Документ, «рожденный» в органе власти, также регистрируется. При этом если документ предназначен для внутреннего использования, он регистрируется как внутренний, а для отправки в другую организацию или другому лицу – как исходящий. Состав регистрируемых реквизитов у внутренних и у исходящих документов, как правило, одинаковый.

      Обычно регистрация внутреннего или исходящего документа производится уже после его утверждения, и задачей делопроизводства является его доведение до сведения всех уполномоченных должностных лиц, в том числе и служащих других органов власти. Документ может попадать в сферу контроля еще на этапе подготовки, то есть разработки и согласования проекта документа.

2.4. Выбор подхода к автоматизации документооборота

      Необходимость автоматизации документооборота органов государственной власти и местного самоуправления является сегодня очевидной для всех.

   Делопроизводство с использованием бумажных журналов и картотек несовместимо с требованиями повышения эффективности работы государственных служащих в силу нескольких причин.

• Информация о документах и ходе их исполнения распределена по системе картотек организации и ее структурных подразделений. Поэтому получение информации о работе с документами на предприятии требует поиска и обработки данных из разнородных и децентрализованных картотек.
• Картотеки документов обычно отделены от исполнителей. Они содержат неполную и неоперативную информацию о состоянии документов.
• Размножение и перемещение большого количества бумажных документов, ведение многочисленных и дублирующих друг друга журналов и картотек приводит к большим объемам непроизводительных трудозатрат.

   Однако кардинальные, революционные подходы к документообороту органов государственной власти и местного самоуправления весьма опасны. Это может привести не только к срыву сроков внедрения, но и к серьезным проблемам в управлении.

   Подобный поэтапный подход позволит плавно повысить эффективность работы органа власти, исключив возможность дезорганизации его деятельности.

   Автоматизированное делопроизводство для бумажного документооборота является в кратчайшей перспективе основным подходом к автоматизации документооборота в органах государственной власти и местного самоуправления.

   Обрабатываемые органом власти документы, в том числе и передаваемые при использовании средств вычислительной техники, имеют две формы – традиционно бумажную и электронную. Подобный симбиоз является следствием того, что современные средства подготовки документов подразумевают электронную форму хранения документа, а нормативная база и устоявшиеся правила обращения – бумажную. Также важнейшим доводом в пользу сохранения бумажных носителей документов является непревзойденное удобство работы с ними. Правила и привычки изменяются значительно медленнее возможностей современных информационных технологий.

   В органах государственной власти и местного самоуправления, видимо, еще долго при обработке документов в электронном виде будут сохраняться операции, требующие создания их бумажных копий. Как правило, руководители предпочитают работать с документами в бумажном виде. Кроме того, пока обмен официальными документами между органами власти и передача их в государственные архивы также происходит в бумажной форме.

   Электронный документооборот и делопроизводство (ЭДД) является технологическим ответом на современные требования, предъявляемые текущей политико-экономической ситуацией к эффективности российских органов государственной власти и местного самоуправления. В пользу ЭДД говорят и опыт его внедрения в западных органах государственной власти, и примеры эксплуатации в крупных, прогрессивных российских коммерческих структурах.

   Приведенные цифры не оставляют сомнения в необходимости перевода российских органов государственной власти и местного самоуправления на электронный, безбумажный документооборот. Однако, как будет показано ниже, в разделе «Что необходимо для построения электронного документооборота», для подобного перевода нужна серьезная подготовка. Электронный документооборот и делопроизводство является конечной целью, достижимой после внедрения автоматизированного бумажного документооборота и делопроизводства.

      2.5. Работа с обращениями граждан и организаций

      Кроме функций информирования порталы органов государственной власти и местного самоуправления должны также выполнять функции организации интерактивного взаимодействия с гражданами и организациями, предоставляя возможность обращения к уполномоченным служащим для решения своих вопросов, отслеживания хода выполнения запросов и прочее.

Внедрение таких систем позволяет радикально поднять эффективность работы и уменьшить непроизводительные затраты времени граждан, вынужденных тратить его на личное посещение государственных учреждений, и времени чиновников.

      При этом такие «точки входа» могут выполнять функции «единого окна», обеспечивая интерфейс сразу с несколькими органами власти, в идеале – вообще со всеми органами власти Российской Федерации.

      Приведем  краткое описание функции системы работы с заявлениями и обращениями граждан, способы интеграции ее в общую архитектуру системы ЭДД органов власти.

   К основным функциям системы относятся:

• учет, идентификация и авторизация обращающихся;
• прием аутентифицированных обращений по некоторой совокупности форм;
• определение адресатов и передача обращений на обработку;
• доставка авторам уведомлений;
• просмотр истории обращений, в том числе поддержка связей документов.

   Взаимодействие системы работы с обращениями с прочими системами ЭДД должно строиться на тех же принципах, что и взаимодействие систем различных ведомств, – т.е. система работы с обращениями граждан также должна быть подключена к центру обмена документами для автоматической передачи и регистрации в уполномоченных организациях, получения результатов.

   

   Рис. 11. Взаимодействие ЦОД с системой обработки обращений граждан и организаций

 

ГЛАВА 3. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ  ОРГАНОВ ВЛАСТИ РАЗНОГО  УРОВНЯ3.

3.1. Решение для муниципальных и других органов власти, имеющих небольшой объем документооборота.

      К этой категории можно условно отнести муниципальные структуры управления с небольшим объемом документооборота, не имеющие достаточной технической базы для внедрения полноценной системы ЭДД.

      Для них может быть рекомендовано однопользовательское решение, снабженное средствами защищенного обмена электронными документами с вышестоящей организацией – непосредственно или через ЦОД. Пользователем такого решения обычно выступает сотрудник, ответственный за делопроизводство организации.

      Работа при этом осуществляется с бумажными документами, но в системе ведется регистрация входящих/исходящих документов, учет резолюций по документам, документов, списанных в дело и находящихся на архивном хранении. При большом количестве сотрудников также может вестись учет движения бумажных оригиналов.

      Документы, полученные в электронном виде из вышестоящей организации, сразу регистрируются, распечатываются и начинают исполняться до прихода бумажных оригиналов. Вышестоящая организация автоматически получает уведомление о том, что документ зарегистрирован.

   Такое решение позволяет:

• ускорить обмен входящими/исходящими документами с вышестоящей организацией;
• повысить эффективность контроля за исполнением документов;
• организовать эффективную систему хранения взаимосвязанных документов;
• уменьшить время на поиск нужных документов;
• уменьшить количество «затерянных» документов, местонахождение которых неизвестно.

Рис. 12. Однопользовательское решение

3.2.Решение для местного органа самоуправления.

      К этой категории можно условно отнести муниципальные структуры управления, имеющие средний объем документооборота от 3000 до 10000 документов в год, канцелярию или секретариат как структурно отделенное подразделение и осуществляющие работу не только с документами от организаций, но и письмами и обращениями граждан и предприятий. Такие организации обычно имеют достаточный парк персональных компьютеров, объединенных в локальную сеть.

      Для них может быть рекомендовано многопользовательское решение с количеством рабочих мест от 5 до 20, снабженное средствами защищенного обмена электронными документами с вышестоящими и нижестоящими организациями (непосредственно или через ЦОД), связью с порталом для информирования и приема заявок граждан и организаций и возможностью удаленного Интернет-доступа к данным системы ЭДД.

      Система должна обеспечивать регистрацию входящих/исходящих документов, учет резолюций по документам, документов, списанных в дело и находящихся на архивном хранении. Должен также вестись учет движения бумажных оригиналов.

      Пользователями такого решения обычно выступают не только делопроизводственный персонал, но и ряд сотрудников функциональных подразделений.

      Поскольку большинство сотрудников таких организаций имеет персональные компьютеры, в рамках такого решения уже может быть организована работа с частью документов в основном или исключительно в электронном виде. Входящие бумажные документы могут оцифровываться, и вся дальнейшая работа с ними уже может вестись в электронном виде. В электронном виде может также быть организован процесс исполнения документов (наложение и исполнение резолюций).

      Если организация имеет постоянно доступный канал в сеть Интернет, может быть организован удаленный доступ к системе ЭДД через веб-интерфейс, позволяющий контролировать ход работ как должностным лицам, находящимся в отъезде, так и вышестоящим организациям.

   Такое решение позволяет:

• ускорить обмен документами с вышестоящими и нижестоящими организациями;
• уменьшить нагрузку на делопроизводственный персонал за счет передачи части функций в подразделения;
• повысить эффективность контроля за исполнением документов;
• организовать эффективную систему хранения взаимосвязанных документов;
• уменьшить время на поиск нужных документов;
• уменьшить количество «затерянных» документов, местонахождение которых неизвестно;
• ускорить и сделать более эффективной работу сотрудников по исполнению документов;
• снизить издержки на работу с обращениями граждан и организаций, подаваемыми в электронной форме (через портал);
• обеспечить контроль за исполнением важных документов со стороны вышестоящих организаций.

Рис. 13. Многопользовательское решение

3.3. Решение для территориального образования (субъекта федерации)

   Комплексное решение для субъекта Федерации предполагает внедрение систем ЭДД в значительном количестве организаций:

• в высших органах субъекта Федерации (правительстве, законодательном собрании, аппарате руководителя субъекта Федерации идр.);
• в региональных министерствах и комитетах;
• в муниципальных органах власти разного уровня.

   К каждой отдельно взятой организации, в которой внедряется система ЭДД, применимы изложенные выше соображения – у них упорядочивается работа с документами, ускоряется обмен, улучшается контроль, делается более эффективным поиск нужных документов ит.д.

   Но комплексность решения создает новое качество – унификация систем, возможность централизованных решений и сквозная система обмена электронными документами позволяют радикально поднять эффективность управления субъектом Федерации в целом. Поэтому в этом разделе мы остановимся именно на тех особенностях решения, которые возникают на уровне субъекта Федерации.