Налоговая политика

 

2. Формы отчетности  по налогу на доходы физических  лиц.

2.1. Налоговый учет  по форме 1-НДФЛ и ответственность 
за неведение учета доходов физических лиц

Налоговые агенты согласно п. 1 ст. 230 НК РФ ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом  периоде, по форме, установленной Минфином РФ.

Форма 1-НДФЛ - это налоговая  карточка по учету доходов и налога на доходы, ее обязаны вести по каждому  физическому лицу налоговые агенты - работодатели, она является первичным документом налогового учета. Этим же документом утвержден порядок заполнения налоговой карточки по учету доходов и НДФЛ.

Карточку 1-НДФЛ заполняет  сам работодатель на каждого сотрудника. Заполняется она каждый месяц  и в ней отражаются операции по начислению различных доходов, облагаемых налогом по ставкам 13% или 35%.

Налоговая карточка предназначена  для учета:

- доходов налогоплательщика,  полученных им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение, которыми  у него возникло, а также доходов  в виде материальной выгоды, подлежащих  включению в налоговую базу  для исчисления сумм НДФЛ;

- налоговой базы отдельно  по каждому виду доходов, в  отношении которых установлены  различные налоговые ставки;

- суммы налоговых вычетов,  уменьшающих налоговую базу;

- сумм исчисленного и  удержанного налога по каждому  виду налоговой базы и общей  суммы налога, исчисленной и удержанной  за текущий налоговый период;

- сумм доходов, полученных  налогоплательщиком от реализации  имущества, принадлежащего ему  на праве собственности, независимо  от вида имущества и суммы  полученного дохода;

- результатов перерасчета  налоговой базы и суммы налога  за прошлые налоговые периоды,  произведенного в отчетном налоговом  периоде.

Данные налоговыми агентами по каждому налогоплательщику - физическому  лицу заносятся ежемесячно исходя из всех произведенных выплат.

Доходы, определяемые в соответствии со ст. 217 НК РФ как доходы, не подлежащие налогообложению, независимо от суммы  таких доходов, в налоговой карточке не отражаются.

Также не учитываются суммы, удержанные из заработной платы (иного  дохода) налогоплательщика по его  распоряжению, либо по решению суда или иных органов (например, алименты, суммы возмещения вреда и прочее), так как они не влияют на расчет налоговой базы и вычитаются из дохода уже после удержания НДФЛ⁷.

Следует отметить, что если налогоплательщик работает по совместительству в нескольких организациях или он в течение года сменил место работы, то налоговый агент в своей  налоговой карточке указывает только те доходы, которые выплачивает именно он⁸.

Доходы (расходы, принимаемые  к вычету налоговыми агентами) налогоплательщика, выраженные (номинированные) в иностранной  валюте, пересчитываются в рубли  по курсу Центрального банка РФ, установленному на дату фактического получения доходов (на дату фактического осуществления расходов)⁹.

Налоговые карточки можно  вести как на бумажных носителях, так и в виде электронной информации на магнитных носителях с возможностью вывода на бумажный носитель¹⁰. Однако и в том, и в другом случае нужно обеспечить сохранность данных в течение четырех лет ¹¹.

Бывают случаи, когда налоговые  агенты не ведут учет доходов физических лиц и сумм исчисленного с таких доходов НДФЛ. Здесь необходимо отметить, что само по себе отсутствие такого учета не влечет налоговой ответственности. Однако налоговые органы могут затребовать документы, содержащие такие сведения, при проведении налоговой проверки. Поэтому в случае непредставления в установленный срок либо отказ от представления запрашиваемых документов, а также в случае грубого нарушения правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения налоговые агенты привлекаются к налоговой ответственности.

 

2.2. Представление  отчетности о выплаченных доходах  физических лиц 
(форма 2-НДФЛ)

Зачастую у налоговых  агентов возникают проблемы при  представлении отчетности о доходах  физических лиц в налоговые органы. Это касается, в частности, порядка  заполнения, сроков подачи этих сведений и ответственного лица, представляющего  данную отчетность.

Согласно п. 2 ст. 230 НК РФ ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, налоговые  агенты должны представить сведения о доходах физических лиц по форме, утвержденной федеральным органом  исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области  налогов и сборов.

Налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту  своего учета сведения о доходах  физических лиц этого налогового периода и суммах начисленных  и удержанных в этом налоговом  периоде налогов по форме 2-НДФЛ "Справка  о доходах физического лица за 200_ год", утвержденной приказом ФНС РФ от 13 октября 2006 г. N САЭ-3-04/706@ "Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц".

Справки о доходах физических лиц могут быть представлены налоговыми агентами на бумажном носителе, если численность  физических лиц, получивших доходы в  налоговом периоде, не превышает 10 человек, а также в исключительных случаях  с учетом специфики деятельности, либо особенностей места нахождения организаций по решению налоговых  агентов.

Кроме того, налоговые агенты обязаны выдавать справки о полученных доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ физическим лицам по их заявлениям¹².

Необходимо учесть, что  при представлении справок в  бумажном виде, они должны быть заполнены  разборчивым почерком либо распечатаны  на принтере или пишущей машинке.

Справки представляются налоговыми агентами по каждому физическому  лицу, получившему доходы от данного  налогового агента, отдельно по каждой ставке налога.

Например, если физическое лицо получило доход по ставке 9% и 13%, то по окончании налогового периода налоговый  агент заполняет две отдельные  справки: одну по ставке 9%, другую - по ставке 13%.

В случае, если какие-либо разделы (пункты) справки не заполняются, то и наименования этих разделов (пунктов) можно не приводить в справке. При этом нумерация разделов не изменяется.

Сведения о доходах  физического лица, в отношении  которого налоговый агент произвел перерасчет НДФЛ за предшествующий налоговый  период в связи с уточнением его  налоговых обязательств, оформляются  в виде новой справки.

Рекомендации по заполнению сведений о доходах физических лиц  по форме N 2-НДФЛ "Справка о доходах  физического лица за 200_ год" изложены в приложении N 1 к форме N 2-НДФЛ, утвержденной приказом N САЭ-3-04/706@. Справочник "Коды документов", необходимый для заполнения справки, а также форматы сведений о доходах по форме 2-НДФЛ в электронном виде приведен в приложении N 2 к форме N 2-НДФЛ, утвержденной приказом N САЭ-3-04/706@.

Если сведения о доходах  физического лица по форме 2-НДФЛ налоговым  агентом подаются в налоговый  орган в электронном виде, то эти  сведения представляются в виде XML файлов.

В свою очередь налоговые  органы направляют представленные сведения налоговым органам по месту жительства физических лиц.

Не представляются сведения о выплаченных доходах индивидуальным предпринимателям за приобретенные  у них товары, продукцию или  выполненные работы (оказанные услуги) в том случае, если эти индивидуальные предприниматели предъявили налоговому агенту документы, подтверждающие их государственную  регистрацию в качестве предпринимателей без образования юридического лица и постановку на учет в налоговых  органах.

Например, в письме Минфина  РФ от 7 мая 2007 г. N 03-04-06-01/139 можно найти  ответы на вопросы, является ли организация  налоговым агентом по НДФЛ в отношении  доходов индивидуального предпринимателя  и какие документы могут служить  подтверждением того, что у организации  отсутствует необходимость представления  в налоговые органы сведений о  выплаченных предпринимателю доходах. Там сказано, что организация не является налоговым агентом данного предпринимателя в том случае, если индивидуальный предприниматель предъявил документы, подтверждающие его государственную регистрацию в качестве предпринимателя без образования юридического лица и постановку на учет в налоговых органах.

Подтверждением того, что  товар был приобретен у индивидуального  предпринимателя, могут служить  товарные чеки и чеки ККМ либо иные документы, оформленные в установленном  порядке, содержащие информацию об основном государственном регистрационном номере индивидуального предпринимателя и идентификационном номере налогоплательщика - индивидуального предпринимателя.

Нередко возникает вопрос о порядке предоставления сведений о доходах физических лиц в обособленных подразделениях. МНС РФ в письме от 13 марта 2006 г. N 04-1-03/132 "О налогообложении доходов физических лиц" разъясняет, что если организация имеет такие подразделения и эти отделения, не имеют отдельного баланса и расчетного счета, то учет выплаченных доходов, исчисленного и удержанного налога, должна вести головная организация, отдельно по головной организации и отдельно по обособленному подразделению.

Сведения о доходах  физических лиц по форме 2-НДФЛ на всех налогоплательщиков-физических лиц, включая и работников обособленных подразделений, с указанием кода административно-территориального образования (ОКАТО), в бюджет которого перечисляется НДФЛ, головная организация представляет в налоговый орган по месту своего учета¹³.

В письме ФНС РФ от 21 февраля 2007 г. N ГИ-6-04/135@ "О порядке представления  сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами-организациями, в том числе обособленными  подразделениями" поясняется, что  сведения о доходах физических лиц  представляются в налоговый орган  по месту постановки на налоговый  учет головной организации либо за всю организацию в целом (по доходам  физических лиц, полученным как от головной организации, так и от всех обособленных подразделений организации), либо головной организацией о доходах физических лиц, полученных от головной организации, и каждым обособленным подразделением организации, уполномоченным исполнять обязанности по представлению сведений о доходах физических лиц, о доходах физических лиц, полученных от указанных обособленных подразделений.

Таким образом, решение вопроса  о том, кто представляет указанные  сведения в рамках осуществления  деятельности российской организацией, имеющей обособленные подразделения, отнесено к компетенции самой  организации.

При переходе работника в  течение одного и того же налогового периода из одного обособленного  подразделения в другое целесообразно, чтобы сведения о его доходах  и удержанных с них налогах  представлялись в целом головной организацией¹⁴.

Если организация оплачивает услуги частного нотариуса, то согласно письму УФНС РФ по городу Москве от 14 марта 2007 г. N 28-11/22942@ на организацию не возложены  обязанности исчисления, удержания  и перечисления в бюджет с таких  сумм НДФЛ, так как они не признаются налоговыми агентами. Это значит, что  требования по представлению сведений о выплаченных доходах частного нотариуса к организациям, не являющимся налоговыми агентами, применяться не могут.

В письме Минфина РФ от 30 марта 2007 г. N 03-04-05-01/101 утверждается, что  индивидуальный предприниматель, от которого физическое лицо получает доход от продажи имущества, не является налоговым  агентом в отношении таких  доходов данного физического  лица и, следовательно, налогоплательщик должен самостоятельно исчислить сумму  налога, представить в налоговый  орган по месту своего учета соответствующую  налоговую декларацию и уплатить исчисленный налог в соответствующий бюджет.

НК РФ не устанавливает  обязанности лиц, не являющихся налоговыми агентами, представлять в налоговый  орган сведения о полученных от них  доходах физическими лицами. Данная обязанность установлена только для налоговых агентов.

Доходы, полностью освобожденные  от обложения НДФЛ, согласно ст. 217 НК РФ, при заполнении налоговой отчетности по форме 2-НДФЛ не учитываются¹⁵.

Вместе с тем, вопрос о  необходимости представления справок 2-НДФЛ по доходам, которые не облагаются НДФЛ только в определенных пределах¹⁶, является спорным.

В письме Минфина РФ от 9 февраля 2007 г. N 03-04-06-01/31 отмечено, что если физическому  лицу выплачен доход в пределах ограничений, установленных ст. 217 НК РФ, то организация  не признается налоговым агентом, а  значит, не должна подавать сведения об этих доходах. При этом организации  следует вести персонифицированный  учет необлагаемых доходов¹⁷.

Вместе с тем, в письме ФНС РФ от 17 ноября 2006 г. N 04-2-02/688@ "О  налоге на доходы физических лиц" утверждается, что налоговые агенты, являющиеся источником выплаты необлагаемых доходов, должны вести учет таких доходов  независимо от их суммы и представлять сведения об этих доходах в налоговый  орган по месту учета по форме 2-НДФЛ. При заполнении налоговой отчетности налоговые агенты указывают всю сумму таких доходов по каждому из оснований за налоговый период и сумму предоставленных налоговых вычетов.

Также разные позиции высказаны  и судами.

В постановлении ФАС Московского  округа от 5 апреля 2007 г., 12 апреля 2007 г. N КА-А40/2260-07 по делу N А40-50655/06-108-236 суд  пришел к выводу, что в случае отсутствия статуса налогового агента, организация освобождается от обязанности  представления сведений по форме 2-НДФЛ.

В постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 21 декабря 2006 г. по делу N А38-443-17/118-2006 суд указал, что в случае выплат сумм дохода, не подлежащих налогообложению, обязанности налогового агента ограничиваются ведением учета выплаченных физическим лицам доходов и сообщением налоговому органу соответствующих сведений.