Анализ инструкции по делопроизводству

Первый из них является подготовительным: определяется круг разработчиков, формулируются цели, определяются сроки и порядок работы, проводится сбор необходимых исходных данных.  
 Второй этап связан с созданием проекта Инструкции, его редактированием, согласованием и утверждением.  
 Третьим этапом можно считать работу по ознакомлению сотрудников с положениями Инструкции, внесением в Инструкцию необходимых изменений. Кроме того, обязанностью специалистов в области делопроизводства является постоянный контроль за соблюдением в организации требований Инструкции, методическая работа по разъяснению ее положений. Важно, чтобы в организации были изданы соответствующие распорядительные документы, регламентирующие проведение указанных работ.  
 На практике традиционно различают три вида инструкций по делопроизводству: примерная, типовая и индивидуальная (конкретная). 
Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает требования к порядку работы с документами для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, штатам и другим параметрам, в связи с чем носит рекомендательный (методический) характер. На основе примерных инструкций по делопроизводству в организациях разрабатываются индивидуальные инструкции, имеющие статус локального нормативного правового акта.  
 Типовая инструкция по делопроизводству составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций и используется ими в качестве обязательного нормативного правового акта. Как правило, при наличии типовой инструкции индивидуальные инструкции по делопроизводству в соответствующих организациях не разрабатываются.  
 Примерные и типовые инструкции по делопроизводству разрабатываются министерствами, госкомитетами, другими республиканскими органами государственного управления, концернами и иными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь. Они утверждаются руководителями этих органов и организаций по согласованию с Комитетом по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь.  
  

 

2 АНАЛИЗ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ООО  СП «БЕВАЛЕКС»

2.1 Характеристика ООО  СП «Бевалекс»

 

 

Белорусско-американское совместное предприятие Бевалекс - ведущий в  Республике Беларусь и СНГ центр  по предоставлению информационно-технологических услуг (адрес: Республика Беларусь, г. Минск, Партизанский пр-т,14.) создано 1989 году (до 1992 года под названием "ИнтерТрудКомпьютер").

В Компании работают, десятки сертифицированных  специалистов. Компания предоставляет  своим клиентам законченные, проверенные  практикой решения в области информационных технологий, что позволяет наряду с достижением современного уровня управления, планирования, проектирования, контроля и учета, обеспечить защиту инвестиций клиентов в ИТ.

Компания занимается производством, реализацией, монтажом и обслуживанием средств вычислительной техники,  проектированием, строительством, монтажом и обслуживанием:

— сетей передачи данных и электроснабжения

— систем связи

— систем охраны

— систем кондиционирования

— систем защиты информации и контроля защищенности информации

— автоматизированных систем управления

— систем обработки и хранения информации.

Численность предприятия – 130 человек.

 

 

2.2 Организация документооборота в ООО  СП «Бевалекс»

 

 

На предприятии действует централизованная система ведения делопроизводства. В связи с отсутствием надобности создания службы документационного обеспечения  управления, ответственным  за делопроизводство приказом генерального директора назначен секретарь.

Документопоток на предприятии  формируется в результате организованного «слияния» трех самостоятельных информационных потоков, по которым перемещаются внутренние документы, входящие и исходящие документы.

Внешний документопоток обеспечивает перемещение входящих и исходящих документов, а внутренний – перемещение документов внутри организации.

 Внутренним документам отнесем  документы, разрабатываемые должностными лицами предприятия, исходя из задач и потребностей организации. Общая организации работы с внутренними документам ООО СП «Бевалекс»:

1) Получение указания на разработку документа, его уточнение;

2) Разработка проекта документа.

3) Согласование содержания проекта документа с заинтересованными должностными лицами.

4.) Корректировка документа по результатам согласования и его оформление.

5) Проверка правильности оформления документа, его подписание и утверждение.

6) Тиражирование и регистрация документа.

7) Доведение документа до сведения лиц, которым он предназначен.

8) Исполнение и контроль исполнения документа.

9) Прием исполненного документа, снятие с контроля.

10) Помещение исполненного документа в дело, последующая работы с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение, списание.

Входящие  документы – это документы, поступающие в организацию извне. Общая организация работы с входящими документами организации

выглядит  следующим образом:

1) Сопровождение и доставка с почтового узла (получение по другим каналам связи) в составе корреспонденции, поступившей в адрес предприятия.

2) Первичная обработка (распаковка, счет, сортировка).

3) Регистрация.

4) Подготовка на доклад.

5) Рассмотрение, оформление резолюций.

6) Регистрация резолюции, постановка на контроль исполнения.

7) Отправка на исполнение (доведение до сведения соответствующих

должностных лиц, включая кадровую службу предприятия).

8) Исполнение и контроль исполнения документа.

9) Прием исполненного документа, снятие с контроля.

10) Помещение исполненного документа в дело, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

Исходящие документы — это документы, разработанные внутри организации. Общая организация работы с исходящими документами организации

выглядит  следующим образом:

1) Получение указания на разработку документа, его уяснение.

2) Разработка проекта документа.

3) Согласование содержания проекта документа с заинтересованными

должностными  лицами.

4) Корректировка документа по результатам согласования и его оформление.

5) Проверка правильности оформления документа, его подписание и утверждение.

6) Тиражирование и регистрация документа.

7) Упаковка и отправка документа.

8) Помещение второго экземпляра документа в дело, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.[10, стр. 36]

Документационное обеспечения  управления до назначения ответственного да делопроизводством имело особенность в том, что в делопроизводство велось небрежно, не руководствуясь нормативно-правовыми актами, на предприятии отсутствовала  инструкция по делопроизводству. В связи с этим, приказом руководителя секретарь была обязана ее составить и утвердить.

Подготовке проекта Инструкции на предприятии предшествовало:  
 — изучение действующего законодательства по вопросам деятельности организации, информатизации, делопроизводства и архивного дела;  
 — анализ состояния документационного обеспечения управления в организации; 
 — выявление и систематизация положений всех организационно-распорядительных документов организации, касающихся делопроизводства; 
 — анализ ранее действовавших в организации инструктивных материалов по делопроизводству;  
 — изучение инструкций по делопроизводству, применяемых в других организациях [4, c. 22].  
 Подготовка Инструкции осуществлялась в соответствии с действующим законодательством на основе типовых и примерных инструкций, правил, унифицированных форм и других нормативных и методических разработок с учетом особенностей сложившейся в организации системы делопроизводства. 

2.3 Особенности разработки Инструкции

по делопроизводству в ООО СП «Бевалекс»

 

 

Документационное обеспечения  управления до назначения ответственного да делопроизводством имело особенность в том, что в делопроизводство велось небрежно, не руководствуясь нормативно-правовыми актами, на предприятии отсутствовала  инструкция по делопроизводству. В связи с этим, приказом руководителя секретарь была обязана ее разработать и утвердить. 

Разработка Инструкции по делопроизводству в ООО СП «Бевалекс» требовала наличие общедоступных нормативных и методических материалов, регламентирующих деятельность по документационному обеспечению управления (ДОУ), причем среди них должны быть как общегосударственные материалы, так и материалы самого предприятия: 

1) Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4).

2) Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь (утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 24 июля 2003 г. № 27). 

3) Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2). 

4) Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69. Взамен СТБ 6.38-9).  

5) Копия Устава организации — для точного исполнения реквизитов с наименованием и справочными данными по собственной организации. 

6) Положения о структурных подразделениях — для прямого направления документов в соответствии с закрепленными за подразделениями функциями.          7) Должностные инструкции специалистов.      В инструкции по делопроизводству предприятия должны быть отражены особенности системы управления, а значит, и документационного обеспечения управления.         При разработке Инструкции по делопроизводству на данном предприятии секретарь, в первую очередь, акцентировала внимание на следующее:

— Какие виды бланков для документов из перечня вводятся в организации: общий бланк, бланк письма, бланки конкретных документов, кроме письма.

— Состав справочных данных об организации на бланках. 

— Порядок простановки даты на документах. 

— Порядок простановки даты на документах. 

— Порядок нумерации и индексации документов разных видов, в том числе с использованием номенклатуры дел.  

— Примеры бланков документов, их формы. 

— Порядок подписания документов в случае отсутствия генерального директора организации. 

— Права вторых лиц организации и подразделений на самостоятельное ведение переписки и на собственные формы бланков документов с указанием должности или названия подразделений. 

— Порядок проставления реквизита «Отметка об исполнителе».  

— Порядок контроля исполнения документов.  

— Типовые сроки исполнения документов.  

— Перечень документов, по которым требуется составление не только копии, но и отпуска.  

— Признаки оригинальной подписи на документах (например, цветные чернила) и порядок использования подписи-факсимиле.  

— Порядок составления номенклатуры дел и, возможно, сама номенклатура дел в качестве приложения к Инструкции. 

— Положение об экспертной комиссии по делопроизводству. 

— Перечень документов, требующих утверждения и заверения печатью, а также указание места размещения печати (на последнем слове в названии должности). 

— Ответственность должностных лиц за качество и сроки исполнения документов. 

— Порядок визирования документов должностными лицами организации и состав визирующей надписи. 

— Порядок работы с документами, содержащими коммерческую тайну и с другими видами ограничения доступа.

— Документооборот по важнейшим сквозным документам.  

— Перечень нерегистрируемых документов.  

— Особенности и примеры составления конкретных видов документов (при необходимости).  

Инструкция по делопроизводству в  совместном белорусско-американском предприятии «Бевалекс» подготовлена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, а также технологии работы с ними.(Приложение 1)

Инструкция устанавливает общие  требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ООО СП «Бевалекс».

Инстукция по делопроизводству в ООО  СП «Бевалекс» была создана на основе Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденнй Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.