Автоматизация делопроизводства в государственном управлении

I.                    Документационное обеспечение как основа управленческой деятельности

1.1.           Управление как информационный процесс

Управление – целенаправленное внешнее воздействие субъекта на объект (явление, процесс), обеспечивающее либо сохранение его основных свойств, либо развитие (движение) объекта в направлении определенной цели[1].

Как процесс, управление имеет смысл лишь по отношению к объекту, называемому объектом управления.

Объект подчинен управляющему воздействию, источником которого, при этом, является субъект управления.

Управление как процесс воздействия субъекта на объект немыслим без системы управления, то есть без механизма, обеспечивающего процесс управления.

Система управления представляет собой совокупность объекта управления (например, организация) и субъекта управления (управленческого аппарата). Задачей объекта управления является реализация целей, поставленных управленческим аппаратом. Оба главных компонента системы связаны прямой и обратной связью. Прямая связь — это поток информации, направляемой от управленческого аппарата к объекту управления. Обратная связь представляет собой поток информации о выполнении принятых решений, идущий в обратном направлении. Обратная связь носит ярко выраженный информационный характер, тем самым подтверждая, что информация является важнейшим элементом процесса управления[2]. Количественно измеряемая величина, являющаяся функцией входных и выходных переменных, параметров объекта управления и времени называется целевой функцией управления[3].

В общем виде ее можно показать, воспользовавшись классической структурной схемой, приведенной на рис. 1.[4]

Таким образом, управление можно представить как последовательный процесс:

- получения информации;

- обработки информации;

- принятия решения;

- доведения решения до сведения исполнителей;

- исполнения решения;

- подведения итогов[5].

Основным способом представления информации на любом современном предприятии на сегодняшний день является документ, то есть большое количество управленческой информации представлено в документированном виде.

На работу с документами работники сферы управления затрачивают в среднем до 60 % рабочего времени. Объем технической работы с документами нередко настолько велик, что мешает продуктивной деятельности предприятия.

Таким образом, рациональная организация делопроизводства и документооборота рассматривается как одна из важнейших задач, обеспечивающих эффективное управление[6].

1.2.           Понятие документационного обеспечения управленческой деятельности

Терминологический стандарт определяет «делопроизводство» как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «делопроизводство», по ГОСТ Р 51141-98, синонимичен термину «документационное обеспечение управления», который вошел в научный оборот более 10 лет назад[7].

Прежде всего, документационное обеспечение управления (ДОУ) предполагает создание имеющих юридическую силу документов, или документирование, то есть запись информации на бумаге или ином носителе по правилам, установленным правовыми нормативными актами или выработанным традицией.

Результатом документирования является документ — зафиксированная

на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать[8].

Любой документ является элементом системы документации более высокого уровня. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей: личная переписка, воспоминания (мемуары), дневники.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации, именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках государства, так и отдельной организации. Управленческие документы представлены следующими основными видами (системами) документации:

      организационно-правовая документация;

      плановая документация;

      распорядительная документация;

      информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

      отчетная документация;

      договорная документация;

      документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

      документация по обеспечению финансами (бухгалтерский учет и отчетность);

      документация по материально-техническому обеспечению;

      документация по информационному обеспечению деятельности учреждения;

      документация по основной деятельности предприятия и т.д.[9].

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

Организация работы с документами — это организация документооборота учреждения, хранения документов и их использования в текущей деятельности[10].

Документооборот — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки[11]. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки, например: регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций и др. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом

документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота является важным критерием при решении вопросов выбора формы делопроизводства, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава, организации информационно-поисковой системы по документам и др.

Одной из важнейших функций в организации работы с документами является учет документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией — записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения[12]. Наряду с учетом документов их регистрация позволяет осуществлять контроль за исполнением документов, а также вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Еще одной функцией в организации работы с документами является система хранения документов, которая представляет собой совокупность способов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются понятия «номенклатура дел» и «дело». Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения, а дело — это совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу, помещенных в отдельную обложку[13].

Таким образом, можно сделать вывод о том, что основная задача документационного обеспечения управления – обеспечение такого состояния работы с документами, при котором каждый специалист организации может в любой момент времени без максимальных трудовых затрат получить необходимые документы и нужную информацию. При традиционном бумажном документообороте, когда объем обрабатываемых документов насчитывает несколько тысяч, достичь такого состояния дел невозможно. Следовательно, необходима автоматизация делопроизводства и документооборота с целью повышения эффективности протекания управленческого процесса.

1.3.           Автоматизация бумажного документооборота и делопроизводства

Автоматизация делопроизводства – совокупность средств, с помощью которых автоматизируется процесс делопроизводства на предприятии[14]. Она позволяет вести контроль исполнения, хранить данные о делах, обеспечивать быстрый поиск документа по одному реквизиту или их набору, а также позволяет прослеживать весь цикл действий над документами.

Автоматизация традиционного, бумажного документооборота является промежуточным решением, используемым для повышения эффективности работы органа управления.

Основные факторы эффективности автоматизации документооборота:

      экономия организационно-технических затрат;

      упорядочение технологии работы с документами (переход предприятия на единую систему делопроизводства и документооборота);

      ускорение прохождения документов на предприятии за счет электронной технологии рассылки документов и резолюций;

      полный контроль за документами и работой персонала с ними[15].

В настоящее время существует целый ряд систем автоматизации делопроизводства и документооборота, отвечающих современным требованиям. В качестве примеров в последующих разделах будут рассмотрены система «Дело» компании «Электронные офисные системы», а также автоматизированная система административного делопроизводства  DocsVision 4.0. Приложение «Административное делопроизводство».

Данные системы автоматизации делопроизводства и документооборота (далее САДД) полностью соответствуют существующей делопроизводственной практике. Они обеспечивают ведение множества электронных картотек, которые являются подмножествами единой картотеки органа власти. При этом резолюции и связанные с ними документы автоматически перемещаются между картотеками в соответствии с принятой технологией прохождения документов.

Таким образом, в любой момент времени имеется полная информация о состоянии, истории движения и исполнения документов в органе власти, в территориально-распределенных подразделениях или представительствах органа власти. Обеспечивается обмен документами и резолюциями с использованием современных систем связи между подразделениями.

Единицей хранения в информационной системе является регистрационная карточка (далее РК) документа, которая представляет собой электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки, содержащий исчерпывающие сведения о документе и находящийся в единой базе данных. База данных, хранящая РК документов, называется картотекой.

Функциональные возможности САДД поддерживают ведение РК на всех этапах исполнения документа, включая его регистрацию, наложение на документ резолюций, оформление отчетов исполнителями, списание документа в дело.

Все документы, подлежащие регистрации, делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, т.е. имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и различный набор реквизитов. Системой поддерживаются три базовые группы:

      входящие;

      исходящие (внутренние);

      письма и обращения граждан.

Рассмотрение входящего документа. При регистрации документа, поступившего в орган государственной власти или местного самоуправления, уполномоченный на то служащий заполняет экранную форму. Система автоматически формирует регистрационный номер документа, а пользователь вводит все необходимые сведения о документе, в том числе краткую аннотацию, и при необходимости присоединяет отсканированный электронный образ документа.

После регистрации делопроизводитель определяет должностное лицо данного органа власти, которое должно рассмотреть поступивший документ. САДД самостоятельно направит регистрационную карточку определенному делопроизводителем должностному лицу.

Вынесение резолюции по документу должно быть отражено в РК внесением фамилий автора и исполнителя резолюции, а также текста резолюции. Это может делать как сам автор резолюции, так и его помощник, имеющий доступ к документу и право регистрации вынесенной резолюции. При этом система полностью сохраняет информацию о пользователе, на самом деле записавшем текст резолюции в РК документа. После записи резолюции РК документа станет доступна должностным лицам, назначенным исполнителями резолюции.

Исполнение резолюций. Резолюция, вынесенная по входящему документу, может требовать от исполнителей проведения каких-либо действий или быть нейтральной — например «принять к сведению».

Содержащееся в резолюции распоряжение о подготовке документа порождает отдельный производственный процесс подготовки документа, который состоит из следующих этапов:

      подготовка текста проекта документа;