Анализ ведения и хранения трудовых книжек

 

Формирование  дел – группировка исполненных  документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. [11]

При формировании дел необходимо соблюдать следующие  правила:

• раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;
• помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре;
• помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;
• помещать положения вместе с основными документами;
• приложения объемом свыше 100 листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается отметка;
• документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации;
• соблюдать объем документов, которые должны помещаться в дело. В одном деле может быть подшито не более 250 листов (толщина 30-40мм), затем заводится новая папка с тем же индексом;
• включать в дела только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, черновиков, вариантов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату.

В процессе группировки  проверяется правильность оформления документов. Неоформленные и неправильно оформленные документы возвращаются непосредственно исполнителям на доработку, после чего передаются для включения в соответствующие дела.

Дела постоянного  и долговременного сроков хранения оформляются в твердые обложки, на которых делается описание дела.

Листы дела нумеруются, в начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела – заверительная надпись. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак +.

Номенклатура  дел отдела кадров

Номенклатура  дел предназначена для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Номенклатура  дел отдела кадров составляется его  руководителем, согласовывается с архивом и утверждается его руководителем.

При составлении  номенклатуры следует руководствоваться  типовыми и примерными номенклатура дел, типовым и ведомственным  перечнями документов со сроками хранения, Основными правилами работы ведомственных архивов.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы отдела кадров. Заголовки дел формируются на основе определений документируемых участков работы. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела не конкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «переписка по разным вопросам» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел  по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящим» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Заголовок дела состоит из элементов располагаемых в следующей последовательности:

• название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
• название организации или структурного подразделения (автор документа);
• название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
• краткое содержание документов дела;
• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
• даты (период), к которым относятся документы дела.

Если дело будет  состоять из нескольких томов или  частей, то формулируется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т.1.». «т.2» и т.д.

Формирование  личных дел

Основным документом персонального учета работника  является его личное дело, которое  является документом «Для служебного пользования». Личное дело включает в  себя следующие документы, пронумерованные  и подшитые в хронологическом  порядке: [12]

• опись документов, имеющихся в личном деле;
• анкета;
• личное заявление о приеме на работу (в конце трудовой деятельности - об увольнении);
• личный листок по учету кадров с наклеенной на него фотографией размером 4х6 см (фотографии обновляются при достижении 25 и 45 лет);
• автобиография;
• копии документов об образовании, присвоении ученой степени, ученого звания;
• характеристики;
• копии приказов о приеме (в дальнейшем о переводе, увольнении);
• трудовой договор;
• карточки учета поощрений и взысканий;
• материалы аттестации;
• представления о назначении, освобождении, переводе, увольнении, направлении на учебу;
• копии наградных листов и представлений к присвоению почетных званий;
• другие документы, характеризующие работника.

В личные дела не должны входить документы второстепенного  значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу и ведется на протяжении всей работы сотрудника.

Сотрудник, ответственный  за документационное обеспечение кадровой деятельности, принимает от поступающего на службу документы, проверяет полноту  их заполнения и правильность указанных  сведений в соответствии с предъявленными документами.

Личные дела учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

Личные дела могут выдаваться для ознакомления только сотрудникам, определенным руководителем  предприятия. При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

При извлечении каких либо документов из личного  дела лицо, ответственное за ведение личных дел, обязано сделать во внутренней описи соответствующую запись.

Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных для ознакомления личных дел и предотвращения их утраты используется специальная контрольная  карточка, которая заполняется на каждое дело. В ней указываются номер личного дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого она заведена, дата выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела.

Однако личные дела ведутся далеко не на всех сотрудников, а как правило, на руководящих работников и специалистов организации. На других работников составляются личные карточки (форма № Т-2).

Личная карточка представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, об образовании, о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, о правительственных наградах, воинской обязанности, семейном положении, о месте проживания, паспортные данные и др. Графы карточки заполняются работником собственноручно, разборчиво, без искажений и сокращений наименования организаций, в которых он ранее работал. Сведения о предыдущей трудовой деятельности указываются на основании записей в трудовой книжке и других документов. Автобиография пишется в произвольной форме, где, кроме сведений о себе и своей деятельности, указываются сведения о родственниках и другие сведения, имеющие значение при решении вопроса о более правильном и целесообразном использовании работника в определенной должности. Обо всех последующих изменениях в анкетно-биографических данных (образование, семейное положение и т.п.) работники обязаны сообщать в отдел кадров по месту работы для внесения этих изменений во все их учетные документы.

В отделе кадров личные дела и личные карточки хранятся только на работающих сотрудников. Для хранения следует использовать сейфы и конторские шкафы, в которых личные дела располагаются по алфавиту. Шкафы или металлические сейфы должны запираться на замок и опечатываться.

После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение.

Хранение  дел

С момента заведения  и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Учетные документы  на работников хранятся в специально оборудованных шкафах, картотечных ящиках. На время прекращения работы помещения, где хранятся учетные документы, опечатываются или сдаются под охрану. Личные дела размещаются в несгораемых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и лицевой стороне личного дела.

Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности предприятия, подлежат передаче в ведомственный архив.

Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих  практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомства образуют центральный архив.

Центральный архив  ведомства хранит документы центрального аппарата, организаций – предшественников ведомства и при необходимости других организаций в соответствии со списком организаций – источников комплектования архива, утвержденным руководителем ведомства. [11]

В центральный  архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Их передача производится только по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения и подлежат уничтожению в установленном порядке.

Соблюдение  правил ведения и хранения кадровой документации, а также своевременная сдача этой документации в архив – профессиональный долг каждого работника кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой службы, оперативное устранение недостатков – одно из важнейших задач директора предприятия.

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Исходя из вышеизложенного  можно сделать следующие выводы:

Трудовой кодекс РФ, в отличие от ранее действовавшего Кодекса законов о труде РСФСР, содержит значительно большее количество норм прямого действия, что, безусловно, повышает его правовую роль в вопросах регулирования трудовых и иных, непосредственно связанных с ними, правоотношений.

Тем не менее  в целом ряде статей Трудового  кодекса РФ содержатся отсылки к  другим нормативным правовым актам: федеральным законам, постановлениям Правительства РФ, коллективным договорам, локальным нормативным актам и др.

Появившаяся в  январе 2004 года новая трудовая книжка серьезных внешних изменений  по сравнению со своей предшественницей не претерпела. Герб СССР на обложке  заменен на герб РФ, сама обложка теперь не зеленая, а серая, и формат документа уменьшен до размера паспорта. Взамен прежних 40 страниц в новой трудовой книжке 44 страницы.

Однако при  разработке новых бланков серьезное  внимание было уделено скрытым средствам  защиты от подделок. В их числе - светящаяся в ультрафиолете надпись «Трудовая книжка» и специальный шов, которым скреплены листы бланков, исключающий возможность замены листов. Для трудовых книжек создана специальная бумага с водяным знаком, состоящим из аббревиатуры «ТК».

В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

- фамилия, имя,  отчество, дата рождения (число, месяц,  год) - на основании паспорта или  иного документа, удостоверяющего личность;

- образование,  профессия, специальность - на  основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Все записи о  выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. С каждой вносимой в трудовую, книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

В случае выявления  неправильной или неточной записи в  трудовой книжке ее исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов, со ссылкой на их номер и дату.