Бланки документов: понятие и виды, варианты и способы размещения реквизитов, правила оформления и изготовления

 
 
 
 
 

Контрольная работа

Делопроизводство 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

,

Содержание 
 

1. Бланки  документов: понятие и виды, варианты  и способы размещения реквизитов, правила оформления и изготовления……………………….3
2. Согласование как способ предварительной оценки проектов служебных документов. Виды согласования и правила оформления……………….6
3. Протоколы, их виды, состав реквизитов,  правила оформления……….7
4. Экспертиза ценности документов: понятие, критерии, оценки документов, порядок проведения………………………………………..11
5. Задача……………………………………………………………………...19

Литература……………………………………………………………………….20 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Бланки  документов: понятие  и виды, варианты  и способы размещения реквизитов, правила  оформления и изготовления

 

    Определение понятия “бланк документа” дает ГОСТ Р 5114198 “Делопроизводство и архивное дело”. Согласно этому стандарту “бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа”. Определение стандарта не говорит нам о том, на каком носителе должен быть изготовлен бланк документа. Современные технологии позволяют использовать для изготовления документов не только бумагу и бланки документов, изготовленные типографским или иным способом, но и так называемые электронные шаблоны бланков документов. Независимо от того, какими бланками пользуется организация, в любом случае бланк должен быть построен правильно.

    Требования  к бланкам документов установлены  государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003.

    Кроме того, раздел 2 стандарта устанавливает  состав реквизитов документов, в т. ч. и реквизитов бланка. Несмотря на то что национальные стандарты в настоящее время не являются документами, обязательными для применения, большинство организаций применяют положения стандарта при проектировании и разработке бланков документов и при оформлении документов. Кроме того, постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 приняты Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее – Правила делопроизводства), которыми установлен перечень реквизитов, применяемых при работе с документами в федеральных органах исполнительной власти. В этом перечне присутствуют реквизиты, применяемые в бланках документов.

    Рассмотрим, прежде всего, положения стандарта  ГОСТ Р 6.30-2003. Стандарт устанавливает состав реквизитов бланков:

1. Государственный герб Российской Федерации;
2. герб субъекта Российской Федерации;
3. эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4. код организации;
5. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
6. идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
7. наименование организации;
8. справочные данные об организации;
9. наименование вида документа;
10. дата документа;
11. регистрационный номер документа;
12. ссылка на регистрационный номер и дату документа;
13. место составления или издания документа. [2, c. 112]

    Для таких реквизитов, как дата документа, регистрационный номер документа  и ссылка на регистрационный номер  и дату документа, в бланках проставляются  лишь специальные отметки, содержательная составляющая реквизитов вносится при  составлении и оформлении документа.

    Стандарт  устанавливает размеры служебных  полей в документах (левое –  не менее 20, правое – 10, верхнее – 20, нижнее – 20 мм), а также виды бланков (общий бланк, бланк конкретного  вида документа и бланк письма). Стандарт предусматривает варианты расположения реквизитов бланка: угловой  и продольный.

    Стандарт  устанавливает также, что в организациях могут использоваться бланки организаций, структурных подразделений, должностных  лиц. Организации самостоятельно решают вопрос о том, какие виды бланков  использовать. В большинстве своем  организации используют бланк письма и бланк конкретного вида документа (бланк приказа и (или) распоряжения). В органах государственной власти, в органах местного самоуправления используются также должностные  бланки: писем и конкретных видов документов.

    Особого внимания требуют так называемые общие бланки. Потребность в этих бланках была тогда, когда для  изготовления документов использовались пишущие машины. Общий бланк давал  возможность изготавливать такие  виды документов, как протокол, акт, решение и др. Наименование вида документа печаталось на общем бланке при изготовлении документа (наименование вида документа указывалось под  названием организации). Сейчас, когда  для изготовления документов используются персональные компьютеры, есть возможность  использовать шаблоны бланков для  любого вида документов, в том числе  и для тех, для которых раньше использовался общий бланк. В  настоящее время общие бланки остаются только в тех организациях (как правило, это органы власти), которые готовят документы исключительно  на бланках, изготовленных типографским способом. 
 

2.Согласование как способ предварительной оценки проектов служебных документов. Виды согласования и правила оформления 

    Согласование  документа оформляется визой  на документе или грифом согласования.

    Визирование проекта документа проводится при  необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

    Представляемые  на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа.

     Визы включают личные подписи визирующих и дату. Место расположения виз для внутренних документов – оборотная сторона последнего листа документа. В случае составления документа в 2-х экземплярах – оборотная сторона последнего листа 2-го экземпляра. На исходящих документах визы проставляются ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении. [3, c. 49]

     Замечания, особые мнения и дополнения к проекту  документа оформляются на отдельном  листе. В этом случае виза оформляется  следующим образом:

     Замечания оформляются в свободной форме  и направляются руководителю, подписывающему документ.

     Внешнее согласование документа оформляется  соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя: слово СОГЛАСОВАНО; наименование должности лица, с которым  согласовывается документ (включая наименование организации); личную подпись; расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

     Например:

 

     Гриф  согласования располагается ниже реквизита  «Подпись» в левом нижнем углу документа. 

3. Протоколы, их виды, состав реквизитов,  правила оформления

 

    Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

    Протоколы составляются в любой организации, где есть временные или постоянно действующие коллегиальные органы, комиссии и т.п. Формой их деятельности является обсуждение тех или иных вопросов на собраниях или заседаниях и совместное принятие решений, часто голосованием.

    С появлением в нашей стране акционерных  обществ возросло внимание к этому  виду документа. Высшие органы управления акционерного общества – коллегиальные, и протоколы, в которых находит отражение их деятельность, становятся одними из важнейших управленческих документов. Речь идет о протоколах общих собраний акционеров, заседаний совета директоров и правления. Не случайно Федеральный закон «Об акционерных обществах» и иные правовые акты уделяют специальное внимание составу информации этих документов, то есть их содержанию. Часть нормативных требований может быть отнесена и к тому, что мы называем оформлением документов.

    При оформлении протоколов органов управления акционерных обществ следует учитывать как типовые требования к данному виду документов (типовой формуляр протокола), так и те, что закреплены специальными нормами правовых актов и регламентируют документирование деятельности органов управления именно акционерных обществ.

    Типовые требования к составлению  протокола.

    В обобщенном виде порядок составления  протокола сводится к следующему.

    При подготовке к заседанию или собранию:

1. формулируются вопросы повестки дня, то есть те вопросы, по которым должны быть приняты решения;
2. определяется состав основных докладчиков;
3. подбираются соответствующие материалы, например, проекты документов, которые требуют обсуждения и утверждения, тексты докладов и т.п.
4. Во время заседания секретарем ведется запись хода обсуждения вопросов повестки дня и принимаемых по ним решений. Наиболее важные заседания могут стенографироваться, доклады и выступления – записываться на диктофон. Все эти материалы являются основой для последующего составления протокола.

 
 
 

    Заголовочная  часть протокола

    Протокол  оформляется на общем бланке организации  или на чистом листе бумаги с реквизитами, которые соответствуют общему бланку. В их составе:

     - фирменное наименование организации;

     - название вида документа;

     - дата;

     - индекс;

     - место составления документа. [1, c. 55]

    При оформлении всех реквизитов, включая  реквизиты бланка, нужно учитывать  определенные правила. Только это может  обеспечить документу юридическую  силу.

    Фирменное наименование – это полное наименование организации на русском языке, закрепленное учредительными документами.

Особенности оформления протоколов.

     При проведении технического совещания (заседания) у генерального директора, главного инженера, либо зам. генерального директора  с участием специалистов и руководителей  нескольких структурных подразделений  ведется протокол секретарем-референтом или лицом, назначенным руководителем.

     В окончательном виде, со всеми необходимыми приложениями, протокол оформляется  в трехдневный срок после завершения совещания (заседания).

     Протокол  составляется с учетом следующих  реквизитов: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения совещания (заседания), а номером протокола – порядковый номер заседания с начала года.

     В заголовке протокола указывается название заседания, например: ПРОТОКОЛ технического совещания по рассмотрению вопроса ...

     Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

     Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

Председатель  – фамилия и инициалы;

Секретарь – фамилия, инициалы.

Присутствовали: - фамилии и инициалы сотрудников предприятия, должности и фамилии приглашенных. Если присутствующих более 10, указывается их общее количество.

      Повестка  дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?».