Учет процесса управления материалами

А) Производственные единицы (цеха, филиалы) и производственные отделы Аппарата управления, на основании  Программ формируют бюджет закупок  МТР и передают его в отдел  материально-технического снабжения (ОМТС).  

Б) Отдел  МТС согласовывает с планово-экономическим  отделом лимитов затрат на приобретение МТР, при необходимости проводит корректировку.  

В) Отдел  МТС передает согласованные показатели бюджета и Программы в Управление материального снабжения.  

На основании  сформированных лимитов затрат на МТР, с учетом имеющихся остатков МТР  на складах, формируется план поставок.  

Отдел МТС совместно с Управлением  материального снабжения формирует  помесячный план финансирования МТР  и оборудования, исходя из сроков поставки и изготовления. При формировании плана финансирования учитывается  состояние расчетов с контрагентами  и ожидаемая дебиторская и  кредиторская задолженности.  

При возникновении  необходимости корректировки бюджета  руководитель дает указание директору  Управления материального снабжения  для внесения соответствующих поправок. Управление материального снабжения  направляет в финансовый отдел на согласование изменения в план финансирования МТР. После рассмотрения финансовый отдел направляет в УМС и ОМТС откорректированный план финансирования.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.2. Планирование  закупок МТР 

Рис. 2. Планирование поставок МТР  

С целью  формирования плана поставок МТР  осуществляется заявочная кампания, которая проводится в один или  два этапа в срок до ноября года, предшествующего срокам поставки по следующему алгоритму:  

А) Отдел  МТС, согласно финансовому плану, предоставляет  в Управление материального снабжения  контрольные цифры в денежном выражении по затратам на материальные ресурсы, а также доводит их до производственных единиц Общества.  

Б) Производственные единицы предоставляют:  

– в  производственные отделы Аппарата Управления — пообъектные и сводные ведомости  потребности в МТР и оборудовании;  

– в  Управление материального снабжения  — согласованные с производственными  отделами Общества ведомости потребности  в МТР и оборудовании.  

В) В  случае отклонения от плановых показателей  в сторону увеличения, начальники производственных отделов производят корректировку плана поставок, основываясь  на выполнении Программ Общества, выделяя  приоритетные виды работ.  

Г) Начальники производственных отделов Администрации  производят проверку содержания заявок филиалов на предмет исключения из них технически или морально устаревших наименований МТР и предоставляют  в Управление материального снабжения:  

– сводные  потребности МТР по всем направлениям расхода;  

– распределение  заявленных МТР в разрезе производственных единиц Общества.  

Д) Управление материального снабжения, на основании  предоставленных документов, составляет предварительный план поставок МТР  в номенклатурном и стоимостном  выражении и производит сверку с  доведенными плановыми показателями. После согласования и корректировки  передает предварительный план поставок МТР в ОМТС.  

Е) ОМТС проверяет предварительный план поставок МТР на соответствие финансовому  плану и утверждает предварительный  план поставок у генерального директора  Общества.  

Ж) План поставок МТР с разбивкой по направлениям деятельности и помесячным срокам поставки, с указанием номенклатуры, доводится  до производственных единиц Общества.

2. Осуществление  закупок МТР 

 Централизованные  поставки 

     В некоторых компаниях, являющихся частью холдингов или вертикально-интегрированных  структур, существенная доля закупок  материальных ресурсов производится централизованно  через материнскую компанию. В  таком случае в данной главе необходимо регламентировать взаимодействие с  вышестоящей организацией по вопросу  приобретения МТР.  

Поставки  по прямым договорам 

     Каждая  компания в процессе производственной деятельности имеет дело с десятками  и сотнями контрагентов, осуществляющих компании поставки материальных запасов. Необходимо описать весь спектр вопросов, касающихся приобретения МТР по прямым договорам с контрагентами: поиск  контрагентов, порядок заключения договоров, осуществления оплаты, сверки денежных расчетов и т.д.

     Организация тендерных закупок 

Тендерные закупки являются обязательными  только для госструктур, но находят  все большее применение и в  коммерческих компаниях.  

Организация тендеров позволяет обеспечить:

выбор наиболее предпочтительных условий  размещения заказов при возможной  минимизации цены;

объективность и беспристрастность процедур и  достижения открытости процесса размещения заказов на товары, работы, услуги.  

Организация тендерных поставок основана на общепринятых правилах, сложившихся в мировой  практике в сфере закупок. Применяются  следующие формы торгов:

открытый  конкурс;

закрытый  конкурс;

двухэтапный конкурс;

запрос  котировок;

запрос  предложений;

размещение  заказов у единственного поставщика (на внеконкурсной основе).  

Наиболее  предпочтительным способом закупок  является проведение открытого конкурса.  

Размещение  заказов на тендерной основе —  пожалуй, тема отдельной статьи или  отдельного регламента.  

Поставки  по договорам лизинга  

     Финансовый  лизинг является современным распространенным инструментом, позволяющим предприятию  приобретать оборудование на заемные  средства, проводя ускоренную амортизацию  и экономя при этом на налогах. При этом приобретение в лизинг —  процедура специфичная, учитывая взаимодействие лизингополучателя с несколькими  организациями — банком, лизингодателем, поставщиком оборудования. В вопросе  приобретения по лизингу необходимо четкое взаимодействие служб компании — финансистов, бухгалтерии, отдела МТС, производственных отделов. Если вы планируете приобретать оборудование в лизинг, имеет смысл посвятить  поставкам по договорам лизинга  отдельную главу Положения.