Автор работы: Пользователь скрыл имя, 10 Февраля 2011 в 23:16, курсовая работа
Целью данной курсовой работы является анализ системы управления электронным документооборотом в органах государственной власти . В связи с этим в работе поставлены следующие задачи:
дать общую характеристику документооборота и системы управления документацией;
проанализировать организацию электронного управления документооборотом в органах государственной власти;
проанализировать перспективные направления совершенствования систем управления документооборотом и их нормативно-правового обеспечения.
Документопотоки региональных организаций в значительной степени замкнуты внутри региона. И перевод в электронный вид значительной части регионального обмена документами позволяет заметно ускорить и снизить издержки управления за счет «перехода количества в качество».
Значительное и постоянно растущее количество организаций, в которых внедрены системы ЭДД и которым необходимо включаться в систему обмена электронными документами, делает эффективным создание единого ЦОД, замыкающего внутри себя всю необходимую функциональность по гарантированной и защищенной доставке электронных документов.
Создание своих порталов отдельными органами власти естественно возможно. Технологически целесообразней создание единого регионального портала, концентрирующего нормативную, новостную и другую информацию всех региональных организаций и выполняющего функции «единого окна» для приема обращений граждан и предприятий.
Унификация используемых систем ЭДД позволяет упростить процедуры экспорта/импорта информации между этим порталом и системами отдельных организаций.
Такой портал должен также поддерживать распределенное управление контентом и позволять делегировать права управления отдельными разделами уполномоченным представителям отдельных организаций.
Система поддержки распределенных рабочих групп
На уровне региона постоянно идет работа по подготовке документов, требующих согласованной деятельности различных ведомств. Для поддержки законотворческой работы, подготовки постановлений правительства региона и распределенными рабочими группами целесообразно создание региональной подсистемы коллективной работы над документами, увязанной с используемой системой ЭДД.
Рис. 14. Региональная система
Необходимо также отметить, что для реализации централизованной программы внедрения ЭДД на уровне региона целесообразно создание единого центра обучения и поддержки, способного оказывать эффективную методическую и техническую помощь организациям, внедряющим ЭДД. Это позволит заметно снизить общие издержки на внедрение и поддержку однотипных систем.
Комплексное решение для федерального ведомства предполагает внедрение систем ЭДД в головной организации ведомства, в его территориальных подразделениях и подчиненных организациях. Количество рабочих мест в головном ведомстве может достигать нескольких сотен, в территориальных подразделениях и нижестоящих организациях – от одного до нескольких десятков рабочих мест. Совокупное количество устанавливаемых систем может достигать нескольких десятков и даже сотен.
К каждой отдельно взятой организации, в которой внедряется система ЭДД, применимы изложенные выше соображения – у них упорядочивается работа с документами, ускоряется обмен, улучшается контроль, делается более эффективным поиск нужных документов ит.д.
Но внедрение решения в рамках ведомства в целом позволяет достичь повышение эффективности работы ведомства в целом за счет:
Рассмотрим дополнительные (к базовой системе ЭДД) централизованные подсистемы, позволяющие достичь этих целей.
Для крупного федерального ведомства с десятками и сотнями подразделений и подведомственных организаций может оказаться целесообразным реализация собственного центра обмена данными (ЦОД).
Собственный ЦОД позволит не только упростить организацию и поддержку системы обмена ведомственными документами, но и выполнять функцию «точки подключения» для электронного обмена документами с другими организациями-контрагентами и системами, обслуживающими граждан и предприятия.
Согласно распоряжению правительства, федеральные ведомства обязаны иметь свои порталы. Учитывая, что значительная часть документов, публикуемых на портале, хранится в архивной подсистеме ЭДД, для публикации документов и взаимодействия с системой ЭДД ведомства должен быть использован интерфейс, предоставляемый системой ЭДД.
Кроме обеспечения доступа к публичным документам, такой портал может иметь также и интранет-часть, обеспечивающую доступ сотрудников удаленных подразделений к электронному архиву ведомства.
Портал может быть также использован для приема и обратной связи по обращениям граждан и предприятий.
Одной из основных функций ряда ведомств является периодическое получение разнообразной отчетности от предприятий. Для этой цели могут быть разработаны специализированные подсистемы, обеспечивающие автоматизированный прием документов определенных видов от автоматизированных систем предприятий, регистрацию их и дальнейшую передачу на обработку соответствующим автоматизированным системам ведомства.
При подготовке ответственных документов ведомствами зачастую создаются рабочие группы, включающие в себя также сотрудников других ведомств и привлеченных экспертов. Для поддержки работы распределенных рабочих групп целесообразно создание распределенной подсистемы коллективной работы над документами.
Учитывая значительное количество разрабатываемых документов, средства коллективной работы должны быть тесно увязаны с системами ЭДД, т.е. процессы запуска проектов и создания рабочих групп, передачи документов в систему ЭДД на согласование и утверждение ит.д. должны быть по возможности автоматизированы.
Система работы над проектами документов может быть интегрирована с интранет-частью ведомственного портала.
Рис. 15. Ведомственная система
В ходе первого этапа, который завершился в сентябре 2001 года, единая система электронного документооборота была развернута на 59 клиентских рабочих местах и 5 серверах в Департаменте делопроизводства Минюста России и секретариатах Министра и заместителей Министра юстиции Российской Федерации, а также в Управлениях Министерства по Архангельской, Московской, Самарской, Иркутской, Челябинской и Воронежской областям, Красноярскому краю и Республике Коми, в Главном управлении Минюста России по Санкт-Петербургу и Ленинградской области.
После проведения полномасштабной опытной эксплуатации систем было принято решение в течение 2002 года провести их доработку и внедрение во всех подразделениях Минюста России, включая территориальные управления. В феврале 2002 года была осуществлена поставка программного обеспечения во все территориальные органы.
В
настоящее время активно
Предполагается дальнейшее развитие системы электронного документооборота в Минюсте России, включение в нее всех подразделений центрального аппарата и территориальных органов.
В Российском фонде федерального имущества система ЭДД эксплуатируется с 1999 года. Начав с 10 автоматизированных рабочих мест в 1999 году, к 2002 году система разрослась до 25 рабочих мест, и планируется дальнейший рост. В течение года с помощью системы обрабатывается более 32000 документов, а общее количество документов в базе превысило 100 000.
Внедрение
системы ЭДД существенно
В настоящее время пользователями системы является в основном делопроизводственный персонал, и работа ведется с регистрационно-контрольными карточками документов. В ближайшем будущем планируется:
В соответствии с распоряжением Кабинета министров Республики Башкортостан от 12 августа 1998 года рабочая комиссия Координационного совета провела обзор и сравнительный анализ систем автоматизации делопроизводства и документооборота и на основании полученных данных выбрала решения компании Microsoft и систему «Дело», разработанную партнером Microsoft – компанией «Электронные офисные системы».
Опытная эксплуатация первой очереди системы и отработка технологий электронного документооборота осуществлялись в Администрации Президента РБ, аппарате Кабинета министров РБ, Министерстве финансов РБ и в Министерстве экономики и антимонопольной политики РБ, где в 1999–2000 годах были установлены первые четыре комплекта системы.
На основании полученного положительного опыта использования правительство Республики Башкортостан посчитало необходимым продолжить работы в данной области и приступить в 2001 году к реализации масштабного проекта внедрения второй очереди системы.
В рамках второй очереди проекта системы автоматизированного делопроизводства и документооборота были внедрены во всех республиканских органах власти, включая Администрацию Президента РБ, Госсобрание РБ, аппарат Кабинета министров РБ, министерства, госкомитеты, ведомственные организации (всего 31 организация) и большинство районных и городских администраций (всего 70 организаций).
В 2003 году планируется внедрить в республике систему обмена электронными документами, что позволит радикально ускорить обмен документами между различными органами власти республики.
Внедрение единой автоматизированной системы делопроизводства и документооборота позволяет органам государственной власти и местного самоуправления Республики Башкортостан решить ряд важных задач:
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проблемы управления потоками документов актуальны для любого органа государственной власти. Но особенную остроту эти проблемы приобретают при переходе на новые компьютерные технологии, когда привычные бумажные документы заменяются электронными.