Анализ современного состава Архивного фонда Российской Федерации, его структуры и классификации

• архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ, находящиеся на временном и депозитарном хранении в государственных архивах.

Глава 2. Структуры и классификации современного состава Архивного фонда Российской Федерации

1. Организация документов в пределах Архивного  фонда Российской Федерации

Выделяют  несколько уровней организации  документов в пределах Архивного  фонда Российской Федерации. На первом, наиболее глобальном уровне, речь идет об организации документов в пределах Архивного фонда Российской Федерации  в целом. Это та основа, исходя из которой происходит формирование конкретных норм по организации документов в  конкретных архивах и фондах. «Организация документов на первом уровне, т.е. Архивного фонда РФ в целом, лежит в основе построения сети государственных хранилищ, которую образуют все федеральные архивы, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы, отраслевые фонды, научно-отраслевые институты и хранилища в системе Российской академии наук, музеи, библиотеки. Именно здесь хранятся все документы, представляющие ценность для общества и исторической науки»¹⁹.

Эти модели и  методы организации информации не являются статичными: какие-то формы существовали исторически, однако появление новых  информационных носителей, а также  новых систем документации потребовало  внесения дополнений и изменений  в привычные формы организации  информации. Можно сказать, что эти  изменения еще не завершены, например существующие системы электронного учета данных пока еще в значительной степени дублируют бумажные носители.  Признаки, на основании которых строится классификация документов в Архивного  фонда РФ «окончательно были сформулированы в конце 50-х годов XX века и оказали влияние на формирование сети современных государственных архивов»²⁰. Современная классификация хранящихся в архивах документов и дел существенно отличается от классификации архивных документов и дел в Архивном фонде СССР: в основу новой  классификации положены иные формальные признаки. Рассмотрим их подробно.

Изменение общественного  и экономического строя в 1991 году имело одним из последствий признание  частной собственности наравне  с государственной и муниципальной. Соответственно, часть архивных документов и дел Архивного фонда Российской Федерации перешла в частную  собственность. Эти и другие изменения  нашли свое отражение в принципах  организации архивных документов и  дел. Организация архивных документов и дел осуществляется:

1. по признаку формы собственности.

Эта категория разделяется  на четыре основных раздела, а именно:

• архивные фонды и архивные документы государственной части Архивного фонда РФ;
• архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ;
• архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов;
• архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ;
2. по признаку, отражающему виды носителей, способы и технику закрепления информации.

Эта категория разделена  на две большие группы:

• архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;
• кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные документы);
3. по признаку срока хранения.

В эту категорию входят четыре подраздела:

• архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах;
• архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах;
• архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых фондах;
• архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ, находящиеся на временном и депозитарном хранении в государственных архивах.

Эти признаки образуют систему  организации архивных документов и  дел в Архивном фонде Российской Федерации. При этом массивы архивных документов  должны быть организованы в соответствии с принципом целостности, что учитывается при организации  архивных документов и  дел  в  рамках  Архивного  фонда  Российской  Федерации.  Иначе говоря,   «все названные выше признаки можно применять только в совокупности, формальное следование одному из них может привести к дроблению исторически сложившихся комплексов фондов. Например, условно разделительной датой между документами Российского государственного архива древних актов (РГАДА) в Москве и Российским государственным историческим архивом (РГИА) в Санкт-Петербурге считается 1801 год. Здесь действует принцип разделения материалов по эпохам феодализма и капитализма. Вместе с тем четверть материалов РГАДА составляют материалы Межевого ведомства, охватывающие период с середины XVIII века до XX века. С другой стороны, в РГИА хранится фонд Синода (1721-1918 годы). Если буквально следовать принципу разделения материалов по эпохам, то эти комплексы должны быть разделены пополам: все материалы до 1801 года отправлены в Москву, а после 1801 года – в Санкт-Петербург. Однако, поскольку и Межевой архив, и фонд Синода представляют собой исторически сложившиеся комплексы, согласно принципу недробимости они хранятся целостно в одном хранилище»²¹.

Таким образом, архивные документы и дела в Архивном фонде Российской Федерации рассматриваются  как целостная информационная система, в контексте связей  с другими  архивными документами и делами, с  учетом  особенностей   информационного  содержания  конкретного  документа. Рассмотрим как это происходит.

На основании  признака формы собственности весь массив архивных документов разделен на государственную и негосударственную  часть²². Государственная часть Архивного фонда Российской Федерации состоит из архивных фондов и архивных документов, поступающих из следующих источников²³:

• государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории, а также учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства;
• органов государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций, предприятий, действующий на территории РФ;
• государственных учреждений, воинских частей, находящихся и (или) находившихся за границей;
• предприятий, организаций или объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности;
• органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ;
• других общественных организаций и объединений, образовавшихся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законом РФ об общественных организациях, принятые в учреждения Федеральной архивной службы России (Росархива);
• юридических и физических лиц, поступившие на законных основаниях в собственность государства, в том числе из-за рубежа, а также копии архивных документов на правах подлинников и на законных основаниях, поступившие в собственность государства.

Негосударственная часть  Архивного фонда формируется, соответственно, на основании тех архивных документов и архивных фондов, которые не находятся  в государственной собственности, принадлежат частным лицам или  являются собственностью юридических  лиц. Таким образом, в состав негосударственной  части  Архивного  фонда  Российской  Федерации  включены архивные  фонды  и  архивные  документы,  находящиеся  в  собственности²⁴:

• государственных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций;
• негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;
• физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и др.).

Архивные  документы, независимо от формы собственности, подлежат применению к ним регламентированных действующими нормативами категорий классификации.

Все документы  государственной и негосударственной  частей Архивного фонда Российской Федерации разделяются по признаку сроков хранения. Сроки хранения устанавливаются  на основании результата экспертизы ценности документов и регламентированы посредством современного архивного  законодательства. Выделяют четыре унифицированных  категории сроков хранения: постоянное, временное, постоянное в собственности государства, депозитарное.

«Постоянное хранение – это бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке или же в архиве негосударственного учреждения»²⁵. Таким образом, на постоянное хранение передаются особо ценные архивные фонды и архивные документы, имеющие непреходящее значение для науки, культуры, общества. 

«Временное хранение — это хранение документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Росархива, которое осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций и предприятий, а также государственные отраслевые фонды. Муниципальные (районные и городские) архивы могут осуществлять временное хранение документов в учреждениях Росархива (это архивы с переменным составом документов); наконец, учреждения Росархива, государственные музеи и библиотеки могут осуществлять временное хранение документов негосударственной части Архивного фонда РФ по договору с их собственником. Обычно временное хранение осуществляется в интересах учреждений и ведомств, пока документы нужны для информационного обеспечения работы данного учреждения. Сроки передачи документов на постоянное хранение строго ограничены законом»²⁶.

Соответственно, временное хранение архивных фондов и архивных документов рассчитано на документы, ценность которых или  является преходящей, или не установлена  — таких архивных документов и архивных фондов в категории временного хранения большинство.  В случае особо ценных документов и фондов, то помещение их на временное хранение может быть маркером их актуальности на конкретный момент в том или ином архиве. Временное хранение архивных фондов и архивных документов в ведомственных архивах также является необходимо для информационного обеспечения бесперебойного функционирования конкретных ведомств и их структур.  

«Хранение в собственности государства — это хранение документов, находящихся в частной собственности, собственности общественных организаций, корпораций, акционерных обществ и т.д., которые на законном основании переданы в собственность учреждений Росархива, государственного музея и библиотеки. Этим основанием, скорее всего, может быть договор дарения или купли-продажи, заключенный между собственником и государственным архивом, музеем или библиотекой, а также приобретение документов Росархива на аукционе или у торгово-посреднической фирмы, организации, в том числе за рубежом; передача государству так называемых бесхозных материалов в том случае, если при ликвидации учреждения или организации у архива не оказалось законных "наследников"»²⁷.

Таким образом, хранение архивных документов и архивных фондов в собственности государства  является наиболее распространенной формой при архивных операциях, связанных  со сменой прав собственности. Иными  словами, Архивный фонд Российской Федерации  регулярно по мере возникновения  возможности и выделяемых средств  способствует переходу в собственность  государства особо ценных архивных документов и архивных фондов, находящихся  в частной собственности.

«Депозитарное хранение документов — это временное хранение документов Архивного фонда РФ в отраслевых архивных фондах в течение срока и на условиях, оговоренных в договоре с собственником документов. По истечении срока депозита, установленного в договоре, совсем не обязательно следует передача документов на постоянное хранение: это зависит от воли их собственника. Услуги по депозиту, как правило, оказываются государственными архивами за плату»²⁸.

Таким образом, депозитарное хранение предназначено  для таких архивных фондов и архивных документов, которые, во-первых, находятся  в частной собственности, а во-вторых, условия и сроки хранения которых  определяют собственники архивных документов и архивных фондов.  При этом государственная  экспертиза ценности документов не оказывает  существенного влияния на условия  и особенности архивного хранения.  

Отраслевые  фонды это одна из структур, входящих в ведомственные подразделения  Архивного фонда Российской Федерации. Фактически отраслевые фонды «представляют собой исторические архивы, сложившиеся при ведомствах, которые имеют право временного (в том числе депозитарного) хранения документов государственной части Архивного фонда РФ. При этом сроки, условия хранения документов в ведомстве закрепляются специальным соглашением между Росархивом и ведомством»²⁹. Таким образом, отраслевые фонды являются несамостоятельным составным элементом структуры ведомственного архива. Таким образом можно сделать вывод о том, что архивные дела и архивные документы Архивного фонда Российской Федерации организованы в соответствием с научными  принципами системности и целостности.

Поскольку формы  собственности являются основанием для установления собственником  условий и сроков хранения без  опоры на государственную экспертизу ценности документов. При этом экспертиза ценности документов является основным, наиболее значимым процессом, определяющим условия и сроки хранения в пределах Архивного фонда Российской Федерации. В случае несогласия собственника с результатами и выводами централизованной экспертизы ценности документов, он может установить иные сроки и условия архивного хранения на договорных условиях, однако, эти условия не должны отличаться в худшую сторону от предписанных экспертизой ценности документов.