Учёт кассовых операций

     Систематическими  нарушениями следует признавать выявленные два и более нарушения  одной из вышеперечисленных кассовых операций в ходе проверок, произведенных  в течение календарного года, независимо от того, налагались ли ранее за такие  нарушения взыскания. За нарушения  требований Правил ведения кассовых операций применяются штрафные санкции  в соответствии с действующим  законодательством Республики Беларусь.

     Кассовые  операции осуществляет кассир, являющийся материально ответственным лицом. При приеме на работу издается приказ по предприятию и с ним заключается  договор о полной индивидуальной материальной ответственности. При  этом руководитель должен под роспись  ознакомить кассира с действующими Правилами ведения кассовых операций. Он несет ответственность за сохранность  денежных средств, ценных бумаг и  других ценностей, находящихся на хранении в кассе. Кассиру запрещается  передоверять выполнение порученных ему  обязанностей другим лицам, хранить  в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие данному  предприятию.

     Бухгалтеры  и другие работники, пользующиеся правом подписи кассовых документов, не привлекаются к исполнению обязанностей кассиров. На малых и других предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности  последнего могут выполняться главным  бухгалтером или другим работником предприятия при условии заключения с ним договора о материальной ответственности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.2 ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДВИЖЕНИЕ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ

     В большинстве случаев деньги в  кассу поступают с расчетного счета в банке через кассира, который получает их по денежным чекам. Чеки бывают предъявительские (на предъявителя) и именные (с указанием фамилии, имени и отчества получателя денег). Они, как правило, сброшюрованы в чековые книжки.

     Чековые книжки предприятия получают в отделении  банка по заявлению и хранят их в кассе вместе с наличными  деньгами. Для получения денег  в банке заполненные чеки подписываются  руководителем предприятия и  главным бухгалтером и скрепляются печатью. Никакие исправления в чеках не допускаются.

     На  оборотной стороне чеков указывается, на какие цели получаются деньги, например: на выдачу зарплаты, командировочные расходы, хозяйственно-операционные расходы и т. п. Предприятия имеют право расходовать деньги только на те надобности, на которые они получены.

     В кассу предприятия деньги поступают  и из других источников, например от рабочих и служащих за отпущенную им спецодежду; за топливо, материалы, готовую продукцию; квартирная плата от квартиросъемщиков; возврат подотчетными лицами не использованных ими авансов; частичная плата родителей за содержание своих детей в детских садах, яслях и т. д. Основным приходным кассовым документом является приходный кассовый ордер (Приложение 1) с отрывной квитанцией, которая выдается лицу, внесшему деньги, в подтверждение о приеме денег в кассу.

     В приходном кассовом ордере указывается: от кого поступили деньги, на какие  цели или за что их вносят, сумма  и дата хозяйственной операции, учетный  номер налогоплательщика, НДС.

     Приходные кассовые ордера при использовании  их для приема денежных средств за реализованную продукцию (товары, работы, услуги) перед применением должны быть в обязательном порядке зарегистрированы в налоговых органах, после чего они учитываются как бланки строгой отчетности. Использование копии (ксерокопии) с зарегистрированного в налоговой инспекции ордера для приема денежных средств запрещается и рассматривается как сокрытие дохода.

     Расход  денег из кассы чаще всего связан с выплатой заработной платы и  премий рабочим и служащим, производством  расходов по командировкам, почтово-телеграфных  и других хозяйственных расходов, выплатой пенсий, пособий по социальному страхованию и т. д. Основным документом, которым оформляется выдача денег из кассы, является расходный кассовый ордер (Приложение 2).

     Прием и выдача наличных денег кассами  предприятий может производиться  и по другим надлежаще оформленным  документам (товарно-транспортным накладным на отпущенные за наличный расчет товарно-материальные ценности (Приложение 3), платежным ведомостям (Приложение 4) и др.). В этих случаях на таких документах накладывается штамп с реквизитами кассового ордера. Когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и т. п.) имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, его подпись на расходных ордерах не обязательна.

     При выдаче денег кассир требует у  получателя предъявление документа, удостоверяющего  его личность, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и берет расписку о получении денег.

     Деньги  кассир имеет право выдавать только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. При выдаче денег через других лиц по доверенности, оформленной в установленном порядке, в ордере после фамилии, имени и отчества того, кто должен получать, указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. В ведомостях перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Сама доверенность прилагается к расходному документу.

     Оплата  труда, выплата пособий по социальному  страхованию и другие массовые выплаты  производятся по платежным (расчетно-платежным) ведомостям. На титульном (заглавном) листе такой ведомости руководителем и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными, делается разрешительная надпись о праве выдачи денег и сумме прописью.

     По  истечении установленных сроков выдачи заработной платы и других выплат кассир в платежной ведомости против фамилии лица, не получившего деньги, ставит штамп или делает запись «депонировано» и составляет реестр депонированных сумм, а в конце платежной ведомости указывает фактически выплаченную и невыплаченную суммы и скрепляет эти данные своей подписью. Если деньги выдавались не самим кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)» (выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается). После этого записывают в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и ставят на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №...».

     Все приходные и расходные кассовые документы должны быть заполнены  ответственными за это лицами четко  и ясно чернилами, шариковой ручкой или на машинке (пишущей, вычислительной). Никаких подчисток, помарок или исправлений, даже и оговоренных, в этих документах не допускается. Выдавать приходные и расходные документы на руки лицам, вносящим или получающим деньги, не разрешается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

     Приходные и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы сразу после  их исполнения подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием числа, месяца, года.

     До  передачи в кассу кассовые ордера и заменяющие их документы регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных кассовых ордеров (Приложение 5) и журнале регистрации расходных кассовых ордеров (Приложение 6) (каждому присваивается соответствующий номер). Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на выплату заработной платы и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их исполнения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.3 ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВОЙ КНИГИ

     Для учета кассовых операций на каждом предприятии ведется одна кассовая книга (Приложение 7), которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью или же на концы шпагата наклеивается плотный четырехугольник и по его углам ставится чернильная печать, а на последней странице пишется прописью количество листов и ставятся подписи директора и главного бухгалтера. Каждый лист книги складывается пополам и под копировальную бумагу записи ведутся в двух экземплярах - первый остается в книге, а второй отрывается и передается в бухгалтерию в качестве кассового отчета со всеми документами. По иностранной валюте записи и в документах, и в кассовой книге ведутся в национальной валюте и в инвалюте.

     Исправления в кассовой книге должны быть оговорены («Исправлено») и подписаны кассиром и бухгалтером. Ежедневно в кассовой книге подсчитываются обороты за день и остаток денег на конец  дня.

     Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит  остаток денег на следующее число  и передает в бухгалтерию отчет  вместе с приложенными к нему документами  под расписку на первом экземпляре кассовой книги. При совершении операций за день на общую сумму, не превышающую двух минимальных зарплат, разрешается кассовые отчеты составлять не ежедневно, а за 5 дней с выделением остатка денег на каждый день.

     С согласия кассира и при условии  обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе они должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. При таком варианте кассир должен проверить правильность записей в машинограмме и подписать их, так как вся ответственность за ним сохраняется.

     Полученные  бухгалтерией кассовые отчеты и документы  обрабатываются. Каждая запись проверяется по существу, сверяется с первичным документом, после чего проставляется в отчете шифр корреспондирующего со счетом 50 «Касса» синтетического счета и субсчета. Остаток денег на начало дня по отчету кассира бухгалтер сверяет с остатком денег на конец дня, показанным в предыдущем отчете, и проверяет правильность выведенных оборотов и остатка. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4.   СИНТЕТИЧЕСКИЙ И АНАЛИТИЧЕСКИЙ УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ

     Для обобщения информации о наличии  и движении денежных средств в  кассе предназначен активный синтетический  счет 50 «Касса», по дебету отражается поступление  денежных средств в кассу, а по кредиту - расходование.

     На  основании обработанного отчета кассира в бухгалтерии ведется  учет кассовых операций в журнале-ордере №1 (Приложение 8) по кредиту счета 50 «Касса» и в ведомости №1 (Приложение 9) по дебету счета 50 (для контроля).

     К счету 50 «Касса» могут открываться  при необходимости следующие  субсчета:

     50/1 «Касса организации»;

     50/2 «Операционная касса»;

     50/3 «Денежные документы»;

     50/4 «Валютная касса»;

     50/5 «Касса филиала».

     Субсчет 50/1 «Касса организации» предназначен для учета денежных средств в головной кассе.

     Субсчет 50/2 «Операционная касса» используется для учета денежных средств в кассах вокзалов, товарных контор и эксплуатационных участков отделений связи, остановочных пунктов, билетных и багажных кассах вокзалов, аэропортов, пристаней и так далее.

     Субсчет 50/3 «Денежные документы» предназначен для учета почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов и других денежных документов.

     Субсчет 50/4 «Валютная касса» предназначен для учета кассовых операций в иностранной валюте при осуществлении внешнеэкономической деятельности, в том числе при направлении работников в заграничные командировки.

     Субсчет 50/5 «Касса филиала» предназначен для учета кассовых операций обособленных филиалов и представительств, выделенных на отдельный баланс.

     Счет 50 по дебету корреспондирует с кредитом счетов:

• 90 «Реализация» – на поступившие в кассу наличные деньги за реализованную продукцию и материальные ценности;
• 51 «Расчетный счет» – на суммы, полученные из учреждений банка на различные цели;
• 99 «Прибыли и убытки» – на излишки денег в кассе, выявленные инвентаризацией;
• 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – на возвращенные ими в кассу остатки неиспользованных авансов;
• 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – на внесенные в кассу платежи в порядке погашения долгов;
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – на поступление денег за купленные товары в кредит, в счет погашения займов;
• 86 «Целевые финансирование» – на взносы родителей за содержание детей в детских учреждениях и рядом других счетов.
• По кредиту счет 50 «Касса» корреспондирует с дебетом счетов:
• 51 «Расчетный счет» – на внесенные в банк наличные деньги;
• 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» – на выплаты из фонда социальной защиты;
• 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – на выданную наличными зарплату, премии;
• 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – на выданные авансы в подотчет;
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – на выплаты наличными по исполнительным листам, депонентских сумм;
• 83 «»Добавочный фонд» - Поступление денежных средств, принятых безвозмездно в пределах одного собственника;
• 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» – на выданные единовременные премии и т. д.