Учет расчетов с подотчетными лицами

Авансовый отчет составляется в  одном экземпляре подотчетным лицом  и работником бухгалтерии.

Проверенные бухгалтерией авансовые  отчеты утверждаются руководителем  предприятия, после чего принимается  к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным  лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому  ордеру.

На основании данных утвержденного  авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Таким образом, к итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением  командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции  к приходным кассовым ордерам) и  отчет о результатах командировки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Аналитический и синтетический учет

 

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе субсчетов:

71.1 «Расчеты с подотчетными лицами  в рублях»;

71.11 «Расчеты с подотчетными  лицами в валюте». В 2006 и  2007 гг. данный субсчет не использовался,  так сотрудники не были направлены  в командировки за рубеж. 

Счет 71 - активно-пассивный, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных  лиц предприятию или сумму  возмещенного перерасхода и вновь  выданные под отчет на основании  расходных кассовых ордеров, по кредиту  – суммы, использованные согласно авансовым  отчетам и сданные в кассу  по приходным кассовым ордерам.

 

Таблица 1

Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

По дебету	По кредиту
Сальдо начальное по счету 71 –  это остаток долга подотчетного лица на начало периода	Сальдо начальное – это остаток  долга подотчетному лицу на начало периода
Оборот по дебету – выдача денег  подотчетному лицу	Оборот по кредиту – списание денег с подотчетного лица
Сальдо дебетовое на конец периода  – это остаток долга подотчетного лица на конец периода	Сальдо кредитовое на конец периода  – это остаток долга подотчетному лицу на конец периода

 

Для получения информации о наличии  и движении средств предприятия, выданных под отчет или возвращенных в кассу предприятия, не только по счетам, но и в более детальных разрезах, предназначено ведение аналитического учета. Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Для обозначения объектов (подотчетные лица) аналитического учета в 1С: Бухгалтерии используется термин субконто. Наличие субконто позволяет более детально раскрыть информацию о расчетах с подотчетными лицами.

В Михайловском ДРСУ филиала ОАО «Рязаньавтодор» счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетом: Дебет 71 Кредит 50 «Касса» - выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы; возмещены сотруднику затраты, превышающие сумму денежных средств, выданных из кассы.

Счет 71 кредитуется в корреспонденции  со счетами:

Дебет 10,41,08,07 Кредит 71 – оприходовано имущество, приобретенное подотчетным  лицом.

Дебет 20,25,26 Кредит 71 – списаны расходы  по командировке, необходимые для  нужд производства.

Дебет 91-2 Кредит 71 – затраты подотчетного лица непроизводственного характера  учтены в составе прочих расходов; Дебет 91-2 Кредит 71 – списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Дебет 28 Кредит 71 – списаны расходы  по командировке, связанной с возвратом  и транспортировкой бракованной  продукции.

Дебет 19 Кредит 71 – учтена сумма  НДС по расходам подотчетных лиц; Дебет 68 Кредит 19 – произведен налоговый  вычет.

Дебет 44 Кредит 71 – списаны расходы  по командировке, связанной с продажей готовой продукции (товаров).

Дебет 94 Кредит 71 – отражена сумма  недостачи по вовремя невозвращенному  авансу; Дебет 70 Кредит 94 – удержана сумма неизрасходованного аванса из зарплаты сотрудника.

Дебет 50 Кредит 71 - оприходованы денежные средства, неизрасходованные сотрудником  и возвращенные в кассу организации.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер  №7 – комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический  учет. В нем каждой выданной под  отчет сумме отводится одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в  погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены  на той же строке.

Используемая программа, позволяет  детализировать журнал-ордер по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  в разрезе каждой проводки, каждой операции, отдельного подотчетного лица, отдельной даты.

На основании разнесенных расходных  кассовых ордеров на суммы, выданные под отчет, авансовых отчетов  – на израсходованные суммы; новых  приходных или расходных кассовых ордеров – на расхождения в  суммах, полученных и израсходованных, программа позволяет сформировать стандартные отчеты, содержащие итоговые и детальные сведения о состоянии  расчетов с подотчетными лицами.

Стандартный отчет Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо) за выбранный период, детализированный по подотчетным лицам, содержащий информацию по оборотам с корреспондирующими счетами. Используется для получения сводной информации по расчетам с подотчетными лицами.

Ежемесячно итоги из журнала-ордера №7 переносятся в Главную книгу: дебетовые обороты – по корреспондирующим  счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной книги переносятся  в баланс. В бухгалтерском балансе  дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетниками учитывают по строке 246, а кредиторскую – по строке 628.

Чаще всего через подотчетных  лиц приобретается оборудование. Это связано с тем, что есть возможность осмотра технического состояния приобретаемого оборудования.

 

Список используемой литературы.

1.  Трудовой кодекс Российской Федерации. - М.: Проспект, 2010. - 207 с.

2.  Налоговый кодекс Российской Федерации. Части первая и вторая. - М.: Проспект, 2010. - 735 с.

 

3.  Гражданский кодекс Российской Федерации. - М.: Проспект, 2010. - 325 с.

4.  Об особенностях направления работников в служебные коман-дировки: Положение утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. № 749

5. Постановление Правительства  РФ от 01.12.93г. №1261 " О размере  и порядке выплаты суточных  при краткосрочных командировках  на территорию иностранных государств" (в ред.02.08.2006).

12. Аудит: Учебник для вузов  / Под.ред. проф. В.И.Подольского. – М.:Аудит, ЮНИТИ,2006г.

13. Бакина, С.И. Расчеты с подотчетными лицами: оформление, учет и налогообложение наличных расходов: Учеб. пособие / С.И. Бакина. - М.: Юстицинформ, 2005. - 80 с.

15. Белов, А.А. Бухгалтерский учет. Теория и практика: Учебник/ А.А.  Белов, А.Н. Белов. – М.: Изд-во  Эксмо, 2005. – 624 с.

16. Богаченко, В. М. Бухгалтерский учет. Учебник/ В. М. Богаченко, Н.А. Кириллова – Изд. 8-е, перераб. и доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2006. – 480с.

20. Бычкова, С.М. Аудит для руководителей  и бухгалтеров: Учеб,  пособие  / С.М. Бычкова. - СП6.: Питер, 2005. - 384 с.

22. Захарова Н.А. Учет представительских расходов в бюджетных учреждениях // Бухгалтерский учет.-2007.-№3.-с.43-44

24. Кислов Д.В. Расчеты с подотчетными лицами. - М.: Вершина, 2008. - 104 с.

25. Кожинов, В. Я. Бухгалтерский учет. Учебник – 6-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательство «Экзамен», 2006. -815 с.

28. Лытнева, Н.А. Бухгалтерский учет. Учебник / Н.А. Лытнева, Л.И. Малявкина, Т.В. Федорова – М.: ФОРУМ: ИНФРА – М, 2006.-490 с.

31. Погодина Г.В. Командировка: Оформление, возмещение расходов, налогообложение. - М.: СУИ, 2008. - 126 с.

34. Слуцкая, Е.А. Учет расходов  на зарубежные командировки: / Е.А.  Слуцкая // Бухгалтерский учет, 2006. - 117. - С.24- 28.

37. Толмачев И.А. Командировочные расходы: особенности офор-мления, учета и налогообложения. - (2-е издание, переработанное и дополненное). - М.: ГроссМедиа: РОСБУХ, 2008 г. - 332 с.

38. Тумасян Р.З. Бухгалтерский  учет. Учебно-практическое пособие. - М.: Омега-Л, 2010. - 882 с.

39.  Шишкоедова Н.Н. Учет расчетов с персоналом: Расчеты с подотчетными лицами и расчеты по прочим операциям. - М.: Вершина, 2009. - 192 с.