Учет расчетов с подотчетными лицами

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Актив		Пассив
01 «Основные  средства»	1800000	02 «Амортизация  основных средств»	15000
10-5 «Запасные  части»	371600	60 «Расчеты  с поставщиками и подрядчиками»	1080000
15 «Заготовление  и приобретение материальных  ценностей»	25000	69 «Расчеты  по соц. страхованию и обеспечению»	20000
16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»	59200
20  «Основное производство»	146200	70 «Расчеты  с персоналом по оплате труда»	77800
51 «Расчетный  счет»	790800	80 «Уставной  капитал»	2000000
62 «Расчеты  с покупателями и заказчиками»	802400	90 «Продажи»	802400
Баланс	3995200		3995200

 

 

 

Бухгалтерский баланс на 1мая:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Теоретическая часть работы

 

Учет  расчетов с подотчетными лицами

 

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации, в частности, на административно-хозяйственные, командировочные расходы и т. п. Такие работники называются подотчётными лицами. Для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия  по суммам, выданным им под отчёт, в  бухгалтерском учёте используется счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой  выдаче конкретного подотчётного лица.

Согласно Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности предприятий счёт 71 предназначен для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным под отчёт на административно-хозяйственные и операционные расходы, а также на служебные командировки. Круг подотчётных лиц на предприятии должен быть ограничен разумными пределами и утверждён распорядительным документом по предприятию.

При применении на предприятии журнально-ордерной формы учёта могут быть использованы следующие источники информации:

• бухгалтерский баланс;
• журнал-ордер №7 (или журнал-ордер №14 – при шестнадцати ордерной системе);
• аналитическая ведомость по счёту 71;
• материалы инвентаризации расчётов;
• первичные документы.

Счёт 71 -  активно-пассивный, дебетовое сальдо отражает сумму задолженности подотчётных  лиц предприятию, а кредитовое сальдо – сумму невозмещённого перерасхода. По дебету счёта записываются суммы возмещённого перерасхода и вновь выданные под отчёт на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчётам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

 

Учёт расчётов с подотчётными лицами по суммам, выданным  на административно-хозяйственные  расходы

 

Административно-хозяйственные расходы  – это непроизводственные накладные  расходы, связанные с содержанием  административных служб и управлением  предприятием в целом.

К административно-хозяйственным  расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные  расходы, приобретение материалов по мелкому  опту в розничной торговле, закупки  сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

Выдача наличных денежных средств  сотрудникам из кассы организации  в данном случае может производиться:

• либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;
• либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

В учёте выдача наличных денежных средств под отчёт, а также  возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются проводкой:

Дебет 71 Кредит 50(51) – на выданную сумму

соответственно при получении  работником наличных денег из кассы  предприятия или из кассы банка.

Руководитель предприятия своим  приказом должен установить размеры  подотчётных сумм и сроки, на которые  они выдаются.

Лица, получившие наличные деньги под  отчёт, обязаны не позднее трёх (десяти в отдельных случаях) дней по окончании  срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных  суммах и произвести по ним окончательный  расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток  должен быть внесён сотрудником в  кассу организации.

Нарушение сроков, равно как и  отсутствие у предприятия документации, подтверждающей те или иные сроки  отчета (приказы, распоряжения и др.), приводят к ситуации, которая в  настоящий момент законодательно не урегулирована.

Выдача наличных денежных средств  под отчёт производится при условии  полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу.

Порядок списания командировочных  расходов, документальное оформление командировочных расходов

 

Работник предприятия в течение  трех дней после возвращения из командировки обязан предоставить в бухгалтерию  предприятия отчет о действительно  израсходованных суммах с приложением  оправдательных документов – авансовый  отчет 

В качестве оправдательных документов при этом могут выступать:

• командировочное удостоверение, подтверждающее прибытие и выбытие командированного, служащее основание для списания суточных из подотчета;
• счета гостиниц, необходимые для обоснования расходов на найм жилья;
• проездные документы с приложением квитанций за пользование в поездах постельными принадлежностями, требующиеся для списания из подотчета  подотчетных сумм, выданных для оплаты проезда к месту служебной командировки и обратно;
• документы на произведенные дополнительные расходы (счета за телефонные разговоры, расчетные документы на приобретенные материальные ценности, потребленные работы, услуги и т.д.)  

По возвращении  из командировки с работника, кроме  авансового отчета, следует получить также и краткий отчет о  проделанной работе. К отчету прилагаются  документы, подтверждающие результаты командировки. К таким документам могут относиться,  в первую очередь, подписанный сторонами контракт, протокол о намерениях, акт выполнения тех или иных работ, сертификат (удостоверение) об участии в выставках, конференциях и т.п. на отчете о проделанной в командировке работе  руководитель предприятия ставит резолюцию о её соответствии целям командировки, а на авансовом отчете о командировочных расходах – свою подпись,  подтверждая тем самым их целесообразность.

Указать цель командировки важно, так как  в соответствии с п.2 «и» Положения  «О составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость…», утвержденного  постановлением правительства РФ от 05.08.92г. № 552, в себестоимость продукции  включаются затраты только на командировки, связанные с производственной деятельностью.

В некоторых  случаях отнесение командировочных  расходов на затраты определено целью  командировки.

Расходы по участию в технической конференции  могут быть отнесены на себестоимость  продукции, если результат такого участия  связан с совершенствованием производственного  процесса. Обоснование правомерности  расходов находится в компетенции  предприятия.

Участие в выставках для коммерческих предприятий является разновидностью рекламных расходов, которые относятся  на себестоимость в пределах установленных  норм, поэтому  командировочные расходы  могут быть признаны как расходы, связанные с производственной необходимостью.

Возмещение  командировочных расходов по обучению сотрудников с отнесением их на себестоимость  зависит от разновидности обучения. В целом необходимо различать  обучение, предполагающее получение  знаний, и обучение, целью которого является подтверждение знаний. Если расходы были произведены в рамках заключения договора с высшим учебным заведением о подготовке специалиста (при условии, что данное учебное  заведение имеет лицензию на образовательную деятельность, расходы по обучению рассматриваются как расходы на подготовку и переподготовку кадров (профессиональная подготовка, повышение квалификации) в соответствии со ст. 184 КЗоТ РФ с включением по норме затрат на обучение в себестоимость продукции. Соответственно и командировочные расходы по такому обучению относятся на затраты.

Если  предприятие оплачивает обучение сотрудника на курсах, не соответствующих профилю  работы (например, курсы английского  языка), то эти    затраты относятся  на счет 88 (соответственно и командировочные  расходы). Практически такие расходы  никогда не признаются налоговыми органами как производственные.

Сумма возмещения командировочных расходов, связанных  с направлением работников на участие  в бизнес – семинарах, семинарах  по бухгалтерскому учету включается в себестоимость продукции только в том случае, если семинар организуется по проблемным вопросам и по своему содержанию является консультационным. В этом случае такие расходы можно  рассматривать как консультационные услуги сторонней организации и  соответственно производить списание расходов по семинару и командировочным  расходам на себестоимость продукции (работ, услуг).

После получения  авансового отчета с приложенными к  нему оправдательными  документами  бухгалтер после сверки арифметических подсчетов с указанными в оправдательных документах цифрами с помощью  бухгалтерских проводок фиксирует  направление списания данных сумм из подотчета.

Израсходованные  фактически подотчетными лицами средства на командировки, отраженные в оправдательных документах, проводятся по кредиту  счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с  различными счетами в зависимости  от характера произведенных расходов.

Таким образом, бухгалтер производит необходимые  расчеты, формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения  их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие  графы лицевой стороны авансового отчета.

После проверки бухгалтером авансового отчета и  определения суммы к учету  руководитель утверждает эту сумму, и она  проводится в аналитическом  учете счета 71, чем списывается  задолженность с конкретного  работника. Перерасход или остаток  при этом проводятся через кассу  с оформлением расходного или  приходного ордера.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, отражаются по дебету счета 84 (согласно действующему Плану счетов) проводкой:

Дебет 84  «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

В дальнейшем эти суммы списываются со счета 84 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут  быть удержаны из заработной платы работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда удержания не могут быть произведены).

Учет НДС с командировочных  расходов

 

Согласно  п.19 Инструкции ГНС РФ «О порядке  исчисления и уплаты налога на добавленную  стоимость» от 11.10.95. № 39 (с учетом изменений  и дополнений) суммы налога на добавленную  стоимость, оплаченные по расходам, связанным  с затратами на командировки (расходами  по проезду к месту служебной  командировки и обратно, включая  затраты за пользование в поездах  служебными принадлежностями, а также  расходами по найму жилого помещения), относимым на  себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, установленных законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах, а сверх нормы – налог возмещению из бюджета не подлежит, а относится за счет прибыли, остающейся в распоряжении  организации (предприятия).

В соответствии с вышеуказанным пунктом Инструкции  суммы НДС, не выделенные отдельной  строкой в документах, обосновывающих произведенные в командировке расходы (оплата проезда, найма жилья, пользования  в поездах постельными принадлежностями), определяются по расчетной ставке  (16,67 %) от суммы затрат, относимых  на себестоимость производимой продукции  в пределах норм, установленных законодательством.