Учет зарплаты

      На оборотной стороне приказа руководитель подразделения, в котором будет работать сотрудник, указывает, в качестве кого он может быть использован, его разряд, оклад, испытательный срок. После этого приказ визируется в соответствующей службе с целью подтверждения оклада и его соответствие штатному расписанию и подписывается руководителем организации. С приказом знакомят вновь принятого работника под его расписку.

      Если в организацию принимают одновременно нескольких работников, то на всех может быть оформлен один приказ (№ Т-1а(см. приложение 2)).

      Форма № Т-1 и Т-1а заполняет в одном экземпляре сотрудник отдела кадров на всех работников, за исключением тех, которые назначаются на должность вышестоящих органов.

      На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу заполняется:

личная карточка работника;

трудовая книжка работника;

лицевой счет.

      Личная карточка работника (форма № Т-2(см. приложение 3)) заполняется на каждого работника организации в одном экземпляре. В ней содержатся общие сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, образование и др.

      В дальнейшем в личную карточку вносятся сведения о перемещениях работника, изменениях тарифных ставок (оклада), повышении квалификации, предоставляемых отпусках и т.д. В конце каждой записи о перемещении работника и его назначении на должность должна стоять личная подпись работника.

      Штатное расписание (форма № Т-3(см. приложение 4)) используется для оплаты труда административных работников и служащих. В нем содержится перечень должностей постоянных работников с указанием должностных окладов.

      Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма №Т-5(см. приложение 5)) составляется в двух экземплярах в отделе кадров при оформлении перевода работника из одного подразделения в другое. Один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Приказ визируется начальниками структурных подразделений прежнего и нового места работы и подписывается руководителем организации. На оборотной стороне приказа дается справка о несданных имущественных ценностях.

      Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6(см. приложение 6)) применяется для оформления ежегодного отпуска, отпусков других видов и содержит все необходимые сведения для расчета отпускных сумм и удержаний.

      График отпусков (форма № Т-7(см. приложение 7)) необходим для планирования отпусков работников и контроля за его выполнением.

      Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении)трудового договора с работником (форма № Т-8(см. приложение 8)) составляется в двух экземплярах в отделе кадров и подписывается руководителем соответствующего подразделения и руководителем организации. В приказе указывают причину и основание увольнения. При увольнении по собственному желанию работник оформляет заявление на лицевой стороне формы. В форме № Т-8 содержится расчет по начисленным и удержанным суммам и приводятся данные о несданных имущественных ценностях.

      К первичным документам по учету численности работников организации и их движения относятся приказы (распоряжения) руководителя организации о переводе на другую работу (формы № Т-5, Т-5а), предоставлении отпуска работнику (формы № Т-6, Т-6а), направлении работника в командировку (формы № Т-9,Т-9а(см. приложения 9 и 10)), прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (формы Т-8,Т8а) и др.

      Первичные документы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Для этих целей используются: табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12), табель учета рабочего времени (форма № Т-13), расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49), расчетная ведомость (форма № Т-51), платежная ведомость (форма № Т-53), журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а), лицевой счет (форма № Т-54), лицевой счет (свт) (форма № Т-54а), записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60), записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61), акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73).

2.3 Синтетический и аналитический учет расчетов по оплате труда.

      При организации оплаты труда и отражении соответствующих операций на счетах бухгалтерского учета необходимо разделять выплаты, включаемые в себестоимость продукции (работ, услуг), и выплаты, возмещаемые из других источников.

      В себестоимость продукции включаются затраты на оплату труда работников, занятых в производственной сфере – изготовлением продукции, выполнением работ – или обслуживающих производство. В организации могут производиться выплаты, которые не включаются в себестоимость продукции (работ, услуг), а возмещаются за счет фонда социального страхования, нераспределенной прибыли, целевого финансирования и т.п. Выплаты из этих источников носят компенсационный или поощрительный характер. К ним относятся пособия по временной нетрудоспособности, выплачиваемые из фонда социального страхования; премии, выплачиваемые за счет резервного фонда и целевых поступлений; материальную помощь; оплату работникам отпусков, дополнительно предоставляемых по коллективному договору и т.п.

Синтетический учет расчетов по оплате труда организации ведут на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», в развитии которого могут открываться соответствующие субсчета. По кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» отражаются суммы начисленной оплаты труда, премий, пособий по временной нетрудоспособности. По дебету счета 70  «Расчеты с персоналом по оплате труда» выплаты работникам, суммы удержанного налога, своевременно не возвращенные подотчетными лицами авансы, суммы за причиненный материальный ущерб, брак, в погашение задолженности по выданным займам, по исполнительным документам в пользу различных юридических и физических лиц.

      Бухгалтерские записи на счете 70  «Расчеты с персоналом по оплате труда» представлены в таблице 2.1.

Таблица 2.1

Корреспонденция счетов

по учету расчетов с персоналом по оплате труда

      Организация может создавать резервы на оплату отпусков, выплату вознаграждений за выслугу лет и по итогам работы за год.

      Резерв предстоящей оплаты отпусков (включая единый социальный налог) работников организации формирует в целях равномерного включения расходов по оплате отпусков в себестоимость продукции. Для расчета отчислений в резерв используются сведения о годовом фонде заработной платы и сумме планируемых отпускных. Отчисления в резерв рассчитываются в процентах к начисленной оплате труда. При уходе работников в отпуск резерв уменьшается на сумму начисленной им оплаты. По не использованным до конца года отпускам резерв переходит на следующий год.

      Учет формирования и использования резерва ведут на счете 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв предстоящей оплаты отпусков». По кредиту счета 96 «Резервы предстоящих расходов» отражается создание резерва, по дебету – его использование; остаток может быть только кредитовым.

      Резервы на выплату вознаграждения за выслугу лет и по итогам работы за год организации создает исходя из размера предполагаемых в предстоящем периоде выплат и отчислений по этим вознаграждениям единого социального налога. Отчисления производятся ежемесячно. Сформированные резервы используются полностью в том месяце, в котором выплачивается вознаграждение работникам организации. Резервы учитываются на счете 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчета «Резерв нВ выплату вознаграждений за выслугу лет» и «Резерв на выплату вознаграждений по итогам работы за год». Эти резервы используются в отчетном году полностью.

      Формирование резервов на оплату отпусков, выплату вознаграждений за выслугу лет и по итогам работы за год необходимо предусмотреть в распорядительном документе об учетной политике организации на предстоящий год.

      Бухгалтерские записи по учету формируемых резервов представлены в таблице 2.2.

Таблица 2.2

Корреспонденция счетов

по учету резервов предстоящих расходов

      Для обобщения данных по каждому работнику, цеху, отделу и организации в целом о начисленной оплате труда, произведенных удержаниях, вычетах и выплатах, состоянии расчетов по заработной плате бухгалтерия ведет следующие учетные регистры.

      Лицевой счет представляет собой регистр аналитического учета и заполняется на каждого работника организации. В нем отражаются расчеты по оплате труда и другим начислениям в пользу работника. Лицевой счет открывается на основе приказа (распоряжения) о приеме на работу. В лицевом счете указываются фамилия, имя, отчество работника, число детей, структурное подразделение, куда он принят, его табельный номер и другие сведения. По окончании месяца в лицевом счете приводятся сведения о начисленных суммах по видам оплат, об удержаниях и вычетах, о суммах к выплате или задолженности работника перед организацией. Лицевой счет открывается на год. По окончании года лицевой счет закрывается, и на следующий год открывается новый.

      При заполнении лицевых счетов используются первичные документы:

- наряды на сдельную работу, рапорты о выработке, листки о простое и другие;

- накопительные карточки по заработной плате для расчета сдельной оплаты труда;

- табель учета использования рабочего времени (для расчета повременной заработной платы и окладов), доплат за ночные часы и сверхурочного времени;

- листки нетрудоспособности;

- решение судебных органов на удержание по исполнительным листам;

- заявления работников о перечислениях из заработной платы на благотворительные цели;

- налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц.

      На основании данных лицевых счетов заполняется расчетная или расчетно-платежная ведомость; определяется средний заработок; начисляются пенсии.   Срок хранения лицевых счетов – 75 лет.

      В расчетной ведомости отражаются расчеты по оплате труда с персоналом подразделения или организации в целом. Расчетная ведомость представляет собой журнал, состоящий из основных и вкладных листов. Количество вкладных листов зависит от срока, на который рассчитан журнал (квартал, полугодие, год). На основных листах указываются фамилия, инициалы каждого работника; приводятся справочные данные (категория персонала, профессия или должность, тарифный разряд, тарифная ставка или оклад), а также за первый месяц квартала, полугодия или года показываются количество дней (рабочих, выходных и праздничных) и часов, суммы начисленной заработной платы из фонда оплаты труда и других источников, пособий по временной нетрудоспособности и сколько всего начислено, удержания (налог на доход физических лиц, по исполнительным листам и т.д.), сумма к выплате или задолженности работника перед организацией. На вкладных листах приводятся данные об отработанном времени, начислениях, удержаниях и о сумме к выплате или задолженность за последующие месяцы периода (квартал, полугодие, год), на который открывается расчетная ведомость. Эта ведомость заполняется по данным лицевых счетов.