Учётные регистры их роль в бухгалтерском учёте

Свободные листы представляют собой разновидность карточных  учетных регистров и отличаются от карточек способом хранения и размерами. Если карточки хранятся в картотеке, то отдельные листы находятся  в специальных регистраторах (папках). В любой момент каждый лист может быть вынут из папки для записей, подсчета. Отдельные листы применяются для ведения журналов-ордеров, машинограмм и т.д. Они удобны в использовании, так как позволяют рационально распределять обязанности между работниками учета.

Компьютерные распечатки представляют собой учётный регистр  в виде широкой полосы бумаги, который  печатается на ПК. Содержание распечаток, структура их графления разнообразны и зависят от содержания отражаемых объектов.

Применение в учёте  той или иной формы регистров (книг, карточек или свободных листов) зависит от формы бухгалтерского учёта.

2. По характеру бухгалтерских записей, т.е. в зависимости от того, разносятся ли данные о фактах хозяйственной деятельности по бухгалтерским счетам, различаются учётные регистры хронологические, систематические и комбинированные.

В хронологических регистрах  бухгалтерские документы записывают в порядке их поступления без  разноски по счетам. Хронологическая  запись производится в специальных  регистрационных журналах или реестрах, ее цель - обеспечить контроль за сохранностью документов, поступивших в бухгалтерию, и правильность записи в них. В известной мере назначение хронологического регистра выполняет журнал приемки документов и регистрации контрольных чисел, который ведут на машиносчетных станциях, чтобы регистрировать документы, поступившие для обработки. В этом журнале записывают дату поступления документов на машиносчетную станцию, их количество и сумму по группе (пачке) однородных документов. В нем приводится расписка заказчика в получении документов после их обработки на машиносчетной станции. Хронологическая регистрация используется также для наведения справок (например, регистрационный журнал, кассовая книга, журнал учета поступивших грузов, запись инвентарных карточек по учету основных средств).

В систематических регистрах  однородные по экономическому содержанию хозяйственные операции группируются на счетах синтетического и аналитического учета. Примером могут служить регистры учета затрат по объектам калькуляции, пообъектного учета основных средств и т.д. Систематическим регистром синтетического учета является главная книга, т.е. основной регистр, в котором сосредоточены итоговые данные по всем счетам.

Комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические  записи. Примером является книга журнал-главная, а также большинство журналов-ордеров и ведомостей.

3. По объему содержания учетные регистры могут быть синтетическими и аналитическими.

Регистры синтетического учета открываются для ведения  синтетических счетов (без пояснительного текста, с указанием только даты, номера и суммы бухгалтерской  проводки). Иногда приводится краткий пояснительный текст (например, реестр счетных документов, главная книга «журнал-главная». Запись в регистры синтетического учета делаются обычно не по отдельным документам, а по совокупности однородных документов, предварительно сгруппированных.

В аналитических регистрах  каждая отдельная операция записывается с необходимой полнотой, причем по материальным ценностям - в натуральных  и денежных измерителях. В отличие  от синтетических регистров здесь  нередко дается пояснительный текст, раскрывающий содержание операций. Регистры аналитического учета ведут в  развитие какого-либо синтетического счета.

4. По строению аналитические регистры подразделяются на односторонние, двусторонние, многографные, линейные и шахматные.

Односторонние регистры - это  различные карточки для учета  материальных ценностей, расчетов и  других операций. В них объединены отдельные графы дебетовых и  кредитовых записей. Учет ведется на одном листе в денежных, натуральных  или одновременно в обоих измерителях.

Примером одностороннего регистра может служить кассовая книга.

Двусторонние регистры применяются  в основном при ведении учета  в книгах. Счет открывается на двух развернутых страницах книги (на левой странице - дебет, на правой - кредит). Двусторонние регистры используются в синтетическом и аналитическом учете только при ручном его способе. В них имеется место для записи текста операций.

Многографные регистры используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета. В частности, учет движения материалов отражается в целом по организации, а также в разрезе отдельных материально ответственных лиц, регистрируются затраты по организации, подразделениям и в разрезе статей затрат и т.д.

Линейные регистры являются разновидностью многографных регистров. Здесь каждый аналитический счет отражается только на одной строке, давая возможность разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов, что невозможно при вертикальном графлении. Например, в журнале-ордере по кредиту счета 71 каждый аванс, выданный подотчетному лицу, и все расчеты по авансу отражаются на отдельной строке.

Шахматные регистры. В регистрах  этого типа можно ограничиться записью  одних лишь кредитовых (либо лишь дебетовых) оборотов с группировкой по корреспондирующим  счетам, что позволяет путем двойной  записи в один рабочий прием отразить операции одновременно по дебету и  кредиту счетов. Такое построение учетных регистров широко применяется  в настоящее время при журнально-ордерной форме учета. Примером может служить  главная книга, где каждая сумма  записывается на пересечении строки и колонки.

2.3Техника учётной регистрации и пути её улучшения.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по его соответствующим  счетам. Правильность отражения хозяйственных  операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Регистры бухгалтерского учета при хранении должны быть защищены от несанкционированных исправлений. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской  отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных  законодательством РФ, - государственной  тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и  государственную тайну. За ее разглашение  они несут ответственность, установленную законодательством РФ.

Записи в учетные регистры выполняются чернилами или шариковой  ручкой (в тех случаях, когда необходимо иметь несколько экземпляров, делаются копии, например при использовании  счетно-пишущих машин, так как  применение таких средств облегчает  труд счетных работников). Записи должны быть краткими, четкими, ясными, разборчивыми, без подчисток и помарок. Нельзя производить записи над строками и между строк. Способ записи в  учетные регистры может быть линейно-позиционный и шахматной формы.

Линейно-позиционный способ записей применяется для учета  расчетов с покупателями, поставщиками и подрядчиками, с подотчетными лицами и т.д. При этом способе обороты  дебетовые и кредитовые отражаются по одной позиции (линии), что дает возможность выявить дебиторскую  и кредиторскую задолженности.

В случае шахматной формы  записи хозяйственная операция записывается одновременно по дебету и кредиту счетов один раз.Такая запись дает возможность определить, проконтролировать и проанализировать совершившуюся хозяйственную операцию через корреспонденцию счетов.

После регистрации хозяйственных  операций в учетных регистрах  по окончании месяца по каждой графе  подводят итоги. Итоговые записи синтетических  и аналитических регистров обязательно  сверяют, сопоставляя оборотные  ведомости, или другим способом, и  заносят в главную книгу.

После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.

Заполняя учетные регистры, бухгалтер может допускать ошибки из-за утомления, небрежности или  неисправности вычислительной техники. Ошибки могут быть локальные, когда  информация искажается только в одном  учетном регистре (например, неправильно  поставлена дата), и транзитные - если ошибки автоматически проходят через несколько учетных регистров (например, неправильная запись суммы в журнале хронологической регистрации ведет к ошибкам на счетах, в оборотной ведомости и балансе).

Ошибки могут быть допущены в тексте операции, тогда они приведут к неправильной бухгалтерской проводке и в числах (наиболее распространенные). Часто бухгалтер, записав сумму  в дебет одного счета, забывает записать ее в кредит другого счета или, наоборот, записав сумму в журнал, забывает занести ее по счетам. Иногда, заполнив регистры синтетического учета, бухгалтер забывает об аналитическом. Для исправления ошибок, выявленных в бухгалтерском учете, пользуются различными способами: корректурным, сторнировочным, дополнительных проводок.

Корректурный (от латинского correctio - поправка) способ заключается в зачеркивании неправильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. При этом надо зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена только в одной цифре. При исправлении ошибки должна быть указана дата, подтвержденная подписью лица, производившего исправление. Оговорка дается на полях книги, карточки, журнала-ордера, против строки исправленной записи. Неоговоренные исправления в учетных регистрах бухгалтерского учета не допускаются.

Корректурным способом пользуются для исправления описок, неправильного  подсчета итогов, а так же записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской  проводке. Этот способ применим, если ошибки обнаружены в регистрах мемориально-ордерной формы учета - до представления бухгалтерского баланса и если их исправление  не требует изменения мемориального  ордера. После перенесения итогов регистра в главную книгу никакие  исправления не допускаются. В этом случае на сумму допущенной ошибки бухгалтерия оформляет справку, в которой со ссылкой на первичный документ указывает, когда и какая ошибочная запись сделана. Такая справка представляет собой документ бухгалтерского оформления и является основанием для исправления бухгалтерской ошибки. Данные справки заносят в главную книгу отдельной строкой, где они хранятся при соответствующих учетных регистрах обособленно.

Корректурный способ применяется  и для исправления ошибок в  кассовой книге, а также в других регистрах аналитического учета (например, в карточках расчетов с разными  дебиторами и кредиторами) в тех  случаях, когда соответствующие  записи в синтетическом учете  сделаны правильно. Исправления, сделанные  корректурным способом в кассовой книге, заверяются подписями кассира и  главного (старшего) бухгалтера.

Когда в учетных регистрах  итоги подведены, составлен баланс, корректурный способ не допускается. Ошибка может быть исправлена в следующем  отчетном периоде, так как необходимая  отчетность уже представлена в соответствующие адреса.

Способ дополнительной проводки применяется, когда в регистрах  записана сумма меньше действительной, а корреспонденция счетов указана  правильно, но в меньшей сумме, чем  следовало. Исправление допускается  обычной записью на сумму разницы  путем составления второй бухгалтерской  проводки с аналогичной корреспонденцией счетов. При обнаружении ошибки составлена справка, на основании которой производится дополнительная проводка.

Сторнировочные записи - Это исправительные записи методом "красное сторно" (от итальянского storno - перевод счета). Этот способ применяют:

1) при исправлении ошибок в корреспонденции счетов;

2) когда бухгалтерская  проводка составлена правильно,  но записанная сумма больше, чем  по хозяйственной операции.

Ошибка, обнаруженная в бухгалтерской  проводке, "сторнируется", т.е. ранее  сделанная в учете запись повторяется  красными чернилами, и происходитвычитание предыдущей, уже записанной суммы, после данной операции приравниваемой к нулю. После чего делается правильная корреспонденция счетов обычной записью. Тем самым признается, что исправленная новая запись есть первоначальная запись. Она может быть отражена в учете до подведения итогов в учетных регистрах и составления отчетности.

Для исправления допущенной ошибки составляются две бухгалтерские проводки.

2.4 Формы бухгалтерского  учета

Бухгалтерский учет ведется  в многочисленных регистрах. Форма  учета - это бухгалтерская запись данных из первичных документов в  учетные регистры, последовательность, способы учетных записей, организация учетного процесса.

Признаками, отличающими  одну форму бухгалтерского учета от другой, являются:

- количество применяемых  регистров, их назначение, содержание и внешний вид;

- взаимосвязь хронологических  и систематических регистров  синтетического и аналитического  учета;

- последовательность и  способы записей в учетные регистры;

- степень использования  средств механизации и автоматизации в бухгалтерском учете.

Каждая организация избирает для себя форму счётоводства, которая  лучше всего, по мнению учётных работников, отвечает особенностям хозяйственной  деятельности данной организации.

В настоящее время применяется  несколько форм бухгалтерского учета: журнал-главная, простая форма бухгалтерского учета, упрощенная форма бухгалтерского учета, журнально-ордерная форма,  автоматизированная форма.

Форма бухгалтерского учета  журнал-главная ведется в организациях с небольшим объемом производства, в отдельных учреждениях и  в некоторых финансовых органах. Характерная особенность этой формы в том, что регистры для хронологической и систематической записей по счетам синтетического учета объединены в одной комбинированной книге - журнал-главная.