Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

1.3. Формы расчетов  между организациями.

     В соответствии со ст. 861 ч. 2 Гражданского кодекса РФ, расчеты с участием граждан, не связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, могу производиться наличными деньгами (ст. 140) без ограничения суммы  или в безналичном порядке. Расчеты  между юридическими лицами, а так  же расчеты с участием граждан, связанные  с осуществлением ими предпринимательской  деятельности, производятся в безналичной  порядке.     

Покупатели  и поставщики в расчетах между  собой могут применять следующие  формы безналичных расчетов: платежное  поручение, аккредитивами, чеками, по инкассо.      

В расчетах между ними банки не вмешиваются  в их договорные отношения.     

Расчетными  документами при осуществлении  указанных форм расчетов является: платежное поручение, аккредитивы, чеки, платежное требование, инкассовое поручение.     

К исполнению эти документы применяются банком независимо от суммы и в количестве экземпляров, необходимом для всех участников расчетов. На первом экземпляре расчетного документа должны быть подписи, как правило, руководителя, главного бухгалтера, т.е. первых двух лиц, имеющих право подписи таких документов. Допускается наличие одной записи в случае, когда руководитель организации ведет учет лично.     

При безналичной форме расчетов платежи  между участниками текущих обязательств осуществляются путем предоставления в банк платежного требования в зависимости  от того, кому принадлежат инициатива погашения долга.      

Платежное поручение выписывается в случае, когда инициатива платежа исходит  от плательщика при наличии на его расчетном счете денежных средств. Оформление платежного поручения  имеет место по таким операциям, как уплата платежей в бюджет, во внебюджетные фонды, перевод заработной платы отдельных работников на счета  Сбербанка, погашение предварительной  и последующей оплаты за ТМЦ, выполненные работы и оказанные услуги. Срок предоставления платежного поручения в банк – не позднее 10 дней с даты выписки.     

Банк  принимает платежное поручение  к оплате независимо от наличия денежных средств на счетах плательщика. При  наличие картотеки № 2 по мере поступления  денежных средств допускается частичная  оплата платежных поручений. В таких  случаях банком в качестве расчетного документа дополнительно используется платежный ордер (ф. № 0401066), а на лицевой  стороне частично оплачиваемого  платежного поручения в верхнем  правом углу делается отметка «частичная оплата». На обратной стороне данного  платежного поручения указываются  порядковый номер и дата платежного ордера, сумма остатка, заверенные работником банка.     

Расчеты по аккредитивам менее распространенная форма расчетов и применяется, как  правило, для гарантированной оплаты поставщиков их поставок.     

Аккредитивная форма расчетов есть условное денежное обязательство, принимаемое банком выполнить поручение плательщика  по погашению своего долга перед  конкретным поставщиком. Последний  должен представить в банк необходимые  документы, подтверждающие основания  для выполнения данной операции.      

Покрытые (депонированные) аккредитивы открываются  в банке эмитента за счет средств  поставщика или кредита банка  на имя конкретного поставщика.      

Поэтому аккредитивы не редко называют именными. Они переводятся банком-эмитентом  в распоряжение исполнительного  банка по месту нахождения поставщика. Исполняющий банк переводит средства аккредитива в полной сумме или  частично на счет поставщика при условии  выполнения последним обязательств в соответствии с условиями договора с плательщиком. Подтверждением этих обязательств является предоставление поставщиком в исполняющий банк необходимых документов (ТТН, сертификат и др.)     

Непокрытые (гарантированные) аккредитивы предусматривают  списание исполняющим банком, которому банком-эмитентом предоставлено  такое право, средства с ведущего у него корреспондентского счета  суммы в пределах выставленного  аккредитива. Все условия, регулирующие порядок списания денежных средств  с корреспондентского счета банка-эмитента по гарантированному аккредитиву, устанавливаются  в соглашении между банками.     

Отзывные  аккредитивы в основе своей означают возможный отзыв плательщиком, что  может быть результатом того, что  поставщик не выполняет свои обязательства  в согласованные сроки или  не в полном объеме. В последнем  случае по письменному распоряжению плательщика банк-эмитент производит частичный платеж, а оставшаяся сумма  аккредитива подлежит возврату на счет плательщика или направляется на частичное погашение кредита. Во всех таких случаях согласие на проведение подобных операций с аккредитивом со стороны поставщика не требуется. Оно  обязательно только при открытии безотказного аккредитива.     

Подтвержденный  аккредитив предусматривает безотзывного аккредитива исполняющим банком по просьбе банка-эмитента.      

Условия применения аккредитивной формы  расчетов допускают предварительный  акцепт уполномоченным лицом плательщика  выставленных счетов поставщика, который исполняет свои обязанности по месту нахождения последнего.     

Закрытие  аккредитива осуществляется исполняющим  банком при наличии одного из следующих  условий: по истечении срока действия аккредитива независимо от суммы  его наличия; досрочно по заявлению  получателя средств об отказе от дальнейшего  использования аккредитива, если это  оговорено в договоре между ним  и плательщиком; по распоряжению плательщика  о полном и частичном отзыве аккредитива.     

Неиспользованные  суммы аккредитива по истечении  срока их действия или в других случаях направляются на восстановление средств или частичное погашение  обязательств на те счета, с которых  они были взяты.     

Платежное требование – расчетный документ, предусматривающий, что инициатива в погашении платежа в данном случае исходит от поставщика. Документ выписывается в 3 экземплярах и вместе с отгрузочными документами при  реестре направляется в банк покупателя. Последний оставляет у себя отгрузочные документы и помещает в карточку № 1. Платежные требования направляются плательщику для акцепта, т.е. согласия на отплату. При согласии оплатить плательщик заверяет все экземпляры платежных требований подписями лиц, уполномоченных распоряжаться счетом, и оттиском печати и возвращает в банк.     

Первый  экземпляр служит основанием для  списания средств с расчетного счета  плательщика и после помещается в документы дня банка. Второй – направляется банку, обслуживающему поставщика, третий – вместе с отгрузочными документами возвращается плательщику  как расписка в приеме и совершении оплаты.     

Когда конкретная операция по платежу исполняется  двумя банками – поставщика и  плательщика, платежное требование выписывают в 4-х экземплярах.      

Представление на инкассо платежные требования, равно как и инкассовые поручения, при недостаточности средств  на счете плательщика оплачиваются по мере поступления денежных средств  в очередности, предусмотренной  действующим законодательством.      

Плательщик  вправе отказаться от акцепта предъявленных  к нему требований на полную или  частичную сумму.      

Основания для полного отказа от суммы платежа  следующие: продукция, выполненные  работы и оказанные услуги реально  не были заказаны; имеет место досрочное  исполнение предъявленных обязательств без его согласия; сумма предъявленных  обязательств рассчитана по ценам, не согласованным с покупателем; документально  подтверждена поставка недоброкачественной  продукции, что исключает применение ее по прямому назначению и т.п.     

Инкассовые  поручения – выписывают, как правило, налоговые, если клиент не уплачивает обязательные взносы. По решению налоговых  органов, судебных органов на основании  инкассового поручения банк списывает  средства со счета клиента. Эта форма  расчетов представляет собой банковскую операцию, посредством которой банк поставщик (банк-эмитент) за счет клиента  на основании расчетных документов осуществляет действия по получению  от плательщика платежа. Расчеты  по инкассо производятся на основании  платежных требований, оплата которых  может производиться по распоряжению плательщика (с акцептом) или без  его распоряжения (в безакцептном порядке), а так же на основании  инкассового поручения, оплата которых  производится без распоряжения плательщика (в бесспорном порядке)     

Чек – денежный документ, дающий право  банку списать денежные средства со счета чекодателя на счет предъявителя чека.  

При расчете чеками в качестве плательщика  выступает только банк, в котором  чекодатель – лицо, выписавшее чек, имеет средства, позволяющие дать распоряжение банку произвести по его  поручению платеж указанной в  ней суммы чекодателю, т.е. кредитору. Обязательными реквизитами чека, придающими ему юридическую силу, являются: наименование в тексте документа  слова «чек»; четко обозначенное поручение плательщику выплатить  определенную денежную сумму; наименование плательщика и указание счета, с  которого следует осуществить платеж; указание валюты платежа; указание даты и места составления чека; подпись  лица, выписавшего чек, - чекодателя. Форма чека с приведенными реквизитами  утверждается ЦБ РФ. При оплате индоссированного чека плательщик обязан проверить правильность индоссаментов (передаточных данных), но не подписи индоссантов. Тем самым  признается, что чековый индоссамент  возлагает ответственность за оплату чека на индоссанта.     

Лицо, оплатившее чек, имеет право потребовать  передачи ему чека с распиской  в получении платежа.      

Гарантия  платежа (аваль) по чеку в полной и  частичной сумме дается любым  лицом, кроме плательщика, путем  проставления на лицевой стороне  чека или на дополнительном листе  надписи «считать за аваль» с указанием, кем и за кого он дан. Если данной надписи на чеке нет, считается, что он дан за чекодателя.     

Отказ в оплате чека должен быть удовлетворен одним из следующих трех способов:     

- нотариусом в форме протеста  или составления акта;     

- указанием на чеке отметки  плательщика об отказе оплатить;     

- указанием на чеке даты инкассирующего  банка и отметке о том, что  чек своевременно выставлен и  не оплачен.

1.4. Документальное оформление  расчетов с поставщиками  и покупателями.

     Для учета расчетов с поставщиками и  подрядчиками используют следующие  документы (документы приведены на примере ООО «Автостиль»):

• договор купли-продажи;
• накладная, оформляемая при отгрузке товара; на ее основании производят оприходование (постановку на учет) товарно-материальных ценностей, она содержит их основные характеристики (Приложение №1);
• товарно-транспортная накладная (предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автотранспортом, унифицированная форма ТТН № 1-Т, утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78, состоит из 2-х разделов – товарного и транспортного. Первый заполняет отправитель или получатель, а второй – организация, осуществляющая доставку).
• счет — документ, выписываемый поставщиком до поставки товарно-материальных ценностей или исполнителем работ заказчику; является уведомлением, за что и в какой сумме должна быть произведена оплата (Приложение №2);
• счет-фактура — документ, выписываемый поставщиком для правильного расчета и платежа налога на добавленную стоимость (Приложение №3);
• доверенность применяется для оформления права отдельного лица выступать в качестве доверенного для получения материальных ценностей;
• акт о приемке материалов — документ, составляемый при поступлении материальных ценностей, если обнаруживается недостача или они не соответствуют требуемым качественным параметрам; является основанием для предъявления претензий к поставщику;
• коммерческий акт (составляется, если недостача произошла в пути следования).

     Счет-фактура  является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению. Он должен быть составлен в соответствии с требованиями Налогового кодекса  РФ (п. 5 ст. 169, глава 21) и постановления  Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 «Об  утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах на добавленную стоимость».