24. Сотникова Л.В. Бухгалтерская отчетность организаций. – М.: ИПБР-БИНФА, 2005. – 345с.;
25. Тепляков А.Б. «Все основные бухгалтерские проводки». Справочник для бухгалтера. Гросс-Медиа. 2006г.;
26. Учет поступления товаров от поставщиков \ Бухгалтерский учет. – 2004г.
27. Федорова Г.В. «Информационные технологии бухгалтерского учета. анализа и аудита». Учебное пособие. Издательство «Омега-Л». Москва. 2006г.;
28. Хахонова Н.Н. «Бухучет для студентов вузов». Ростов н/Д: «Феникс». 2005г.;