Бланки документов: понятие и виды, варианты и способы размещения реквизитов, правила оформления и изготовления

1. при составлении номенклатуры дел;
2. при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
3. при подготовке дел к последующему хранению в архиве;
4. в процессе подготовки вдел к передаче из организации на хранение в государственный архив.

    Экспертная  комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после  их утверждения руководителем организации  или его заместителем. Секретарем экспертной комиссии назначается, как  правило, секретарь организации или сотрудник делопроизводственной службы. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

    ЭЦД проводится на основе перечней документов с указанием сроков хранения с  полистным рассмотрением дел  постоянного хранения и дел с  отметкой в перечне «ЭПК» (экспертно-проверочная  комиссия архивного органа) для дел  временного хранения. [3, c. 36]

    При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение  к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

    Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем  полистного просмотра дел. Не допускается  отбор документов для хранения и  уничтожения только на основании  заголовков дел.

    Дела  с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью  определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному  хранению.

    Дела  с отметкой "ЭПК", содержащие документы  постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы  постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются  в самостоятельные дела.

    Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы  временного хранения, определяются по перечню документов с указанием  сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

    Подшивка  вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

    Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

    Подготовка  электронных документов к передаче в архив организации состоит  из следующих этапов:

1. проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
2. запись ЭД на машинные носители;
3. проверка качества записи;
4. описание ЭД;
5. проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;
6. подготовка комплекта сопроводительной документации.

    Сопроводительная  документация ЭД должна быть достаточной  для обеспечения их сохранности  и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также - количество записей). 

5. Задача

Составить и оформить сопроводительное письмо  за подписью исполнительного директора  Центра документации о направлении  программы семинара по вопросам нормативно-методического  регулирования делопроизводства с  просьбой рассмотреть и о своем  решении сообщить письменно  в  десятидневный срок. К письму прилагается  программа семинара и бланк заявки.  Недостающую информацию укажите  самостоятельно.

    Решение

    Сопроводительное  письмо

     
Иванов И. П.  
г. Омск, ул. Ленина 24  
e-mail – koserog1168@mail.ru  
тел. 89603342134  
Бизнес – Центр «АСКО» 
Петрову В. В.  
11.09.2011.  

    Уважаемый   Петров В. В., направляю вам программу семинара по вопросам нормативно-методического регулирования делопроизводства. Прошу рассмотреть и принять решение по программе. О своем решении сообщить не позднее 21.09. 2011 г.

    Иванов  И. П., исполнительный  директор Центра документации г. Омска, Советского района, председатель комиссии по делопроизводству по Омской области.

    С уважением Иванов И. П.  __________________________

    перечень  прилагаемых документов:

1. Программа семинара.
2. Бланк – заявка.

    Литература 

1. Богатая И.Н., Кузнецова Л.Н. Делопроизводство и бухгалтерия: Учеб. Пособие. - М.: Дело, 2001. С.344
2. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. С.267.
3. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности документов: «Вестник архивиста»,  2007., № 3 - С 88.