Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

Дебет 60 Кредит 66 "Краткосрочные займы". За предоставленные  краткосрочные займы предприятие  выплачивает банку-кредитору проценты, которые относятся на счета издержек производства или обращения.

При получении  от поставщика материальных ценностей  делается запись по кредиту счета 60:

Дебет 08 (10, 41,...) Кредит 60 – отражена задолженность  перед поставщиком материальных ценностей.

Эту проводку отражают, когда право собственности на эти ценности перешло организации.

Если принимается  выполненная работа (оказанные услуги), задолженность перед подрядчиком  отражается так:

Дебет 20 (26, 44,...) Кредит 60 – отражена задолженность  перед подрядчиком по выполненным  работам, оказанным услугам.

Если поставщик (подрядчик) является плательщиком НДС, то отражается и сумма налога:

Дебет 19 Кредит 60 – учтен НДС, подлежащий уплате поставщику;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19 –  НДС принят к вычету.

Эти записи делаются на основании полученного от поставщика (подрядчика) счета-фактуры, в котором выделена сумма НДС.

Погашение задолженности  перед поставщиком (подрядчиком) отражается по дебету счета 60.

При перечислении поставщику товаров денежных средств  делается проводка:

Дебет 60 Кредит 50 (51, 52,...) – перечислены деньги поставщику (подрядчику).

Если в счет предстоящей поставки материальных ценностей (работ, услуг) ООО «Элеком» перечислила поставщику аванс, то открывается к счету 60 отдельный субсчет "Расчеты по авансам выданным".

Выданный аванс  отразится:

Дебет 60 субсчет "Расчеты по авансам выданным" Кредит 50 (51, 52,...) выдан аванс поставщику (подрядчику).

При поступлении  материальных ценностей (приемке выполненных  работ, оказанных услуг), в счет которых  был перечислен аванс, делается проводка:

Дебет 08 (10, 20, 26, 41,...) Кредит 60 – оприходованы материальные ценности (работы, услуги), в счет оплаты которых был перечислен аванс.

Одновременно  отражается НДС по оприходованным материальным ценностям (работам, услугам):

Дебет 19 Кредит 60 – учтена сумма НДС на основании  счета-фактуры поставщика (подрядчика);

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19 – НДС по материальным ценностям (работам, услугам) принят к вычету.

Затем делается проводку по зачету аванса:

Дебет 60 Кредит 60 субсчет "Расчеты по авансам  выданным" – зачтен аванс.

Для осуществления  надлежащего контроля за исполнением обязательств при расчетах с поставщиками и подрядчиками регулярно проводится инвентаризация задолженности, путем составления соответствующих актов сверок, после подписания документов сверки в бухгалтерской отчетности на основании этого акта формируется дебиторская (в случае уплаты авансовых платежей) или кредиторская задолженность.

Однако не всегда при инвентаризации расчетов выявляется реальная задолженность предприятия.

Так, задолженность  организации перед поставщиками, с которыми имелись отношения в прошлых отчетных периодах не удается найти, либо по другим причинам нет возможности провести инвентаризацию расчетов учитывается по счету 60-1 как кредиторская задолженность, несмотря на то, что срок исковой давности по этой задолженности уже прошел и ее следует списать на финансовый результат.

Если отгрузка ТМЦ происходит вне территории организации, то на получателя груза (представителя  организации-экспедитора) оформляется  доверенность, в которой указываются  реквизиты получателя, перечень ТМЦ, которые необходимо получить и сроки действия доверенности. Выданная доверенность фиксируется в специальном журнале по учету доверенностей.

Если ТМЦ  не получены по каким-либо причинам, то доверенность возвращается в бухгалтерию.

Все первичные  документы по учету расчетов оформляются и проводятся в бухгалтерском учете надлежащим образом, после чего передаются в архив, где хранятся 5 лет.

Минусом системы  контроля является отсутствие графика  документооборота, из которого можно  было бы проследить цепочку исполнителей, ответственных за оформление и проведение документа от составления документа и до сдачи его в архив.

Контроль за расчетами сводится к отслеживанию дебиторской и кредиторской задолженности.

Для имущественного и финансового положения организации  характерно наличие у нее кредиторской и дебиторской задолженности. От правильного учета кредиторской и дебиторской задолженности зависит структура активов и пассивов баланса организации, а также определение прибыли, подлежащей налогообложению.

Для осуществления надлежащего контроля за исполнением обязательств при расчетах с поставщиками и подрядчиками регулярно проводится инвентаризация задолженности, путем составления соответствующих актов сверок, после подписания документов сверки в бухгалтерской отчетности на основании этого акта формируется дебиторская (в случае уплаты авансовых платежей) или кредиторская задолженность.

В ООО «Элеком» инвентаризация расчетов проводится один раз в год перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Сверка расчетов происходила с участием аудитора следующим образом.

Запрашиваются отчетные данные по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками у  бухгалтера, осуществляющего учет и  надлежащий контроль за правильностью  отражения на счетах бухгалтерского учета соответствующих операций;

Затем на основе запрошенных данных был сформирован  сводный регистр, который показал  реальную задолженность по счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», затем акт сверки расчетов был направлен на согласование с конкретными контрагентами;

После согласования и подписания актов сверок обеими сторонами сумма задолженности  была в полном объеме разнесена по соответствующим статьям бухгалтерского баланса.

При осуществлении  данных операций нарушений выявлено не было.

После инвентаризации инвентаризационные описи и акты сверки расчетов хранятся в архиве бухгалтерии в течение 5 лет.

При инвентаризации первичных документов по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками были обнаружены следующие нарушения:

Таким образом, при принятии данных документов к  учету возникает большой риск того, что первичная документация может быть не признана в качестве подтверждающей, если будут какие-либо сомнения в правильности оформления документов;

В учетной политике ООО «Элеком» предусмотрено, что при инвентаризации расчетов приказом директора по организации в обязательном порядке должна создаваться инвентаризационная комиссия в составе 3 человек: директор, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера.

При использовании в расчетах с поставщиками и подрядчиками векселей бухгалтером по учету расчетов делаются следующие бухгалтерские записи: дебетуются счета по учету товаров и материалов (10 или 41), дебетуются счета по учету расчетов (60 и 76 соответственно), далее дебетуется счет 19 и кредитуется соответственно счета 60 и 76, что полностью соответствует правилам ведения бухгалтерского учета и учетной политике на предприятии. По данному разделу замечаний выявлено не было.

По результатам  инвентаризации, в целях достоверности учетных и отчетных данных, а также для осуществления надлежащего контроля по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками рекомендуется:

Разработать и  утвердить в учетной политике формы первичной учетной документации на основе типовых форм, содержащихся в альбомах форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом России;

Приказом руководителя по организации утвердить постоянно  действующую инвентаризационную комиссию в составе председателя и двух членов комиссии (руководителя, главного бухгалтера и заместителя главного бухгалтера соответственно).

Для учёта расчётов с поставщиками применяют журнал-ордер  формы №6 и «Реестр операций по расчётам с поставщиками и подрядчиками»  формы №6.

Журнал-ордер  №6 открывается на квартал, полугодие  или год с использованием вкладных листов. На данном предприятии при значительном количестве расчётных операций необходимые данные по отдельным поставщикам предварительно накапливаются в Реестре операций по расчётам с поставщиками, открываемом на тот же период, что и журнал – ордер, на каждого поставщика.

В реестрах журнально-ордерной формы учёт расчётов с поставщиками ведут позиционным способом по каждому  документу.

Учёт расчётов в целом в разрезе поставщиков  с отражением движения и выявления  остатка ведут только в случаях, когда эти расчёты осуществляются в порядке плановых платежей. Независимо от величины суммы по расчётному документу и формы расчётов (аккредитивы, инкассо, плановые платежи), все расчёты за отгруженные поставщиками материальные ценности, должны найти отражение на счёте 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками». Если к моменту поступления ценностей и товаров на склад получателя или оформления приёмки работ, расчётные документы уже оплачены, то в этих случаях записи также должны производиться в корреспонденции со счётом 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками».

Записи по Кредиту  счёта 60 «Расчёты с поставщиками и  подрядчиками» (левая сторона журнала-ордера) производятся по графам в корреспонденции  с дебетуемыми счетами по учёту  материальных ценностей, затрат на производство, капитальных вложений. При этом по отдельным графам отражаются суммы налога на добавленную стоимость.

Правая сторона  журнала-ордера предназначена для  отражений операций по Дебету счёта 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками», то есть записей об оплате поставщикам, за поставленные материальные ценности и товары, выполненные работы и услуги. При записях по Дебету счёта указываются кредитуемые счета (счета по учёту денежных средств).

В случае продления  срока погашения соответствующих обязательств, эти суммы записываются в отдельные графы в конце журнала-ордера. Отдельные графы в журнале-ордере выделены для записи даты совершения операций, номеров документов, наименований поставщиков, а также сальдо на начало и конец месяца.

 

2.3 Автоматизация учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

Бухгалтерский учет на предприятии «Элеком» ООО  на сегодняшний момент ведется с  использованием средств вычислительной техники на базе программного комплекса  «1С: Предприятие 8.0 ». Бухгалтер использует конфигурацию: «1С Бухгалтерия». Это универсальная бухгалтерская программа, ориентированная на обычного бухгалтера, обладающего азами компьютерной грамоты. Программа настраивается на особенности бухгалтерского учета на предприятии, на изменения в законодательстве и формах отчетности. Подобные изменения могут осуществляться самим пользователем.

Расчеты с поставщиками и подрядчиками

Для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками на предприятии «Элеком» ООО в конфигурации «1С: Бухгалтерии» используются следующие объекты:

К счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  открыты следующие субсчета:

60.1 «Расчеты  с поставщиками и подрядчиками (в рублях)»;

60.2 «Расчеты  по авансам выданным (в рублях)»;

60.3 «Векселя  выданные».

60.6 «Расчеты  с поставщиками в у.е» (то есть когда оплата осуществляется в рублях, а счета регистрируются в валюте).

60.7 «Авансы,  выданные в у.е.»

60.11 «Расчеты  с поставщиками и подрядчиками (в валюте)»;

60.22 «Расчеты  по авансам выданным (в валюте)»;

Аналитический учет по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» построен в двух измерениях:  «Контрагенты» типа справочник «Контрагенты» и «Договоры» типа справочник «Договоры». Справочник «Договоры» подчинен справочнику «Контрагенты». Это означает, что каждое основание расчетов не существует само по себе, а связано с конкретным поставщиком или подрядчиком.

Аналитический учет по счету 60 «Расчеты с поставщиками»  ведется по каждому предъявленному счету, а расчетов в порядке плановых платежей - по каждому поставщику и  подрядчику. Такая модель позволяет дополнительно получить информацию о контрагентах, от которых получены счета, непосредственно из стандартных отчетов, например «Оборотно-сальдовой ведомости по счету».

НДС, предъявляемый  поставщиком к оплате

В 1С: Бухгалтерии  реализована следующая технологии учета сумм «входного» НДС:

1. По счету 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» ведется аналитический учет по субконто «Счета-фактуры полученные» типа «документ неопределенного вида».
2. Записи по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» производятся при проведении документов типовой конфигурации, отражающих поступление в организацию расчетных документов, или документа типовой конфигурации «Регистрация счета-фактуры поставщика». Ссылка на счет-фактуру (документ вида «Счет-фактура полученный») является обязательным реквизитом этих документов.
3. Во избежание дублирования проводок в документах типовой конфигурации, предусматривающих при проведении выделение сумм «входного» НДС, вводится реквизит-переключатель «Счет-фактура поставщиком не предъявлен».
4. Документ «Счет-фактура полученный» имеет универсальный характер. Он предназначен для регистрации как счетов-фактур поставщика, так и иных документов, в том числе бухгалтерских справок, на основании которых НДС принимается к зачету или возмещению (например, бланки строгой отчетности). Для формирования проводки используются реквизиты для информации о корреспондирующих счетах.
5. Списание сумм налога, учтенных по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость» (формирование проводок), производится документом «Запись книги покупок».