Автоматизация делопроизводства в государственном управлении

      согласование проекта документа;

      утверждение проекта документа.

Подготовка текста проекта документа решается при помощи средств вычислительной техники. При этом формальные операции документооборота, такие, как визирование при согласовании и утверждение, требуют работы с бумажным документом. Подготовленный полностью в электронном виде документ необходимо распечатать и зарегистрировать в САДД. Производится это в порядке, схожем с регистрацией любого другого документа, но необходимость в сканировании отпадает.

Обработка исходящих документов. Прошедший согласование и утверждение проект исходящего документа автоматически регистрируется в САДД как утвержденный исходящий документ. Далее осуществляется контроль отправки бумажных экземпляров.

После того как исходящий документ зарегистрирован, его электронная копия и реквизиты РК могут быть отправлены адресуемому органу власти по электронной почте. Если САДД установлена и там, то поступивший позже оригинальный документ регистрируется как входящий уже в автоматизированном режиме. Таким образом, резко сокращается время прохождения документа на уровне исходящий-входящий, и сотрудники организации-адресата получают возможность ознакомиться с содержанием документа задолго до доставки бумажного экземпляра.

После доведения документа до сведения определенных должностных лиц, предприятий или граждан документ передается на хранение в архив.

Контроль исполнения. Текущий контроль исполнения резолюций осуществляется по записям в папке «На контроле» кабинета автора резолюции. РК находятся в этой папке с момента вынесения контрольной резолюции до утверждения автором резолюции отчета ответственного исполнителя.

Общий контроль исполнения резолюций осуществляется с помощью отбора РК по различным реквизитам резолюций, который производится с помощью функции Поиск. При этом отбор может производиться:

      для каждой картотеки и для всех картотек сразу;

      за определенный период времени регистрации РК или наложения резолюции;

      по авторам и исполнителям резолюций;

      по контрольным или неконтрольным резолюциям;

      по находящимся на контроле или снятым с контроля резолюциям;

      по резолюциям, выполненным в срок или с нарушением срока[16].

Еще один способ эффективного контроля за ходом процесса по исполнению резолюции — сквозное взаимное соответствие сроков на всех технологических уровнях подготовки внутреннего или исходящего документа.

Помимо непосредственного контроля в кабинете, САДД предоставляет следующие виды контроля с использованием отчетов:

      Отчет о документообороте.

      Сводка об исполнении контрольных документов.

Отдельный аспект контроля — протоколирование действий пользователя с РК. В системе предусмотрена автоматическая регистрация всех изменений, вносимых в РК. С этой целью для каждой карточки ведется протокол изменений основного и дополнительных разделов РК, а также протоколы изменений резолюций. Для каждого изменения в протоколе регистрируется дата и время, характер выполненных действий и фамилия пользователя.

Таким образом, автоматизация делопроизводства и документооборота имеют значительные преимущества перед традиционным бумажным делопроизводством. Ее внедрение повысит эффективность информационно-документационного обеспечения и управленческого аппарата в целом.

II. Автоматизация делопроизводства в государственном управлении

2.1 Опыт госструктур в автоматизации делопроизводства и внедрении систем электронного документооборота.

   В настоящее время большое количество организаций, особенно государственных структур, активно осуществляют автоматизацию делопроизводства и внедряют системы электронного документооборота (СЭД) и системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД).

                      К примеру, Министерство экономического развития и торговли Российской Федерации разрабатывает собственную СЭД. Создана база, основным элементом которой является уникальная локальная сеть, объединяющая все территории, на которых расположено Министерство.

         Развернут и успешно функционирует мощнейший электронный почтовый сервер, число абонентов которого превышает 2000 человек. В рамках локальной сети создан ведомственный информационный портал, создающий возможность открытого доступа (в рамках министерства) к различным базам данных, статистике, обзорам, анализам и электронной библиотеке документов. Все структурные подразделения имеют свой сайт в этом портале и возможность для оперативного обмена информацией.

         Министерство использует систему автоматизированного делопроизводства при регистрации документов. Все сведено в единую электронную базу, с помощью которой можно узнать, какая корреспонденция находится на исполнении у того или иного подразделения; любой сотрудник имеет доступ к этой системе и может свободно ей пользоваться.

     Однако СЭД в Минэкономразвития пока не позволяет полностью реализовать все задачи электронного документооборота. В ближайшей перспективе планируется повсеместное использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Несмотря на то, что закон об ЭЦП уже принят, его реализация не везде прописана в подзаконных актах. Также пока не решен вопрос о постоянном обновлении нормативов на ЭЦП, которые быстро устаревают. Еще одной из проблем внедрения СЭД является профессиональная и техническая подготовка сотрудников Министерства.

            В системе корпоративного регулирования ДОУ в Центральном Банке РФ можно выделить следующие основные элементы:

- ведомственные акты и распорядительные документы;

- организационно-методическое руководство и система информационного обеспечения;

- работа с персоналом и корпоративная культура.

        Информационно-технологическую основу корпоративного регулирования документационного обеспечения управления в ЦБ РФ и расчетно-кассовых центрах составляет система автоматизации документооборота и делопроизводства (САДД). Во всех территориальных учреждениях Банка не только используется единый территориальный программный продукт для автоматизации работы с документами, но и контролируется соблюдение единых нормативных требований и применение типовых классификаторов.

       Опыт нормативно-методического регулирования САДД Центрального Банка РФ показывает необходимость издания специальных документов по регламентации документационных процессов. В ЦБ РФ таким документом является «Регламент работы с документами в системе автоматизации документооборота и делопроизводства». На его основе разработаны подобные регламенты для каждого подразделения Банка, осуществляющего эксплуатацию САДД[17].

     Совет Федерации РФ прошел при внедрении системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота следующие этапы:

- изучение теоретических аспектов автоматизации;

- системный анализ существующего порядка работы с документами;

- создание проекта системы делопроизводства и электронного документооборота, в котором прописаны цели, задачи, функции и структура информационной системы как в целом, так и для каждого участка отдельно;

- поиск готовой системы автоматизации делопроизводства на рынке отечественных и западных производителей.

    В настоящее время в Совете Федерации функционирует система автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота «Дело–ТСФ». Пользователи системы, выполняющие только операции поиска информации о документах и их образах подключены в режиме локальной сети Интранет и в любой момент могут получить полную информацию о состоянии, истории движения и исполнения документов.

       Система защищена от несанкционированного доступа, в ней содержится 3% информации с грифом «Для служебного пользования», персональные данные.

        Проблемы, с которыми сталкивается Совет Федерации при автоматизации делопроизводства и внедрении новых стандартов:

- проблема в сфере привлечения административного ресурса;

- трудности в области организации учебы и консультаций, недостаточный уровень компьютерной грамотности персонала;

- противоречия в управлении человеческим фактором;

- сложности в проведении аналитической работы[18].

Таким образом, проанализировав опыт вышеуказанных госструктур по автоматизации делопроизводства и внедрению СЭД, можно выделить следующие моменты.

Во-первых, каждая из указанных организаций создает (или приобретает) СЭД (либо САДД), учитывая специфику делопроизводства и документооборота данной конкретной организации, поэтому можно утверждать, что не существует универсальной СЭД, которая подходила бы для любого предприятия.

Во-вторых, были выявлены следующие основные проблемы в процессе внедрения СЭД: проблема человеческих ресурсов (техническое и профессиональное обучение); проблема разработки и обновления нормативных актов и методических материалов, соответствующих развитию процесса автоматизации ДОУ.

На сегодняшний день в России на рынке программных продуктов представлено большое количество различных систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, однако в государственном и муниципальном управлении нашли широкое применение только две таких системы - «Дело» и « DocsVision», которые необходимо рассмотреть подробнее.

2.2 «ДЕЛО» – система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

«ДЕЛО» – первая отечественная система автоматизации документооборота, которая представляет собой комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение электронного документооборота организации[19]. Система разработана компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС).

Система «ДЕЛО» обеспечивает как автоматизацию классического делопроизводства, так и полноценное управление электронными документами, а также позволяет плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям управления.

В зависимости от потребностей предприятия на основе системы можно реализовать:

- автоматизацию традиционного (бумажного) делопроизводства;

- электронный документооборот (внедрение безбумажных технологий);

- смешанный бумажно-электронный документооборот.

Таким образом, «ДЕЛО» представляет собой гибко настраиваемый продукт, который обладает широкими возможностями для адаптации под особенности любой организации. Система поддерживает централизованную, распределенную и децентрализованную схему организации документооборота.

Система «ДЕЛО» обладает практически неограниченной масштабируемостью, то есть возможностью увеличения охвата и включения новых пользователей. В ней могут одновременно работать от единиц до нескольких тысяч пользователей. Система позволяет решать задачи автоматизации документооборота любого уровня сложности.

Для предоставления доступа к документам в системе реализован web-интерфейс, обеспечивающий простой и эффективный доступ к документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Интернет (Интранет).

Система позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически значимыми электронными документами между организациями или территориально удаленными подразделениями. При этом соблюдаются все законодательные и делопроизводственные нормы, а конфиденциальность и подлинность документов обеспечиваются сертифицированными средствами криптозащиты информации.

Система хранения данных позволяет работать множеству пользователей с большими массивами документов. Реальные и практически подтвержденные возможности – свыше 4 000 000 документов, свыше 500 одновременно работающих пользователей. При этом существует однопользовательская версия системы, работающая с условно-бесплатной СУБД (системой управления базами данных).

В системе «ДЕЛО» реализована поддержка платформ и технологий следующих программ и информационных технологий:

- интеграция с пакетом Microsoft Office позволяет регистрировать документы непосредственно из редакторов или почтовой программы;

- ABBYY – ведущий разработчик программного обеспечения для сканирования и распознавания документов и форм;

- КриптоПро, СигналКом, Aladdin – разработчики надёжных средств криптографической защиты информации и информационной безопасности;