Управленческий учет и ево роль место в систьеме управления предприятия

Управленческий учет и его роль в управлении

Управление - сложный процесс приведения системы в желаемое состояние, согласованное с целями управления. Предприятие как объект управления, включает в себя большое количество постоянно взаимодействующих и многозначносвязанных между собой подсистем и элементов, поэтому оно может иметь необозримое множество состояний. В этом первая сложность организации управления. Каждое изменение состояния системы может иметь как положительные, так и отрицательные экономические последствия, которые трудно предусмотреть заранее. В этом вторая сложность организации управления. Отсюда возникает проблема координации, увязки деятельности всех частей управляемой системы в рамках кругооборота средств, необходимой для поддержания ее в устойчивом состоянии. В этом третья сложность организации управления. Преодоление этих сложностей достигается благодаря свойствам управляющей системы, основными из которых являются: иерархичность строения, целесообразность и качество функционирования, саморегулирование системы.

Иерархичность строения системы и целесообразность функционирования всех ее подсистем и элементов вызывает необходимость выработки целей на каждом уровне иерархии путем редукции общей, глобальной цели системы, т.е. постановка локальных целей функционирования отдельных экономических объектов. Под целями понимают желаемое состояние или результат, подлежащий достижению. В результате вырабатывается иерархия целей, в которой цели отдельных объектов управления подчинены общей цели системы.

Предпосылкой постановки целей служит кибернетический принцип внешнего дополнения. Его суть состоит в том, что для любой экономической системы существует внешний критерий, который содержательно выражается в удовлетворении предъявленных к этой системе внешних требований, а на макроуровне - в удовлетворении потребностей общества. Другими словами, цель экономической системы содержит требования, предъявляемые к ней системой более высокого уровня.

Основная цель каждого предприятия - наиболее полное удовлетворение потребностей общества в той продукции, ради изготовления которой оно существует. Данное обстоятельство является определяющим в формировании глобальной цели предприятия. Но глобальная цель системы должна включать в себя не только получение нужной продукции, но и достижение экономии ресурсов. Таким образом, основная цель предприятия как экономической системы состоит в получении необходимых обществу материально-вещественных результатов при достижении минимальных затрат производственных ресурсов.

Еще одним из внутренних свойств системы является качество функционирования, которым обладает только система и которого нет ни у одного из ее элементов. Значение этого свойства трудно переоценить, когда речь идет об организационных системах. С развитием больших и сложных систем связанность элементов усиливается.

Под организацией управления понимается совокупность приемов и методов рационального сочетания элементов и звеньев управляющей системы и ее взаимосвязи с управляемым объектом и другими управляющими системами в пространстве и времени, обеспечивающих создание наиболее благоприятных условий для достижения поставленных перед ними целей в установленный период времени при минимальных затратах производственных ресурсов.

Данное определение организации управления отражает систему общих принципов, задач, процедур, а также организационную структуру, заложенную в основу осуществления процесса управления и оставшуюся неизменной в течение длительного времени, а также динамичную взаимоувязку в пространстве и времени, с одной стороны объекта и субъекта управления, с другой, элементов и звеньев управляющей системы между собой и с другими управляющими системами.

Характерной чертой современного этапа развития экономики являются глубокие преобразования в сфере производства, которые оказывают решающее воздействие на систему управления. Развитие различных форм собственности, наличие характерных особенностей сферы хозяйствования приводят к разнообразию форм и методов управления. Вместе с тем любая система управления немыслима без системы информации. Основу системы информации предприятия составляет управленческий учет.

Предпосылкой создания рациональной информационной системы управления является организационное объединение всех видов информации и ее аналитическая обработка управленческим аппаратом.

Содержание организации управленческого учета включает в себя собственно организацию учетных процессов, т.е. регламентацию процедур и задач, разрабатываемых в рамках предприятия, основанием для которой служит предварительно разработанная их классификация; выбор комплекса технических средств; разработку структуры аппарата управления, занимающегося управленческим учетом, определение круга их обязанностей, прав и ответственности; обеспечение рационального сочетания между объектами и субъектами управленческого учета; систему заданий и контроля их выполнения; формы стимулирования.

Организацию управленческого учета можно рассматривать в различных аспектах: пространственном, временном и информационно-технологическом, в каждом из которых можно выделить отдельные элементы его организации.

Пространственный аспект организации управленческого учета включает: цель управленческого учета, которая определяется исходя из потребностей в получении соответствующей информации для принятия управленческих решений; объекты управленческого учета, определенные в соответствии с поставленной целью; субъекты управленческого учета.

Временной аспект организации управленческого учета включает в качестве ее элемента сроки обработки и предоставления информации для управления.

Информационно-технологический аспект управленческого учета включает средства достижения целей управления, источники информации, методы и приемы ее получения, технические средства для ведения управленческого учета.

Приведенные элементы организации управленческого учета при их относительной самостоятельности тесно связаны между собой. Решение каждого из них обусловлено ответами на предшествующие и последующие вопросы.

Охарактеризовав выше сущность управленческого учета, перейдем к определению роли управленческого учета в системе управления предприятием.

При определении роли управленческого учета в управлении необходимо исходить из основной идеи, заключающейся в том, что система управления является ведущей, а система управленческого учета - обеспечивающим звеном. Управленческий учет имеет своей задачей упорядочение потока входной и выходной информации в соответствии с потребностями системы управления, включая управление, как самим предприятием, так и его структурными подразделениями. При этом взаимодействие управляющей и управляемой систем можно изобразить следующей схемой (рис. 1.).

Рис. 1. Структура взаимосвязи управляющей и управляемой систем посредством управленческого учета.

Управляющая система взаимодействует с управляемой через функциональные отделы и службы управления предприятия. Обратная связь с управляемой системой осуществляется посредством информации управленческого учета, которая через коммуникационные каналы попадает к работникам управления. На основании полученной информации принимаются управленческие решения, воздействующие на управляемую систему. Объектом управления являются хозяйственные процессы - снабжение, производство, сбыт; ресурсы - материальные, трудовые, финансовые; показатели - объем производства продукции (работ, услуг), себестоимость, прибыль. Таким образом, в управленческом учете проявляется замкнутый управленческий цикл.

Место управленческого учета в системе управления предприятием, его структурными подразделениями, можно охарактеризовать следующей схемой (рис. 2).

Рис. 2. Место управленческого учета в системе управления предприятием и его структурными подразделениями, финансовых ресурсов.

К работе по созданию такой нормативной базы привлекаются все функциональные службы предприятия. Разработанные нормы и нормативы обобщаются в координационном отделе (например: бюро норм и нормативов) и через управленческую бухгалтерию доводятся до структурных

Управление предприятием при помощи информации, полученной управленческой бухгалтерией производится по отклонениям. Для этого разрабатывается система норм и нормативов затрат материальных, трудовых и подразделений служб предприятия, аналогично доводится до исполнителя информация об изменении норм. Деятельностью структурных подразделений управляют на основании данных об отклонениях от норм по местам возникновения затрат, причинах и виновниках. Эти данные предварительно систематизируются, обобщаются, анализируются с уточнением факторов, повлиявших на отклонение, и представляются в виде удобном для использования при принятии управленческих решений. В дальнейшем данная информация направляется для оперативного регулирования производства компетентным специалистам, руководителям (начиная с ответственных исполнителей, заканчивая руководителем предприятия). Данные о производственных затратах и выпуске продукции обобщаются в целях использования их при составлении отчетов. Таким образом, управленческий учет тесно увязывает интересы, обеспечивает взаимодействие управляющей и управляемой системы, «фильтрует» полученную информацию и распределяет между потребителями информации. Целью управленческого учета, как уже было отмечено выше, является предоставление информации, необходимой для принятия решений управляющей системой. Процесс принятия управленческих решений можно определить как обоснованный выбор курса действий между несколькими альтернативными вариантами для достижения установленной цели.

Процесс принятия решений может быть выражен следующей схемой:

Первые пять пунктов в этой схеме представляют собой процесс планирования; 6-и и 7-й пункты относятся к процессу контроля и регулирования.

Прежде чем принять правильные решения, необходимо определить цель или главное направление, которые помогут принимающим решения оценить предпочтительность одного варианта перед другим. При условии того, что фирма максимизирует свою прибыль, необходимы данные об издержках, предоставляемые системой управленческого учета.

Второй этап принятия решений заключается в поиске ряда возможных вариантов действий, направленных на достижение конкретных целей.

Когда вероятные сферы деятельности определены, руководство должно оценить возможные темпы роста показателей своей деятельности, способность предприятия удержать соответствующую долю рынка и осуществить оборот средств для каждого альтернативного курса действий в экономической среде.

После этого происходит выбор определенного варианта действия из всех альтернативных вариантов в соответствии с выбранной целью, которая и будет служить критерием.

Выбранные курсы действий являются отправной точкой для составления сметы - финансового плана реализации решения, принятого управляющим звеном.

Последние два пункта объединяют в себе то, что называется системой управленческого контроля. Задачами этой системы является корректирование деятельности таким образом, чтобы изначальные намерения были осуществимы. Стреловидные линии представляют собой контуры обратной связи. Обратная связь между 2 и 7 - графическое изображение идеи о том, что ход выполнения плана должен постоянно анализироваться, и если окажется, что он не может быть реализован, то необходимо рассмотреть альтернативные курсы действий, которые обеспечат достижение целей организации.

Основным требованием для принятия эффективного решения является наличие адекватной точной информации. Единственным способом получения такой информации является коммуникация - процесс обмена информацией между двумя и более людьми.

На каждом этапе процесса разработки, принятия и реализации управленческих решений информация управленческого учета в той или иной мере воздействует на процесс принятия решений.

Принятие решений осуществляется при выполнении любой из функций управления. Для определения информации, необходимой менеджерам, нужно рассмотреть функции управления, которые обслуживает система учета. П. Друкер выделяет 5 управленческих функций: планирование, контроль, организационная работа, деловые контакты, стимулирование. Однако, единого определения функций менеджмента не существует. М.Х. Мескон, М. Альберт и Ф. Хедоури определяют управление как: процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации.

Таким образом, процесс управления состоит из четырех взаимосвязанных функций: планирования, организации, мотивации и контроля.

Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации, чтобы достичь этих целей. Планирование не представляет собой отдельного одноразового события в силу двух причин. Во-первых, организации корректируют и меняют свои цели в течение своей деятельности. Во-вторых, существует постоянная неопределенность будущего. В связи с какими-либо непредвиденными событиями могут произойти изменения. Поэтому планы необходимо пересматривать.

Планирование может быть краткосрочным и долгосрочным. Долгосрочное планирование определяет цели на длительный период - то есть с учетом возможных глобальных изменений внешней среды, тогда как краткосрочное ориентировано на более короткие периоды, характеризующиеся большей устойчивостью окружения. Краткосрочные планы конкретизируют долгосрочные планы и представляют собой подробные годовые бюджеты. При составлении сметы аналитик играет одну из главных ролей, подготавливая краткосрочные планы.

Организовать - значит создать некую структуру. Существует много элементов, которые необходимо структурировать, чтобы организация могла выполнять свои планы и тем самым достигать своей цели. Необходимо определить, кто именно будет выполнять каждое конкретное задание и кто будет отвечать за его выполнение. Это позволяет систематизировать возникающие задачи таким образом, чтобы обеспечить оптимальные условия для управления ходом их решения со стороны руководства. То, что предлагает управленческий учет в этой области - учет ответственности с помощью разбивки по центрам ответственности, что без всякого сомнения облегчает задачи управления. Задача функции мотивации заключается в том, чтобы члены организации выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями и сообразуясь с планом. Задача руководителя сводится здесь к определению сложной совокупности потребностей и предоставлению возможности удовлетворять эти потребности через работу. Составляемые аналитиком сметы содержат в себе плановые показатели, к которым следует стремиться для достижения поставленных перед центром ответственности целей.

Контроль - это процесс обеспечения того, что организация действительно достигает своих целей. Так как многое может произойти, в том числе и неблагоприятные изменения, то необходимо сверять полученные результаты с запланированными. Существуют три аспекта управленческого контроля. Установление стандартов - это точное определение целей, которые должны быть достигнуты в обозначенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования (бюджетах). Второй аспект - это измерение того, что было в действительности достигнуто за определенный период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами. Если обе фазы выполнены правильно, то руководство организации не только знает о том, что в организации существует проблема, но и знает источник этой проблемы. Это знание необходимо для успешного осуществления третьей фазы, а именно, - стадии, на которой предпринимаются действия, если это необходимо, для коррекции серьезных отклонений от первоначального плана. Одно из возможных действий - пересмотр целей, для того чтобы они стали более реалистичными и соответствовали ситуации. На приведенной выше схеме стрелка, ведущая от контроля к планированию показывает обратную связь.