Архив - история и современность. Понятие современного архива

С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах это, как правило, центральные храмы, посвященные святым, выбранным в покровители конкретного города. В крупных городах существовали хранилища документов. Поскольку правом выдачи документов, закрепляющих за горожанами земли и другое имущество, пользовались и "концы" (районы) Новгорода, то хранилищами и местом создания документов стали храмы, посвященные покровителям цеховых ремесел - рыбаков, торговцев различным товаром, шорников, оружейников и т.д. В таких патрональных храмах велись судебные дела и книги записи торговых операций. Часто само хранение документов в храме придавало им требуемую юридическую силу. Центрами ведения документации и ее хранения были также гостиные дворы (смоленские, немецкие и др.) и монастыри, так как церковь обладала широкой юридической компетенцией. Сам монастырь - достаточно крупное экономическое предприятие - документировал свою судебную и хозяйственную деятельность, иногда используя для этого и свободное место в духовных книгах.

Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяков. Не случайно с XIV в. термин "дьяк" как обобщающий закрепился за всеми лицами, ведущими делопроизводство. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству - "формулярники". Устанавливаются приемы засвидетельствования документов, их составления (документы начинают проходить стадии написания - чернописи, редакции и беловика) и такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках). Появляются также элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования. Зафиксированы и первые случаи подделки документов в политических и лично-корыстных целях.

Объем документов определить не представляется возможным, однако характерно, что в Городище под Новгородом и в самом Новгороде найдено около 350 свинцовых печатей - булл, употребляющихся для скрепления документов. Примерно столько же их найдено позднее при проведении раскопок в Пскове.

В Древнерусском государстве выработалась и процедура отмены юридической силы документов. Материалы вынимались "ларником" и уничтожались в присутствии свидетелей. "Ларник" не только заведовал ларем, хранящим документы, но и был уполномочен скреплять частноправовые акты городской печатью (Псков). Особо важные документы уничтожались специально выбранной городским вече комиссией, часто публично, в торжественной обстановке. Менее значительные документы возвращались авторам или просто смывались с пергамента, на котором были написаны, а зачищенные листы снова шли в дело. Достаточно распространенная практика подделки и подчистки текстов потребовала внесения в судные грамоты указаний об аннулировании подложных документов.[3]

Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах и "хартией" и просто "телятиной". Лучший пергамент привозили из Греции или ганзейских городов. Самой древней формой документа на Руси была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15-17 см). Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Потерявшие ценность документы счищали, а дорогостоящий материал подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи информации. [4]С увеличением объемов делопроизводства менялась графика письменности: первоначально документы составлялись уставной манерой письма, характерной для книжного дела с выписыванием букв с прямыми очертаниями. В XIV в. стал использоваться полуустав, позволивший ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться точка в конце предложения.

Несмотря на постоянное расширение практики документирования управленческих действий и юридических фактов, говорить о делопроизводстве в период Древнерусского государства и феодальной раздробленности как о системе определенных норм и правил еще преждевременно. Это период постепенного складывания традиций русской системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности, в том числе защиты от несанкционированного доступа и подделки. Вместе с тем, отдельные нормы работы с документами находили закрепление в законодательстве. Расширение практики удостоверения документов печатями не только князей, но и городов и конкретных чиновников (дьяков) с изображением человека, сидящего за столом, свидетельствует о формировании профессионального цеха специалистов по работе с информацией, т.е. выработанные практикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства.

1.2 Становление архивного дела в Московской Руси.

Возвышение в XIV в. Москвы, формирование Московской Руси, и включение в нее отдельных земель способствовали превращению Москвы в центр архивного дела, вели к концентрации в Москве удельных архивов, формированию единого архива Московской Руси. Учитывая значение архивных документов, их частое уничтожение в связи с пожарами и военными действиями, шло создание их копий. Так появились копийные книги – страховой фонд архивов Московской Руси.

Центральным архивом Московской Руси стала Государева казна, располагавшаяся на Казенном дворе. В ней хранились московские и удельные архивы. На их основе входившие в Боярскую Думу хранители-казначеи разрабатывали внутренние и внешнеполитические документы. Государева казна сочетала функции казны, архива и канцелярии. С конца 90-х годовXV в. начинается отделение документов от казны и формирование Государева архива, а в XVI в. – формирование первоначальной сети архивов Московской Руси.

Во главе архивов находился Государев (царский) архив – главный государственный архив России. В основе архива были документы Московского великокняжеского архива XIV – XVв.в. Во главе его находился Царь – Иван IV Грозный. В нем служили думные дьяки. Архив пополнялся за счет личной канцелярии царя, делопроизводства Боярской Думы и приказов. Государев архив был одновременно и историческим, и ведомственным. Он функционировал как самостоятельное учреждение вне Казенного двора и приказов. Все документы были пронумерованы и описаны или подокументно или по обобщающим признакам. Дела располагались по тематике и виду. В зависимости то значимости они помещались в специальные мешочки, а затем уже в ящики, лари, коробки.

В конце XVI в., после Ивана Грозного, большинство дел Государева архива было передано в Посольский приказ. В дальнейшем произошло его распыление. Сохранившиеся более половины его дел сначала в составе архива Посольского приказа вошли в состав Московского архива Министерства иностранных дел, много позже в составе МАМИД в российский государственный архив древних актов, где находится и сегодня.

Создание в XVI в. системы приказов – учреждений, ведавших отраслями государственного управления или отдельными регионами России, - привело к формированию сети центральных, приказных архивов.

В XVI – XVII в. Крупные комплексы документов отлагались в приказах, ведавших определенными отраслями управления. Наиболее значительные архивы сложились в Поместном (разделение земель среди служилых людей), Разрядном (сведения о служебной деятельности бояр, дворян, судей) и Посольском приказах. Много древних рукописей было собрано в Патриаршей библиотеке. В архиве Поместного приказа отложились документы, характеризующие развитие феодальной собственности на землю, сведения о продаже и обмене земель, регистрации крепостных актов на землю и крестьян. В архиве Разрядного приказа находились именные войсковые списки, распоряжения правительства о назначении на военную и гражданскую службу, отчеты об обороноспособности городов, о количестве в них служилых людей. Эти сведения представляют интерес для военной истории. В архив Посольского приказа поступали документы о взаимоотношении с другими странами.

В результате деятельности органов местного управления создавались архивы местных учреждений. Царским Судебником 1550г. обязывало «бережно хранить» все дела государственных, учреждений, составлять «разметные книги» (имущественное положение и повинность посадские людей) - один экземпляр направлялся в центр, другой хранился на месте. Создаются земские избы (судебные дела), приказные избы (административные, военные, финансовые дела) состав документов был разнообразен и сохранился лучше.

В этот период архивные материалы еще являлись составной частью текущего делопроизводства. Однако с течением времени наиболее старые и в значительной степени потерявшие практическое значение документы стали складываться в специальные помещения «казенки». Верховная власть осуществляла контроль за хранением архивных документов. Центральные учреждения обязаны были представлять на рассмотрение высшей власти описи своих архивов.

Определенное воздействие оказывали архивные материалы на выработку внешнеполитического курса России. В этой связи заслуживает внимание решение Земского собора 1653 г. вынесшего решение о присоединении Украины к России. Все факты о враждебных действиях польского правительства, об оскорбительных искажениях царского титула были взяты из исторических источников. Для поддержания дипломатических контактов широко использовались архивные документы при разработке летописей.

Таким образом, архивы тверских, рязанских, ярославских и др. княжеств в период объединения русских земель вокруг Москвы вошли в «Царский архив в Москве». К концу XVI в. они составляли не менее 240 ящиков, но в начале XVII века – во время польско-шведской интервенции – большая часть этого архива была вывезена в Польшу. В XVI–XVII вв. крупные архивы образовались при органах управления («приказах»): Посольском, который ведал сношениями со странами Запада и Востока, Разрядном, который содержал боярские книги и списки, Поместном, в котором хранились писцовые, межевые и др. книги) и др. В XVI–XVII вв. много русских архивов погибло из-за неприятельских нашествий, пожаров и других стихийных бедствий, особенно при пожаре в Москве 1626.

В конце XVI–XVII вв. имелись архивы у царей – Ивана Грозного и Алексея Михайловича, у патриарха Никона. Появились архивы при наместниках и при приказных избах воевод, увеличилось число личных собраний документов и рукописей в частновладельческих архивах именитых людей, государственных деятелей (промышленников Строгоновых, Безобразовых, Морозовых), среди лиц из царского окружения: у князей (А.М.Курбского, В.В.Голицына, окольничьего Ф.М.Ртищева, стольника В.Н.Собакина), у бояр (А.Л.Ордина-Нащекина, А.С.Матвеева); был архив у писателя Максима Грека.

В Русском государстве в XVI-XVII вв. создается широкая сеть архивов, в которых откладывались документы о развитии феодализма, формировании русской нации, о положении и быте народов многонациональной России и соседних государств. Возникает система описания документов, первые принципы обеспечения сохранности. Архивные материалы начинают широко использоваться во внутриполитических и внешнеполитических целях.

1.3 Архивы в Российской империи (XVIII в.-1917г.)

С первой четверти XVIII в. начинается новый этап в развитии архивного дела. Это явилось следствием коренных реформ, проводимых правительством Петра I. Преобразования в системе государственного аппарата привели к существенным изменениям в области архивного дела, которые прослеживались по двум направлениям: создание архивов при новых высших, центральных и местных учреждениях и устройство фондов упраздненных учреждений, а также документации действующих учреждений, потерявших справочное значение. В поисках лучших организационных форм архивные фонды смешиваются, разъединяются, перевозятся в другие города, старые фонды сливаются с новыми и т.д.

В результате этих преобразований архивы отделились от канцелярии и превратились в самостоятельные структурные части, учреждений, что было закреплено юридически в Генеральном регламенте 1720 г. мероприятия, проводимые Петром I оказались сильное воздействие на дальнейшее развитие архивного дела.

Одновременно устанавливался порядок передачи дел в архивы и вводились специальные должности – архивариусы. Была сделана попытка провести концентрацию материалов: дела, «которые касаются приходу -расходу должны быть под надзором Ревизион- коллегии, все другие документы – «под надзиранием Иностранных дел Коллегии». Видимо это было заимствовано из опыта Швеции, в которой существовало два главных архива: политический и финансовый. Однако, для России с ее огромным государственным аппаратом - это было неприемлемо.

Концентрация документов в двух архивах не была осуществлена. Однако укрупнение ведомственных архивов произошло.

По Генеральному регламенту должность архивариуса в штате была единственная. Оклады архивистов зависели от степени важности хранившихся документов. В превелигированных архивах они были выше. Но в целом жалование было невысоким, к тому же его порой не получали на протяжении нескольких лет. На служащих архива лежали обязанности "надзирать и охранять" документы и осуществлять справочную работу.Продолжительность рабочего дня архивариусов составляла сначала 6 часов, позднее стала 14-16 часов. Но к концу XVIII в. опять сохранилась до 8 часов, т.к. условия в архивах были очень тяжелые.Средства на нужды архивов отпускались явно недостаточные.Вместо приказов созданы 12 коллегий, что способствовало более компактному отложению дел.

Под влиянием развития книгопечатания в целях улучшения сохранности документов в делопроизводство стало внедряться ведение дел на листах книг и тетрадей. В 1700-1726 гг. столбцовое делопроизводство было отменено, что сильно сказалось на развитии архивного дела. В инструкции 1720 года архивариусу Коллегии иностранных дел, требовалось материалы разбирать по годам, месяцам и по числам, а затем переплетать в книги по годно. Инструкция предписывала бережно относиться к делам, заботиться об их сохранности.Важные источники отлагаются в архивах высших органов власти.