Учет процесса управления материалами

     Для сокращения количества первичных документов, где это целесообразно, рекомендуется  оформлять отпуск материалов непосредственно  в карточках учета материалов. В этом случае расходные документы  на отпуск запасов не оформляются, а  сама операция производится на основании  лимитных карт, выписываемых в одном  экземпляре. Лимит отпуска можно  указать и а самой карточке. Представитель цеха при получении  запасов расписывается непосредственно  в карточках учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается  кладовщик. По лимитно-заборной карте  ведется также учет запасов, не использованных в производстве (возврат). При этом какие-либо дополнительные документы  не составляются.

     Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов предназначена для учета движения запасов внутри предприятия и их отпуска подразделениям своего предприятия, расположенным за пределами его территории, а также сторонним организациям. Выписывается в двух экземплярах, в случае отпуска материалов подразделениям своего предприятия один экземпляр передается получателю, второй - складу, который затем сдается в бухгалтерию. При внутреннем перемещении накладную-требование составляет материально ответственное лицо склада (цеха), сдающего запасы. Один экземпляр служит сдающему складу (цеху) основанием для списания запасов, а второй - принимающему складу (цеху) для оприходования товарно-материальных запасов.

     В случае отпуска товарно-материальных запасов подразделениям предприятия, расположенным за пределами его  территории, или сторонним организациям накладную-требование выписывают на основе договоров, нарядов и других соответствующих  документов. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска  материалов, второй - получателю материалов.

     При отпуске материалов самовывозом  накладную-требование, подписанную  получателем, кладовщик передаст в  бухгалтерию для выписки расчетно-платежных  документов, если запасы отпущены с  последующей оплатой.

     Акт об оприходовании товарно-материальных запасов, полученных при разборке и  демонтаже зданий и сооружений составляется при оприходовании товарно-материальных запасов, полученных при разборке и  демонтаже зданий и сооружений, пригодных  для использования в производстве. Акт составляется в трех экземплярах  комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика. Первый и  второй экземпляры остаются у заказчика, третий - у подрядчика. Заказчик, в  свою очередь, первый экземпляр акта прилагает к предъявленному счету-фактуре  для оплаты подрядчику.

 Порядок  приемки, проверки и обработки  отчетов материально-ответственных  лиц о движении ТМЗ 

  Учет запасов на складе ведет материально ответственное лицо, в данном случае - кладовщик, которого назначает руководитель. Принятие ответственности за сохранность ценностей, вверенных материально-ответственному лицу, оформляется подписью на документе, по которому материалы передаются ему на хранение.

     Бухгалтерия в установленные сроки осуществляет непосредственно на складах проверку правильности записей и вывода учетных  остатков в карточках. О проведении сверки бухгалтер расписывается  в специальной графе карточки. Приемку документов, оформляющих  движение товарно-материальных запасов, бухгалтер проводит на складе на основании "Реестра приемки-передачи документов", составленного материально ответственными лицами в одном экземпляре.

     О выявленных недостатках и нарушениях в работе материально ответственных  лиц, а также о результатах  выборочных проверок и проведенном  инструктаже работник бухгалтерии  должен информировать главного бухгалтера. Поступившие от материально ответственных лиц склада документы передают на таксировку, предварительно скомплектовав их в пачки и снабдив сопроводительными ярлыками. Первые экземпляры документов используют для дальнейшей учетной обработки, а вторые - остаются в местах хранения материалов, расположенные по группам запасов и номенклатурным номерам. Их используют для справочных целей и выверки данных учета на складе и в бухгалтерии.

     После таксировки данные документов группируются по установленным на предприятии  учетным группам (металлы, лесоматериалы  и т.п.) в накопительной ведомости синтетического учета материалов, которую ведут по приходу и расходу товарно-материальных запасов. В этой ведомости по каждой группе материалов указывают в суммовом выражении остаток на начало месяца из ведомости за прошлый месяц, приход и расход материалов по группе за месяц из реестров приемки-передачи документов за текущий месяц, и находят остаток на конец месяца по каждому синтетическому счету и группе материалов. Накопительная ведомость используется для сверки данных бухгалтерского и складского учета, который ведется в карточках учета материалов и ведомости учета остатков материалов.

     Ведомость движения материалов в течение месяца хранится в бухгалтерии и используется там для получения сведений об остатках материалов. В конце месяца ведомость передается из бухгалтерии  на склад, где заведующий складом (кладовщик) проставляет в нее остатки  товарно-материальных запасов на конец  отчетного месяца, заверяя их своей  подписью. Ведомость движения материалов 1-3 числа следующего за отчетным месяца из склада возвращается в бухгалтерию  на таксировку и подсчет итогов по группам и счетам по учету товарно-материальных запасов.

В конце  месяца данные об остатках в Накопительной  ведомости синтетического учета  материалов по каждой учетной группе в суммовом выражении сверяют  с итогами по группам в ведомости  учета остатков материалов. Эти данные должны совпадать, так как записи на складе (в карточках, а затем  и в ведомости), а также в  бухгалтерии (в Накопительной ведомости  синтетического учета материалов) производились  на основании одних и тех же документов. В результате в первых числах следующего за отчетным месяца бухгалтерия будет иметь сверенные  с данными склада сведения по остаткам материалов в разрезе всех синтетических  счетов и групп товарно-материальных запасов.

     В бухгалтерии на основе накопительной  ведомости синтетического учета  материалов составляется ведомость  движения материалов, в денежном выражении. В ней показывают остатки и  движение товарно-материальных запасов  по складам или материально ответственным  лицам, а так же производят расчет среднего процента отклонений по данным об остатках и приходе материалов за месяц по фактической себестоимости  и учетным ценам. Для каждого счета подраздела 1300 «Материалы» открываются отдельные ведомости. 

     Порядок определения товарных запасов и  себестоимости реализованных ТМЗ 

     Основной  вопрос в учете товарно-материальных запасов заключается в определении  себестоимости, которая должна быть признана как актив, и оставаться таковой до момента признания  соответствующего дохода от реализации. Международный стандарт финансовой отчетности 2 «Запасы» (IAS 2. Inventories) предписывает предприятиям определять форму учета товарно-материальных запасов в системе калькуляции по прошлым затратам.

Этот  стандарт является практическим руководством в определении себестоимости  и ее последующего признания как  расхода, включая любое частичное  списание стоимости до чистой стоимости  реализации. Он также является руководством по применению формул стоимости, которые  используются для определения затрат на товарно-материальных запасов.

Сфера применения - системы учета запасов  и финансовая отчетность, основанная на данных таких систем. Стандарт жестко устанавливает методику переноса косвенных  производственных затрат на стоимость  готовой продукции, пересекаясь  с областью производственного управленческого  учета. Стандарт устанавливает требования к ежегодной процедуре инвентаризации и переоценки запасов. 
 
 

   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 3 УЧЕТ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ МАТЕРИАЛАМИ 

     3.1 Учет процесса управления материалами 

     Основной  задачей руководства и сотрудников  служб снабжения, плановой и финансовой служб является эффективное управление движением материальных и финансовых ресурсов — управление процессами снабжения и сбыта, запасами и  оборотными средствами, вложенными в  эти запасы. Эти службы должны своевременно выявлять излишние запасы материальных ресурсов с целью определения  возможности их реализации и предупреждать  о наличии и появлении дефицитных позиций по товарно-материальным ценностям  на предприятии, которые грозят нарушить бесперебойность организации процесса производства.

     Грамотное управление способствует увеличению оборачиваемости  запасов, снижению уровня неликвидов, позволяет освободить денежные средства. Чем крупнее предприятие, чем большим объемом ресурсов приходится управлять, тем более заметны сложности в организации материально-технического снабжения, тем важнее проведение работ по оптимизации процесса управления МТР. Регламентировать процесс управления запасами можно с помощью разработки и внедрения в компании «Положения об управлении материально-техническими ресурсами».

     Процесс этот необходимо рассматривать в  комплексе, ведь управления запасами —  это планирование, осуществление  закупок, учет запасов, управление группами запасов, обеспечение процесса управления запасами.

     Универсальных рецептов написания Положения об управлении МТР, пожалуй, не существует, каждая отрасль, каждое предприятие  имеет свою специфику. С учетом личного  опыта разработки и внедрения  Положения на среднем, по российским меркам предприятии, рекомендую при  написании Положения придерживаться в общем виде следующего плана:

Планирование  МТР 

1) Планирование  бюджета МТР

2) Планирование  закупок МТР 

Осуществление закупок МТР 

1) Централизованные  поставки

2) Поставки  по прямым договорам

3) Организация  тендерных закупок

4) Поставки  по договорам лизинга 

Учет  МТР 

1) Прием  и отпуск МТР

2) Классификация  и оценка запасов 

Управление  группами материальных запасов 

1) Текущий  запас

2) Страховой  запас

3) Транспортный  запас

4) Технологический  запас

5) Подготовительный  запас

6) Неликвидные  запасы

7) АВС  и XYZ-анализ 

Обеспечение процесса управления материальными  запасами

1) Отчетность

2) Программное  обеспечение

3) Обеспечение  безопасности

4) Подготовка  кадров  

В общем  случае в процессе управления материальными  запасами участвуют:

Руководство предприятия — генеральный директор, заместитель генерального директора  по вопросам снабжения;

Отдел материально-технического снабжения  Аппарата управления (ОМТС);

Производственные  отделы и службы компании;

Управление  материального снабжения — специализированное подразделение компании;

Финансово-экономическая  служба;

Бухгалтерия.

1. Планирование  МТР 

Первая  глава Положения посвящена планированию процесса приобретения запасов —  планирование бюджета (денежные показатели) и планирование закупок (натуральные  показатели). 
 
 

      Рис. 1. Планирование бюджета МТР  

1.1. Планирование  бюджета МТР  

Основой бюджета поставок материально-технических  ресурсов являются производственная программа, программа капитального ремонта  и программа инвестиций компании (далее — Программы) (рис. 1.) Срок формирования бюджета МТР — август-сентябрь года, предшествующего году планирования.