Учётные регистры их роль в бухгалтерском учёте

В первых трех графах книги  записываются дата, номер, статьи и  сумма оборота. Эта часть называется журналом хронологической записи документов. Вторая часть, т.е. последующие графы, в которых расположены все  счета синтетического учета и  где систематически записывают хозяйственные  операции, называется главной книгой. Такое построение регистров делает учет наглядным.

Операции в книгу журнал-главная  записываются непосредственно с  первичных или сводных документов либо на основании составленных мемориальных ордеров с приложенными к ним  документами. В начале месяца в журнал-главную  переносят сальдо по синтетическим  счетам. Затем записываются операции, подсчитываются обороты по дебету и  кредиту счетов и выводят сальдо на конец месяца. Таким образом, счета  закрываются после записи сальдо на первое число последующего месяца. Аналитический учет при этом ведется  в книгах или в карточках. По аналитическим  счетам составляются оборотные ведомости, которые сверяются с данными синтетического учета в книге «Журнал-главная». Простая форма бухгалтерского учета рекомендована Министерством финансов РФ и применяется в организациях малого предпринимательства.

Книга открывается на месяц. (Если она рассчитана на год, то должна быть прошнурована и пронумерована.) на последней странице записывается число страниц, заверенное подписями  руководителя организации, главного бухгалтера, а так же оттиском печати.

Открывается книга учета  хозяйственных операций записями сумм остатков на начало года. В графе 1 указывается номер по порядку, в графе 2 записываются дата и номер документа, в графе 3 на основании первичных документов отражаются хозяйственные операции позиционным способом. В последующих графах сумма отражается на соответствующих счетах одновременно по дебету и кредиту методом двойной записи.

В течение месяца хозяйственные  операции отражаются в книге учета  хозяйственных операций, а по окончании  его выявляется финансовый результат. Затем подсчитываются итоговые суммы  оборотов по дебету и кредиту всех счетов и выводится сальдо по каждому счету на 1-е число следующего месяца.

Простая форма бухгалтерского учета применяется в организациях, не осуществляющих производства продукции  и работ, связанных с большими затратами материальных ресурсов. В  этих организациях наряду с книгой учета хозяйственных операций ведется  ведомость по форме № В-8 для  учета расчетов по оплате труда. Дополнительно  по общему правилу ведется кассовая книга для записи операций по кассе, которые дублируют записи в книге учета хозяйственных операций.

Журнально-ордерная форма  получило свое название по основному  регистру, используемому при этой форме счетоводства, - журналу-ордеру. Она широко применяется в организациях различных форм собственности. Основой для ее использования является принцип накопления данных первичных документов в разрезе, обеспечивающем синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Накапливание и систематизация данных первичных документов производятся в учетных регистрах, позволяющих отразить все подлежащие учету средства и хозяйственные операции по их использованию за отчетный месяц. Хронологическая и систематическая записи хозяйственных операций осуществляются одновременно. В соответствии с этим оборотные ведомости составляются только по расчетам, по которым ведутся карточки аналитического учета.

Журналы-ордера - бухгалтерские  регистры, построенные по шахматному принципу. Записи в них ведутся  по мере поступления документов либо как итоги в зависимости от характера и содержания операции. Журналы-ордера служат для отражения  кредитовых операций по одному синтетическому счету. Они являются накопительными ведомостями. В них отражаются кредитовые обороты данного счета или  по каждому первичному документу, или  по итогам за день, или по итогам за более длительный период. При незначительном количестве кассовых документов. Итоги за день (несколько дней) в разрезе корреспондирующих счетов устанавливаются путем подсчета сумм однородных операций, отраженных в кассовом отчете или приложенных к нему документах, согласно бухгалтерской разметке, предварительно проставляемой в отчете кассира или на документах.

В основу построения журналов-ордеров  положен и признак регистрации  хозяйственных операций: данные первичных  документов регистрируются только по кредиту соответствующих счетов в корреспонденции с дебетуемыми  счетами. Накопительные ведомости  по дебету счетов имеют вспомогательное  значение. Они используются для обеспечения  аналитического учета в единении с синтетическим учетом. Совмещение синтетического и аналитического учета, например по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» обеспечивается тем, что в журнале-ордере по каждому платежному поручению записывают оприходованные материалы или товары, а в ведомости по тем же строкам делают записи об оплате этих поручений. Это позволяет не составлять оборотные и сальдовые ведомости по счетам синтетического учета.

Итоговые данные журналов-ордеров  в конце месяца переносятся в  главную книгу, которая используется для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных  записей по отдельным счетам и  для составления отчетного баланса. В ней показывают исходящее сальдо по каждому синтетическому счету. Запись текущих оборотов в главную книгу  является одновременно и регистрацией учетных данных, отраженных в журналах-ордерах. Текущие обороты приводятся только по счетам первого порядка. Обороты  по кредиту синтетического счета  отражаются одной записью, а обороты  по дебету - в корреспонденции с  кредитуемыми счетами. Правильность записей, произведенных в главной книге, проверяется подсчетом оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых  и кредитовых оборотов, а также  дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

Главная книга открывается  на год, на каждый счет отводится один лист. На основании главной книги  и части других регистров заполняются  баланс и другие формы отчетности.

Преимущество журнально-ордерной формы бухгалтерского учета состоит  в возможности ее применения при  использовании нового Плана счетов. В ней совмещаются хронологические  и систематические записи, а по многим ордерам проводится однократная  запись по счетам синтетического и  аналитического учета. Применение журналов-ордеров  ускоряет составление необходимой  отчетности, обеспечивает ежедневный контроль за правильностью учетных записей. Компьютерный вариант предпочтителен для любых организаций, что делает бухгалтерский учет более оперативным, достоверным, полным и качественным.

В настоящее время одно из основных направлений совершенствования  бухгалтерского учета связано с  автоматизацией обработки информации с применением новейших технических  средств. Их применение является наиболее эффективным средством быстрой  обработки учетной информации, отличающейся массовостью, разнообразием, многозначностью, сложностью состава. Это обусловлено  тем, что компьютеры характеризуются  высокой скоростью работы, программным  управлением, большой емкостью памяти, автоматическим восприятием исходных данных, богатым набором выполняемых операций и т.д.

Автоматизированная форма  учета включает выполнение функций  сбора, передачи, обработки, накопления хранения, защиты и распространения информации.

Существует два основных подхода к проблемам автоматизации  бухгалтерского учета. Первый - это так называемая «локальная» автоматизация, когда автоматизируется работа на конкретных участках учета, например, расчет заработной платы, выписка счетов фактур, платежных документов и т.д.

Вторым подходом к проведению автоматизации является комплексная  автоматизация финансово-хозяйственной  деятельности предприятия. При этом подходе с единой базой данных работают отделы менеджеров, бухгалтерии, работники сладов и другие подразделения. Полностью устраняется дублирование в работе различных подразделений, а руководство получает возможность  оперативно получать любую информацию о деятельности предприятия. Такая  форма учета может быть реализована при применении программы «1 С Бухгалтерия» системы «1 С Предприятие».

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Информация, необходимая  для отражения на счетах бухгалтерского учета, содержащаяся в принятых к  учету первичных документах, обязательно  накапливается и систематизируются. С этой целью применяются учетные  регистры - таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации  хозяйственных операций, одно из важнейших  средств ведения бухгалтерского учета.

Формы учетных регистров  бухгалтерского учета разрабатываются  и рекомендуются Министерством финансов Р.Ф., органами, которым федеральным законодательством предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, а так же организациями при соблюдении ими методических принципов бухгалтерского учета.

Лица, составившие и подписавшие  регистры бухгалтерского учета, несут  ответственность за правильность отраженных данных. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской  отчетности является коммерческой тайной.

Учётные регистры, применяемые  в практике бухгалтерского учёта, подразделяются по ряду признаков: по внешнему виду, характеру  бухгалтерских записей, содержанию, форме графления, способам заполнения.

Способ записи в учетные  регистры может быть линейно-позиционный  и шахматной формы.

Линейно-позиционный способ записей применяется для учета  расчетов с покупателями, поставщиками и подрядчиками, с подотчетными лицами и т.д. В случае шахматной формы  записи хозяйственная операция записывается одновременно по дебету и кредиту  счетов один раз. Такаязапись дает возможность определить, проконтролировать и проанализировать совершившуюся хозяйственную операцию через корреспонденцию счетов.

После регистрации хозяйственных  операций в учетных регистрах  по окончании месяца по каждой графе  подводят итоги. Итоговые записи синтетических  и аналитических регистров обязательно  сверяют, сопоставляя оборотные  ведомости, или другим способом, и  заносят в главную книгу.После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.

Для исправления ошибок, выявленных в бухгалтерском учете, пользуются различными способами: корректурным, сторнировочным, дополнительных проводок.

Бухгалтерский учет ведется  в многочисленных регистрах. Форма  учета - это бухгалтерская запись данных из первичных документов в  учетные регистры, последовательность, способы учетных записей, организация  учетного процесса.Каждая организация избирает для себя форму счётоводства, которая лучше всего, по мнению учётных работников, отвечает особенностям хозяйственной деятельности данной организации.

В настоящее время применяется  несколько форм бухгалтерского учета: журнал-главная, простая форма бухгалтерского учета, упрощенная форма бухгалтерского учета, журнально-ордерная, автоматизированная форма.

В заключении можно сказать, что в настоящее время практически  на всех предприятиях ведётся автоматизированный учёт хозяйственных операций, что  приводит к облегчению труда бухгалтеров, уменьшению трудозатрат при разнесении операций по счетам, сокращению человеческого  фактора при совершении ошибок в  ведении учёта. Автоматизированный учёт ведёт к высвобождению времени для более глубокого анализа хозяйственной деятельности предприятия.