Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

            Для учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками применяют  журнал-ордер формы №6 и приложение к нему «Реестр операций по расчётам с поставщиками и подрядчиками» формы №6.

            Журнал-ордер №6 открывается  на квартал, полугодие или год  с использованием вкладных листов. В ЗАО « Победа» при значительном количестве расчётных операций необходимые  данные по отдельным поставщикам предварительно накапливаются в Реестре операций по расчётам с поставщиками, открываемом на тот же период, что и журнал – ордер, на каждого поставщика.

            В реестрах журнально-ордерной формы учёт расчётов с поставщиками ведут позиционным способом по каждому документу.

            Учёт расчётов в  целом в разрезе поставщиков (подрядчиков) с отражением движения и выявления  остатка ведут только в случаях, когда эти расчёты осуществляются в порядке плановых платежей. Независимо от величины суммы по расчётному документу и формы расчётов (аккредитивы, инкассо, плановые платежи), все расчёты за отгруженные поставщиками материальные ценности, товары и принятые от подрядчиков работы, должны найти отражение на счёте 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками». Если к моменту поступления ценностей и товаров на склад получателя или оформления приёмки работ, расчётные документы уже оплачены, то в этих случаях записи также должны производиться в корреспонденции со счётом 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками».

            Записи по Кредиту счёта 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» (левая сторона журнала-ордера) производятся по графам в корреспонденции с дебетуемыми счетами по учёту материальных ценностей, затрат на производство, капитальных вложений. При этом по отдельным графам отражаются суммы налога на добавленную стоимость.

            Правая сторона  журнала-ордера предназначена для  отражений операций по Дебету счёта 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками», то есть записей об оплате поставщикам  и подрядчикам, за поставленные материальные ценности и товары, выполненные работы и услуги. При записях по Дебету счёта указываются кредитуемые счета (счета по учёту денежных средств).

            В случае продления  срока погашения соответствующих  обязательств, эти суммы записываются в отдельные графы в конце журнала-ордера.

            Отдельные графы  в журнале-ордере выделены для записи даты совершения операций, номеров  документов, наименований поставщиков  и подрядчиков, а также сальдо на начало и конец месяца.

            Итоги левой части  журнала-ордера по окончании месяца переносится в Главную книгу, итоги правой части используются для сверки оборотов с другими журналами-ордерами. 

3.4 Учет взаимных  требований

      Если  контрагент организации является одновременно и поставщиком, и покупателем, возникает  ситуация, когда оба лица, участвующие в сделках, становятся друг перед другом одновременно кредитором по одному договору и должником - по другому. Прекращение обязательства полностью либо частично в этом случае может осуществляться путем зачета встречного требования ( взаимозачета).

      При осуществлении взаимозачета необходимо выполнить ряд обязательных условий:

1. Требования  лиц, участвующих в зачете, должны  носить встречный характер.  
2. Требования должны быть однородными, т.е. предметом обязательства должно быть имущество, определяемое родовыми признаками, в том числе денежные средства.

3. Срок  исполнения обязательств наступил, либо не указан, либо определен  моментом востребования. 

4. Законом  или договором не предусмотрено  ограничений либо запретов на  прекращение обязательства зачетом.

 Согласно  ст. 410 Гражданского кодекса Российской Федерации для осуществления взаимозачета достаточно заявления одной из сторон. По нашему мнению, во избежание спорных ситуаций сторонам целесообразно составить двусторонний документ, который будет являться основанием для проведения взаимозачета. Этими документами могут быть акт зачета взаимных требований (далее - Акт зачета), протокол о проведении зачета, соглашение о прекращении взаимных обязательств путем зачета и т.п. Установленной формы документа нет, однако можно выделить ряд требований к нему. В обязательном порядке в Акте зачета должны быть указаны стороны, участвующие в зачете, а также документы, служащие основанием для возникновения обязательств, а именно договор, счет, накладная, счет-фактура, платежное поручение и т.п.

      Следует определить сумму и первичные  документы, по которым обязательства  прекращаются путем зачета встречных  требований, а также косвенные  налоги, указанные в первичных  документах и являющиеся составляющей суммы взаимозачета.

        3.5  Учет расчетов по претензиям

      В процессе финансово-хозяйственной  деятельности  ЗАО « Победа»  не редко сталкивается с невыполнением  контрагентами своих договорных обязательств. Спор, затрудняющий осуществление  участниками договорных отношений  своих прав и обязанностей, может быть решен посредством претензии. Претензия (рекламация) - требование о добровольном урегулировании спора, связанного с нарушением имущественных интересов участниками контракта, предъявляемое субъектом хозяйствования к своему контрагенту при нарушении последним условий контракта.

      Претензии могут выставляться к поставщикам, подрядчикам, транспортным организациям, покупателям, кредитным организациям.

      Претензионный порядок предусматривается законодательством  либо соглашением сторон и применяется, как правило, при обжаловании действий одной из сторон гражданско-правовых отношений. Претензия предъявляется дебитору в письменной форме, поскольку ведение претензионной работы предполагает документальное оформление результатов с отражением их в учете. В претензии требование к виновной стороне должно быть сформулировано четко и понятно, например: догрузить, заменить, устранить дефекты, оплатить затраты по устранению дефектов третьим лицом, уменьшить контрактную цену, расторгнуть договор и возвратить уплаченные по нему денежные средства. Наряду с этим в тексте претензии должны содержаться:

      - все необходимые сведения о  сроках и размерах предъявляемых  требований с приведением обоснованного  расчета, если заявленное требование  подлежит денежной оценке;

      - обстоятельства, на которых основываются  требования, и доказательства, их  подтверждающие, со ссылкой на  нормы договора и акты законодательства;

      - перечень прилагаемых к претензии  документов, доказывающих факт причинения  убытков;

      - номер и дата ее составления;

      - подпись уполномоченного на то  лица и дата ее совершения;

      - иные сведения по усмотрению  покупателя, необходимые для урегулирования  спора.

      Как правило, в претензии ущемленная в своих правах и интересах  сторона в зависимости от сложившейся  ситуации выражает свое недовольство виновной стороне: несоответствием цен и тарифов; несоответствием качества поставленного товара стандартам, техническим условиям; несоответствием количества поставленного товара (недостача); несвоевременной оплатой или неоплатой, а также выставляет требование по выплате неустойки за нарушение условий хозяйственных договоров. Размер неустойки и порядок ее взыскания определяются условиями договора. Со стороны, нарушившей условия договора, по претензии могут не только взыскиваться штраф, пеня, неустойка, но и возмещаться убытки, проценты за пользование заемными денежными средствами.

      Претензия подлежит рассмотрению в срок, определенный сторонами в договоре, а если он не установлен, то данный пробел восполняется применением общего правила о разумном сроке, в течение которого контрагент обязан осуществить необходимые действия по рассмотрению поступившей претензии и предоставлению ответа. Во избежание разногласий по поводу даты поступления претензии целесообразно претензию отправлять заказным письмом с уведомлением о вручении. К претензии прилагаются надлежаще заверенные копии документов.

      Порядок отражения в учете претензий

      В соответствии с Типовым планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденными постановлением Минфина РБ от 30.05.2003 № 89 (с изменениями и дополнениями), а также Планом счетов бухгалтерского учета в сельскохозяйственных организациях и Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета в сельскохозяйственных организациях, утвержденными постановлением Минсельхозпрода РБ от 06.04.2004 № 28, для учета расчетов по претензиям, предъявляемым поставщикам, транспортным и другим организациям, а также по предъявляемым и признанным (или присужденным) штрафам, пеням и неустойкам предназначен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 3 «Расчеты по претензиям». По дебету данного субсчета отражаются суммы выставленных претензий:

      - к поставщикам, подрядчикам и  транспортным организациям по  выявленному при проверке их  счетов (после акцепта последних)  несоответствию цен и тарифов,  обусловленных договорами, а также  при выявлении арифметических ошибок - в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или кредитом счетов учета производственных запасов, товаров и соответствующих затрат, когда завышение цен либо арифметические ошибки в предъявленных поставщиками и подрядчиками счетах обнаружились после того, как записи по счетам учета товарно-материальных ценностей или затрат были совершены (исходя из цен и подсчетов, отфактурованных поставщиками и подрядчиками);

      - к поставщикам материалов, товаров,  к организациям, перерабатывающим материалы организации, за обнаруженные несоответствия качества стандартам, техническим условиям, заказу - в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

      - к поставщикам, транспортным и  другим организациям на недостачи груза в пути сверх предусмотренных в договоре величин - в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

      - за брак и простои, возникшие  по вине поставщиков или подрядчиков,  в суммах, признанных плательщиками или присужденных судом, - в корреспонденции с кредитом счетов учета затрат на производство;

      - к кредитным организациям по  суммам, ошибочно списанным (перечисленным)  по счетам организации, - в корреспонденции  со счетами учета денежных  средств, кредитов;

      - по штрафам, пеням, неустойкам, взыскиваемым с поставщиков, подрядчиков,  покупателей, заказчиков, потребителей  транспортных и других услуг  за несоблюдение договорных обязательств, в размерах, признанных плательщиками  или присужденных судом (суммы  предъявленных претензий, не признанных плательщиками, на учет не принимаются), - в корреспонденции с кредитом счета 92 «Внереализационные доходы и расходы».

      Субсчет 76-3 «Расчеты по претензиям» кредитуется  на суммы удовлетворения претензий  в корреспонденции с дебетом счетов учета денежных средств или производственных запасов. Суммы, которые, как может быть выяснено впоследствии, взысканию не подлежат, относятся на те счета, с которых были приняты на учет по дебету субсчета 76-3 «Расчеты по претензиям». 

3.6 Инвентаризация расчетов с поставщиками и подрядчиками

      При проведении инвентаризации расчетов с  поставщиками предприятия руководствуется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49).

      Рассмотрим  порядок проведения инвентаризации расчетов с поставщиками на примере  ЗАО « Победа».

      Цель  инвентаризации расчетов состоит в  том, чтобы подтвердить наличие  кредиторской задолженности у поставщиков  и подрядчиков ЗАО «Победа». Инвентаризация расчетов проводится на 1 ноября текущего года, или по мере необходимости. При этом ежегодно, вначале года Директор Общества издает приказ о назначении постоянно действующей инвентаризационной комиссии, которая уполномочена проводить инвентаризацию.

      Так бухгалтер ЗАО «Победа», ответственный  за проведение инвентаризации расчетов контролирует своевременность закрытия кредиторской задолженности и при  наличии ее отражает факт актом инвентаризации.

      Такой акт составляется обеими из сторон. В частности, ЗАО «Победа» посылает предприятию, предоставляющему акт о наличии Кредиторской задолженности по его данным. Бухгалтер предприятия сверяет и подписывает, если выходит на эту же сумму.

      Если  же суммы задолженности не совпадают, обе стороны должны более тщательно проверить правильность своих записей.

      Акт инвентаризации прикладывается к отчету и служит обоснованием наличия кредиторской задолженности на отчетную дату.