Учет расчетов с поставщиками иподрядчиками

  Все хозяйственные операции по учету  расчетов за поставленную продукцию (товары), выполненные работы или оказанные  услуги оформляются соответствующими расчетными документами и договорами.

  Расчеты с поставщиками и подрядчиками осуществляются после отгрузки ими товарно-материальных ценностей, выполнения работ или оказания услуг либо одновременно с ними с согласия организации или по ее поручению и подкрепляются соответствующими документами.

  Основным  первичным документом для взаимодействия с поставщиками и подрядчиками является договор. Договор может быть нескольких видов:

  • договор купли-продажи (при покупке товарно-материальных ценностей, товаров);

  •  договор поставки (при поставке оборудования и др.);

  •  договор аренды (при аренде помещений);

  • договор обслуживания (при оказании услуг электроэнергия, отопление и др.);

  •  договор подряда (при проведении работ подрядным способом).

  Существует  исключение, когда приобретаются  товары, материалы и другие товарно-материальные ценности только на основании заранее оплаченного счета, счет-фактуры и товарной накладной, а также доверенности на получение товарно-материальных ценностей.

  Основным  документом по расчетным взаимоотношениям с поставщиками является счет-фактура, который служит основанием для оформления соответствующих банковских платежных документов на перечисление задолженности: платежных требований, аккредитивов, платежных поручений, расчетных чеков. Счет-фактуру выписывает поставщик на отпускаемые товарно-материальные ценности.

  Получаемые и выдаваемые счета-фактуры записываются раздельно в журналы учета счетов-фактур и хранятся в течение полных 5 лет с даты их получения или выдачи. Счета-фактуры в журнале должны быть подшиты и пронумерованы.

    Кредиторская задолженность перед поставщиками и подрядчиками начисляется по факту:

  •  акцепта расчетных документов по принятым ценностям, работам, услугам;

    • приемки ценностей, поступивших от поставщиков без расчетных документов (неотфактурованные поставки);

    •  выявление излишка при приемке товарно-материальных ценностей.

  В настоящее время организации  сами выбирают форму расчетов за поставленную продукцию или оказанные услуги. Исходя из выбранной формы, оформляются  соответствующие документы.

  В расчетных документах (счет, счет-фактура, товарно-транспортная накладная и др.) поставщики и подрядчики отдельной строкой выделяют сумму налога на добавленную стоимость.

  Кредиторская  задолженность погашается при получении  от банка подтверждения о перечислении средств поставщикам в виде выписок из расчетного и других счетов вместе с приложенными банковскими расчетными документами, а также при зачете полученного аванса и взаимных требований.

  После акцепта счета при приемке  поступивших ценностей на склад  может обнаруживаться недостача  сверх норм естественной убыли. При проверке акцептованного счета поставщика (подрядчика) могут выявиться несоответствия цен, обусловленных договором, и арифметические ошибки. В этих случаях оформляются документы по претензиям и акт о приемке материалов.

  Табл. 2. Хозяйственные операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками и их документальное оформление

Хозяйственная операция	Документ  основание
Заключен  договор с поставщиком (подрядчиком)	Договор на обслуживание, договор подряда, договор субподряда, договор купли-продажи,
Выплачен  аванс поставщику (подрядчику), оплачены с расчетного (валютного) счета приобретенные  товарно-материальные ценности, товары, выполненные работы, оказанные услуги	Платежное поручение, выписка банка
Оплачены  наличными приобретенные товарно-материальные ценности, товары, выполненные работы, оказанные услуги	Акт о приемке  материалов, претензия
Получены  материалы, товары	Приходный ордер, накладная поставщика
Отражена  сумма НДС, уплаченная при приобретении материалов, товаров Отражена  сумма НДС на стоимость работ	Счет-фактура
Стоимость работы сторонних организаций отнесена на себестоимость основного производства	Акт о выполненных  работах

 

     Если материальные ценности поступили в организацию без расчетных документов (неотфактурованные поставки), то они оплате не подлежат (поскольку основанием для оплаты ценностей являются расчетные документы), по ним начисляется кредиторская задолженность перед поставщиками и подрядчиками. При поступлении товарно-материальных ценностей без расчетных документов поставщиков необходимо проверить, не числятся ли данные ценности как оплаченные, но находящиеся в пути или не вывезенные со склада поставщиков, а также в составе дебиторской задолженности. После проверки поступившие ценности должны быть оприходованы и оформлены соответствующими документами.

  Табл. 3. Документы-основания по хозяйственным операциям неотфактурованных поставок.

Хозяйственная операция	Документ  основание
Определена  стоимость заготовления материалов по учетным ценам Оприходована  партия материалов, поступивших без документов, по учетным ценам	Приходный ордер, акт
Отражена  стоимость заготовления материалов по фактическим ценам	Накладная, счет-фактура
Определено  отклонение фактической стоимости  материалов от их стоимости в учетных  ценах	Справка-расчет бухгалтерии

 

  Организация-покупатель в обеспечение задолженности  за полученные товарно-материальные ценности (принятые работы, оказанные услуги) может выдать поставщику или подрядчику вексель с согласованным сроком платежа. При такой оплате поступающих  активов могут использоваться простые и переводные векселя.

  Простой вексель- это письменное долговое денежное обязательство одной стороны (векселедателя) уплатить определенную сумму денег по наступлению срока платежа другой стороне (векселедержателю) по совершенным торговым сделкам или в уплату за выполненные работы или оказанные услуги. В таком векселе указывают место и дату выдачи, сумму обязательства в целом или с выделением обязательства по оплате процентов, срок и место платежа, наименование получателя, подпись векселедателя.

  Переводной  вексель (тратта) выписывается кредитором (трассантом) и содержит письменный приказ дебитору (трассату) уплатить указанную в векселе сумму третьему лицу (ремитенту) или предъявителю. Этот документ превращается в долговое обязательство после его акцепта трассатом. С помощью передаточной надписи (индоссамента) вексель может использоваться неоднократно, тем самым, выполняя функцию универсального кредитно-расчетного документа.

  Сумма номинала выданного векселя, как  правило, превышает покупную стоимость приобретенных товаров. Разница составляет доход кредитора (векселедержателя) за предоставленный покупателю (векселедателю) коммерческий кредит. Для покупателя вексель - средство платежа, для поставщика – инструмент кредитования.

  Табл. 4. Документы, оформляемые при расчетах векселем.

Хозяйственная операция	Документ  основание
Оприходованы  товары на склад	Приходный ордер, накладная поставщика
Учтен НДС на стоимость товаров (работ, услуг)	Счет-фактура
Выдан вексель поставщику	Вексель, акт приемки-передачи
Увеличена стоимость товаров (работ, услуг) на сумму дисконта по векселю	Вексель

 

6. Учет неотфактурованных поставок

  В ряде случаев на фактически поступившие  на склад товарно-материальные ценности отсутствуют расчетные документы (например, счета, платежные требования). Такие поставки называют неотфактурованными. В этих случаях товарно-материальные ценности принимают на склад по акту, который составляется в двух экземплярах. На основании первого экземпляра товарно-материальные ценности приходуют в учете, второй экземпляр организация отправляет поставщику.

  Если  расчетные документы на неотфактурованные  поставки  получены до составления  бухгалтерских регистров по приходу  товарно-материальных ценностей, то эти  ценности принимают к учету в общеустановленном порядке на основании документов поставщика.

  Если  же документы не поступают к моменту  составления бухгалтерских регистров, а материально-производственные запасы организация учитывает по фактической  себестоимости, приход неотфактурованных  поставок отражают по рыночным ценам. В бухгалтерском учете делают следующие записи:

  отражена  покупная стоимость неотфактурованной  поставки по рыночной цене на основании  акта о приемке – Д-т 10 «Материалы» - К-т 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками»;

  учтен НДС по неотфактурованной поставке - Д-т 19 «НДС по приобретенным ценностям» - К-т 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками».

  Если  рыночная цена поставки окажется выше фактической себестоимости, в учете  делают дополнительную запись на сумму  превышения:

  уточнена  стоимость поставки на основании  документов поставщика - Д-т 10 «Материалы» - К-т 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками».

  Если  рыночная цена поставки будет меньше фактической себестоимости, в бухгалтерском  учете на сумму уменьшения делают сторнировочную  запись.

7. Составление акта о приёмке материальных ценностей

  Иногда  материальные ценности от поставщиков  поступают прямо в цех. Они  отражаются в учёте как принятые на склад или переданные в цех.

  Если  количество или качество прибывших  материалов не совпадает с данными сопроводительных документов, а также при приёмке материалов без документов, то принимает их комиссия по Акту о приёмке материалов формы М-7.

  Акт составляется в двух экземплярах с обязательным участием материально-ответственного лица и поставщика.

  Он  утверждается руководителями предприятия.

  Один  экземпляр акта передаётся в бухгалтерию  предприятия для учёта движения материальных ценностей, а второй- отделу материально-технического снабжения для предъявления претензии виновнику. Акт о приёмке материалов является первичным документом по приходу ценностей, и приходный ордер не оформляется.

8. Материалы в пути

  Материалами в пути называются такие поставки, по которым предприятие акцептовало платёжные документы, а материалы на склад по ним ещё не поступили. К учёту принимаются акцептованные платёжные документы независимо от того, оплачены они банком или не оплачены.

  В журнале-ордере № 6 платёжные документы регистрируются в течение месяца в графе “За не прибывший груз” и в графе “акцепт”. По окончании месяца предприятие обязано принять эти ценности на баланс, т.е. записать по принадлежности к группе материалов, но на начало следующего месяца расчёты по этим поставкам не будут закончены.

  При получении ценностей бухгалтерия  получит приходные ордера складов, оприходует их на склад и на группу (без акцепта, т.е. он уже был дан в момент платёжных требований, или эти счета уже и оплачены) по строке регистрации этого счёта в не законченных на начало месяца расчётах. При закрытии журнала-ордера № 6, по окончании месяца эта поставка по группе материалов будет сторнирована как оприходованная дважды.

  При расчётах с поставщиками за материальные ценности могут быть выявлены недостачи  или излишки фактически поступившего количества по сравнению с документами поставщика, которые оформляются актом. Излишки приходуются по акту и расцениваются по учётным ценам предприятия или по договорным (отпускным) ценам, затем учитываются в журнале-ордере № 6 отдельной строкой как неотфактурованная поставка. Отдел снабжения сообщает поставщику об излишках и просит выставить платёжное требование. В случае выявления недостач бухгалтерия рассчитывает их фактическую себестоимость и предъявляет претензию к поставщику.