Делопроизводство в древнерусском государстве

Для работы в советских учреждениях были привлечены рабочие, солдаты, выходцы из крестьян, не имеющие специального образования. Уровень документационного обеспечения управления несомненно снизился.

Необходимо было законодательно оформить деятельность властных структур, упорядочить процессы документационного обеспечения. 30 октября 1917 г. СНК издает декрет «О порядке утверждения и опубликования законов». Для установления порядка оформления административных документов было принято постановление СНК от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений», в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка документов. В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства. Так, 8 декабря 1918 г. Совет рабочей и крестьянской обороны издал постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты».

Организационно-научная деятельность в сфере управления в 20-е гг. была закреплена нормативными документами и созданием целой сети общественных организаций, институтов и лабораторий, занимавшихся вопросами научной организации труда (НОТ) и делопроизводства. Так, в 1922 г. при общем управлении Народного Комиссариата Рабоче-крестьянской инспекции СССР (НК РКИ СССР) был создан отдел нормализации, состоящий из пяти секций. В частности, секция делопроизводства занималась совершенствованием структуры делопроизводственных служб в партийном и государственном аппарате, рационализацией контроля исполнения, разработкой обоснованных норм выработки для отдельных категорий управленческих работников; секция административной техники (АТС), также созданная на базе отдела нормализации в июле 1923 г., продолжала и расширяла исследования своего предшественника, обследуя государственный аппарат с использованием хронометража и анкетирования, консультируя по вопросам улучшения деятельности «низовых» органов управления, оказывая методическую помощь и т. д.

Для координации работ по НОТ в масштабах всей страны в декабре 1923 г. был образован Совет научной организации труда, производства и управления (СовНОТ), который был призван вырабатывать основные принципы техники администрирования и научной организации управления и, в частности, документационного обеспечения. Совет занимался также рационализацией техники и технологии производства.

В середине 20-х гг. дополнительно создаются две новые крупные организации: 1 января 1925 г. - Оргстрой, а в феврале 1926 г. - Государственный институт техники управления при НК РКИ СССР (ИТУ). Обе организации работали в постоянном и тесном контакте, причем если деятельность Оргстроя носила преимущественно прикладной характер (разработка образцов канцелярской мебели, оборудования, средств оргтехники), то ИТУ больше внимания уделял теоретическим исследованиям в области управления. Реализация теоретических положений осуществлялась Оргстроем или самим институтом, имевшим тесные связи с низовыми органами НОТ (опытно-рационализаторскими станциями, оргбюро предприятий, ячейками по НОТ, лабораториями и др.).

Формируются крупные научные школы. Например, школа Гастева А.К. (руководителя Центрального института труда), крупного исследователя НОТ и управления, предложившая оригинальную и содержательную концепцию трудовых установок. Керженцев П.М., создавший в 1923 г. и руководивший самой массовой общественной организацией  Лигой «Время» (в 1924 г. переименованной в Лигу «НОТ»), обосновал в своих исследованиях целесообразность перенесения универсальных организационных принципов деятельности из одной сферы в другую: «... опыт военный в какой-то мере использовать в промышленности или организационные методы индустрии использовать в деле культурной работы и т. д.».

Значительный круг ученых объединяла научная школа Розмирович Е.Ф., руководившей ИТУ.

Авторы данной концепции эффективно решали многие конкретные управленческие вопросы, связанные с рационализацией оргструктур, совершенствованием документирования и документации, рационализацией управленческих процедур и операций. Институт техники управления издавал рекомендации по улучшению делопроизводства в аппарате управления. Наиболее интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись именно в ИТУ. Работа велась по следующим направлениям:

   документооборот учреждений и методы его оптимизации; способы регистрации документов, выбор рациональных методов учета документов;

   контроль исполнения документов;

   хранение документов.

Разработанные составителями этого документа признаки группировки дел

(корреспондентский, предметно-вопросный, номинальный, географический и хронологический) используются и в настоящее время. К сожалению, «Общие правила документации и документооборота» не были утверждены, так как в апреле 1932 г. ИТУ был ликвидирован, а его специалисты репрессированы.

Особое внимание в 20-е гг. было уделено документированию функций планирования, учета и контроля. В 1921 г. была образована Государственная общеплановая комиссия (Госплан РСФСР), в функции которой входила разработка общехозяйственного плана перспективного и текущего развития отраслей, предприятий. Постепенно документы становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме.

Центральное статистическое управление (ЦСУ) и местные органы статистики занимались упорядочением статистической документации (форм периодической отчетности), совершенствовались формы бухгалтерской документации.

В 30-е гг. формируется и укрепляется жесткая централизованная командная система управления. Система органов по рационализации управления и делопроизводства (институты, центры, лаборатории) была ликвидирована, что привело к значительному сокращению исследований в этих областях.

Основную работу вели крупные ведомства, издававшие отраслевые нормативные и методические материалы: инструкции по ведению делопроизводства, указания, правила и т. п.

В этот период определенные успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской и кадровой документации, предпринимались неоднократные попытки усовершенствовать работу с обращениями граждан (заявлениями, жалобами, предложениями).

Отсутствие единого методического центра, координирующего работу учреждений в области управления и делопроизводства, несогласование в деятельности ведомств и организаций в вопросах документирования актуализировали проблему концентрации в общегосударственном масштабе научных сил, организационного оформления этого процесса. В 1941 г. проводится 1-е межотраслевое совещание по оргтехнике, на котором фактически предлагалось восстановить разрушенную систему, дополнив ее некоторыми новыми элементами. Сделать этого, однако, не удалось из-за начавшейся вскоре второй мировой войны.

6.   История управления и делопроизводства в 1945-1990 гг.

Необходимость восстановления народного хозяйства после окончания войны оттеснила на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Интерес к проблеме рационализации делопроизводства вновь возник лишь в начале 60-х гг.

Определенной вехой в области оптимизации работы с документами было утверждение постановлением Совета Министров РСФСР в 1958 г. «Примерной инструкции о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР», в которой основной акцент был сделан на унификации делопроизводственных работ.

В этот период усиливается влияние Главного архивного управления (ГАУ) при Совете Министров СССР, которое с 1958 г. стало правомочно контролировать организацию делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ издал «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет были основным руководящим документом и способствовали упорядочению их деятельности.

Важным этапом стало издание 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», которое поручало Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов разработку ЕГСД.

В 1966 г. был учрежден в системе ГАУ Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку ЕГСД. В 1967 г. ВНИИДАД разработал методическую программу исследований, а в 1970 г. - проект Основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИ труда, ВНИИоргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. «Основные положения ЕГСД» были одобрены Госкомитетом Совета Министров СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для применения.

Была предложена оптимальная технология выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т. е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по НОТ служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления, содействовала улучшению качества принимаемых решений, оптимизации структуры, штатной численности управленческого аппарата. Но новые информационные технологии работы с документами с применением вычислительной техники в ЕГСД представлены не были. Этот пробел был отчасти восполнен позже при переработке ЕГСД и издании ее новой редакции - Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобренной коллегией ГАУ в 1988 г.

Заметным явлением стало издание государственных стандартов (ГОСТ) на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72, ГОСТ 6.39-72 и др.), разработка общесоюзных классификаторов технико-экономической информации (ОК ТЭИ) - ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др., унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на унифицированные системы. Их внедрение значительно улучшило оформление документов, упростило процедуры поиска, учета и хранения документов и документной информации, подготовило почву для автоматизации управленческой деятельности.

В середине 70-х - начале 80-х гг. научной общественностью страны обсуждалась проблема разработки и внедрения общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Концепция ОГАС была в дальнейшем реализована лишь частично, а большинство унифицированных систем документации и ОК ТЭИ, разработанных в рамках ОГАС, в настоящее время широко используется в автоматизированных информационных системах.

Заключение

В истории российского делопроизводства следует подчеркнуть зависимость системы делопроизводства от действующей системы управления. Крупные политические, социальные и экономические реформы тесно связаны с преобразованиями в области государственного управления и государственного делопроизводства, которое отражает и закрепляет систему управления и изменяется вместе с ней.

Делопроизводство в период своего развития до революции 1917 года прошло сложный путь от зарождения простейших форм документирования деятельности первых органов государственного управления - приказов на базе традиций и обычаев - до детально регламентированного, основанного на законах Российской империи, государственного делопроизводства, постепенно превращаясь из технического элемента в важную неотъемлемую часть государственного управления.

После октября 1917 года наряду с разрушением государственной машины Российской империи было формально ликвидировано и прежнее делопроизводство. Возникла задача создания эффективно действующего механизма государственного управления и делопроизводства. Во главе работы по совершенствованию аппарата управления появился специальный орган с очень большими полномочиями - наркомат по улучшению деятельности других наркоматов.

В 1920-е годы сложилась система научно-исследовательских, хозрасчетных, ведомственных и общественных организаций по вопросам научной организации управления, в том числе делопроизводства. Стройной системы законодательства по вопросам делопроизводства в стране разработано не было.

Позитивным результатом можно считать разработку Правил постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР (1928 г.) и проекта «Общих правил документации и документооборота» (1931 г.). Последние правила предполагали введение единой организации делопроизводства для всех учреждений. Актуальность вопросов делопроизводства остро ощущалась специалистами и учеными, работниками госаппарата.

В 50-е годы на повестку дня выдвигается проблема создания единого норматива, упорядочивающего работу с управленческой документацией в стране. В 70 -80-е гг. XX века делопроизводство адекватно реагировало на запросы управленческой системы бюрократического типа на базе единых методических, организационных и технологических принципов. В системе государственного управления была создана единая основа организации документопотоков, которая обеспечила в общегосударственном масштабе документирование подготовки, принятия и реализации решений, а также регулирование сроков хранения документов в зависимости от их практического и научно-исторического значения.

Со времени распада СССР прошло десять лет. Становление новой российской государственности, ориентированной на построение демократического правового государства с социально-ориентированной рыночной экономикой, ставит в число государственных задач документирование его деятельности, сохранение документации для ее оперативного использования и долговременного сохранения.

Изучение предшествующей истории показало, что эффективность решения данных вопросов зависит от того, насколько урегулирована в правовом отношении системная категория «документированная информация», которая обуславливает жизнедеятельность всех сфер общественной и личной жизни граждан и всех возможных форм их ассоциаций.

Анализируя нормативную базу работы с документами в Российской Федерации, необходимо сделать принципиальное замечание, что постсоветская Россия сохранила действие советских актов в сфере делопроизводства, обеспечив тем самым историческую преемственность и сохранив базис для дальнейшего нормотворчества.