Учёт расчётов с разными дебиторами и кредиторами

     Контроль  за движением дебиторской и кредиторской задолженности - существенный элемент системы бухгалтерского и управленческого учета. Специфический характер задач контролирования дебиторской и кредиторской задолженности находит соответствующее отражение в организационном устройстве. В организациях, внедривших системы контроллинга, соответствующие службы рассматриваются обычно как своеобразные единицы, в компетенцию которых входит решение различных задач, в том числе управления задолженностью. Задачи контролирования долгов в этом случае распределяются между отдельными подразделениями отдела (сектора) общего контроллинга, в функции которого входят анализ производственно-финансовой деятельности организации, хозяйственное планирование, продажи и контроль за продажами товаров (работ и услуг)².

     При осуществлении функций контроля основными задачами являются:

     1) снижение уровня дебиторской  задолженности до размера, не  превышающего уровень кредиторской задолженности, так как кредиторская задолженность является бесплатным кредитом для организации;

     2) усиление контроля за движением дебиторской задолженности. Именно этот вид задолженности приводит к иммобилизации денежных средств и, соответственно, к дальнейшей неплатежеспособности организации;

     3) своевременное погашение долгов, не допуская просрочек и штрафных санкций. Важную роль в этом может сыграть правильно выбранная форма расчетов;

     4) разумное использование такой  формы привлечения клиентов, как  коммерческий кредит. С помощью  этой формы кредитования можно  не только привлечь дополнительных покупателей, но и значительно увеличить объем продаж, а следовательно, и прибыли;

     5) при предоставлении коммерческого  кредита предварительная работа  с потенциальными дебиторами  на предмет их платежеспособности, а в дальнейшем четкое отслеживание своевременности погашения ими своих обязательств;

     6) выявление степени риска появления  недобросовестных покупателей путем  расчета резерва по сомнительным  долгам.

     Процесс контроля за движением дебиторской  и кредиторской задолженности представлен в виде схемы.(прил. 1)

     Так как функции контроля за движением кредиторской задолженности в основном выполняет поставщик, для которого в свою очередь она является дебиторской, далее будем рассматривать порядок организации контроля за движением дебиторской задолженности.

     Учитывая  дебиторскую задолженность, необходимо сформировать картотеку дебиторов, где наряду с такими показателями, как размеры, сроки возврата по отдельным долгам, нужно рассчитать средний срок возврата по всем дебиторам. Далее необходимо проводить сравнительный анализ отдельных долгов со средним показателем.  

     Деление дебиторов на группы (рис. 1)

     Особое  внимание, конечно, должно быть уделено  третьей группе дебиторов: по отношению к ним будут проводиться дополнительные работы по ужесточению условий договоров, предоставлению высоколиквидных залогов, оформлению дел в арбитражных судах. Напротив, для первой и второй групп возможно использование политики торговых скидок, товарных векселей, новых кредитных линий.

     Важным  показателем является средний срок погашения дебиторской задолженности - в течение которого выставленные покупателям счета будут превращены в денежные средства. Еще одним показателем является коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности КобДЗ = N/ДЗ (N - объем продаж, ДЗ - дебиторская задолженность).

     При дебиторской задолженности часто  не учитывается влияние "связанных затрат". Суть этих затрат состоит в том, что компания, предоставляя отсрочки покупателям по оплате поставленной продукции, зачастую сама открывает в банке кредитную линию для восполнения денежной наличности, за которую платит банковские проценты.

     При реализации товаров с условием отсрочки платежа всегда существует риск неполучения долга от дебитора. Уровень этого риска, естественно, не одинаков и зависит от финансового положения каждого конкретного должника. Сомнительным долгом признается дебиторская задолженность организации, которая не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями (п.70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, ст.266 НК РФ).

     Если  дебиторскую задолженность невозможно будет взыскать, создается резерв на ее покрытие. В связи с этим:

     - безнадежная задолженность относится  на расходы того отчетного периода, в котором реализация привела к возникновению такой задолженности (принцип соответствия, согласно которому расходы и связанные с ними доходы должны отражаться в том же периоде);

     - дебиторская задолженность на  конец отчетного периода оценивается по чистой цене реализации, т.е. в сумме денежных средств, которые ожидается получить.

     Ежеквартально отдел (сектор) общего контроллинга организации  должен проводить оценку вероятности взыскания задолженности. Такая оценка основывается на данных о погашении клиентом задолженности в прошлом, сроках задолженности, о текущем финансовом положении и отношениях с компанией. Как правило, рассматриваются все крупные дебиторы в отдельности и применяется общий подход в отношении более мелких (для целей МСФО).

     Точный  учет дебиторской задолженности  позволяет сделать вывод об эффективности  проводимой организацией кредитной политики, выявить ее недостатки и учесть их при разработке новой кредитной политики.

     Политика  сбора платежей включает в себя перечень конкретных мероприятий, которые планирует провести поставщик в отношении покупателей, несвоевременно оплачивающих счета, а также расходов на их проведение.

     Составной и одной из наиболее важных частей контроля за движением дебиторской  задолженности является оценка результатов  кредитной политики, так как она оказывает непосредственное влияние на величину дебиторской задолженности.

     Кредитная политика - один из важнейших факторов, определяющих спрос на товары или  услуги. Кредитную политику характеризуют  следующие показатели: срок предоставления кредита; стандарты кредитоспособности; политика сбора платежей; скидки, предоставляемые за оплату счетов в более ранние сроки.

     Учет  и контроль за движением дебиторских  долгов являются одними из важнейших  факторов максимизации нормы прибыли, увеличения ликвидности, кредитоспособности и минимизации финансовых рисков. Правильно разработанная стратегия контролирования кредиторских долгов позволяет своевременно и в полном объеме выполнять возникшие обязательства перед клиентами, что способствует созданию репутации надежной и ответственной фирмы.³

     1.2 Учет расчетов  с разными дебиторами и кредиторами

      на  счете 76 

     В новом плане счетов значительно  расширились функции счета 76 "Расчеты  с разными дебиторами и кредиторами". Из всех счетов, применяемых в нашем современном учете, этот счет используется чаще всех. Это связано с тем, что основной и массовый поток расчетов, как правило, идет именно через этот счет. Обилие самых разных записей по этому счету подтолкнуло составителей плана счетов к тому, чтобы открыть ряд субсчетов, каждый из которых должен быть предназначен для строго определенных видов расчетов.

     Сам составитель выделяет четыре вида расчетов, рассмотрим их.

1.2.1 Субсчет 1 "Расчеты по имущественному и личному страхованию"

     На  этом счете концентрируются расчеты  с органами страхования. Обязательства по страхованию начисляются проводкой:

     Дебет 26, 44, 91.2 и др.

     Кредит 76.1 "Расчеты по имущественному и  личному страхованию"

     Платежи по страхованию отражаются записью:

     Дебет 76.1 "Расчеты по имущественному и  личному страхованию"

     Кредит 51 "Расчетные счета"

     При наступлении страхового случая, составители плана счетов предлагают списывать погибшее застрахованное имущество за счет страховщиков. Однако такое предложение правильно во всех случаях, когда страховой орган сразу же признает свои обязательства по данному конкретному случаю. Но в жизни страховщик обычно не спешит признавать эти обязательства и часто момент такого признания растягивается на довольно продолжительное время, а иногда подобное дело рассматривается в суде или арбитраже. Поэтому до добровольного и/или вынужденного признания страховщика своей ответственности погибшие и застрахованные ценности следует учитывать на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". И только после признания страховщиком обязанности возместить убытки составляется запись:

     Дебет 76.1 "Расчеты по имущественному и личному страхованию"

     Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи  ценностей"

     При этом страховщик может полностью  или частично не возместить страховые  суммы и тогда делается проводка:

     Дебет 99 "Прибыли и убытки"

     Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

     Получение страхового возмещения оформляется  записью:

     Дебет 51 "Расчетные счета" 

     Кредит 76.1 "Расчеты по имущественному и  личному страхованию"

     Если  речь идет о личном страховании сотрудника предприятия за счет его заработной платы, то в данном случае начисление обязательств и удержания по ним оформляются одной записью:

     Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

     Кредит 76.1 "Расчеты по имущественному и  личному страхованию"

     На  сумму страхового возмещения, причитающегося работнику организации по договору страхования, делается запись:

     Дебет 76.1 "Расчеты по имущественному и  личному страхованию"

     Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

     Таким образом, в случае имущественного и  личного страхования субсчет 76.1 "Расчеты по имущественному и личному страхованию" всегда выступает как активно-пассивный. Его кредитовое сальдо отражает задолженность организации по страховым платежам, а дебетовое - задолженность страховой организации по страховым возмещениям.

     Аналитический учет ведется в разрезе страховых организаций, а внутри в разрезе каждого отдельного договора страхования.

1.2.2 Субсчет 2 "Расчеты по претензиям"

     Составители плана счетов предполагают сразу  дебетовать субсчет 76.2 "Расчеты по претензиям" как только возникает, с точки зрения администрации, повод для предъявления претензии. Однако в данном случае возникает необходимость в резервировании того риска, который в этом случае возникает. В самом деле, администрация считает, что такой-то поставщик, такой-то контрагент, такой-то работник фирмы виноваты в ущербе, возникшем у предприятия. Если все подозреваемые юридические и физические лица с этими претензиями согласны и дают подписку, что они готовы возместить причиненный ими ущерб, то проблем не возникает.

     Бухгалтер дебетует счет 76.2 "Расчеты по претензиям" и кредитует счета недостающих ценностей, расчетов, финансовых результатов и др.

     Если  лица, которым предъявляется претензия, не согласны полностью или частично с ее содержанием, то у бухгалтера возникают две возможности:

     дебетовать  счет 76.2 "Расчеты по претензиям" и кредитовать счета недостающих ценностей;

     дебетовать  счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

     Всегда, когда дебетуется счет 76.2 "Расчеты  по претензиям", точно также как  и любой счет расчетов с дебиторами, нужно принимать во внимание старое и мудрое правило Луки Пачоли (1494г.):

     Никого  нельзя сделать дебитором без  его согласия.

     Следовательно, если мы дебетуем счет 76.2 "Расчеты  по претензиям", то у нас возникает  долг, - дебиторская задолженность, а вероятность того, что дебитор  с этим долгом согласится, может  быть весьма далека от уверенности. Отсюда бухгалтеру, если он все-таки поступает согласно рекомендации составителей плана счетов, необходимо сразу же начислить резерв.