Делопроизводство

 

Содержание

1. Правила адресования официальных документов. Порядок и варианты составления реквизита «Адресат» по ГОСТ Р 6.30-97
2. Подготовка и обслуживание совещаний. Сбор, способы фиксирования, обработка отражаемой в протоколе информации. Требования к квалификации секретаря совещания.
3. Ведение трудовых книжек и личных карточек работников
4. Назначение, содержание и использование в работе инструкции по делопроизводству предприятия
5. Формирование дел
6. Совершенствование форм и методов информационно-справочной работы с документами предприятия

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Правила адресования официальных документов. Порядок и варианты составления реквизита «Адресат» по ГОСТ Р 6.30-97

ГОСТ Р 6.30-97 разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России. Представлен Федеральной архивной службой России. Внесен Научно-техническим управлением Госстандарта России. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 г. № 273.

    Документы направляют  в адрес организаций, их структурных  подразделений или конкретным  должностным лицам. В качестве  адресата могут быть физические  лица. При направлении документов  в адрес организации (структурного  подразделения) фамилия его руководителя  может быть корреспонденту неизвестна. В таком случае наименование  учреждения пишется в именительном  падеже и адресование оформляется  следующим образом:

 Министерство финансов  РФ  

 Управление налоговой реформы

      

 

 

 

   При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном.

  Министерство финансов РФ

  Начальнику Управления налоговой реформы

  Н.П. Громову

 

 

 

      

   При направлении документа руководителю организации ее название входит в состав должности адресата.

 Генеральному директору издательства                                            «Бизнес и компьютер»

  И.П. Матвееву

 

                                            

 

 

 

  

 

 

 

При адресовании документов нескольким однородным учреждениям или организациям фамилии опускают, а должности указывают обобщенно.

Ректорам вузов

 

 

                                   

     Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и другими адресатами не проставляется. При печатании документа каждый адрес отделяется один от другого 2—3 интервалами.

     При направлении документа одного содержания в несколько адресов исполнитель документа составляет список на рассылку, в котором перечисляются адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе.

    Почтовый адрес может указываться только на конверте. При необходимости в состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. В этом случае сначала указывается название организации, а затем почтовый адрес.

Редакция газеты «Новый мир»

103806 ГСП, Москва, К-6

Малый Путниковский пер., 1/2

 Например:

 

 

 

 

                                 

    При адресовании документа физическому лицу адресование оформляют в последовательности: инициалы, фамилия получателя, почтовый адрес. Например:

М.И. Тригубову

144511 Иваново, 

 ул. Нормандия-Неман, д.6, к.2, кв.134

            

 

 

 

 

    адрес на конвертах и документах указывается в соответствии с действующими почтовыми правилами.( Постановление Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1996г. №1239 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».)

    Помимо документов, направляемых за пределы организации, адресование используется и в оформлении внутренних документов с целью определения круга исполнителей, оперативного направления документа тем должностным лицам, в компетенцию которых входит их рассмотрение (приказы, рас­поряжения, указания), а также с целью регулирования направления отдельных документопотоков (докладные и объяс­нительные записки, заявления). Адресование внутренних документов оформляется либо с указанием конкретных должностных лиц, либо обобщенно.

    Реквизит печатают, отступив от верхнего поля 4—5 межстрочных интервала или 32 знака (что соответствует четвертому поло­жению табулятора пишущих машинок) от границы левого поля.

Каждая составная часть  реквизита «адресат» печатается с новой строки через один межстрочный  интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5— 2 интервалами.

 

 

2. Подготовка и обслуживание совещаний. Сбор, способы фиксирования, обработка отражаемой в протоколе информации. Требования к квалификации секретаря совещания

 

     В каждой организации для решения вопросов, требующих коллегиального обсуждения, проводятся различного рода совещания, заседания, конференции и т.п.

     Нередко из-за плохой организации и подготовки совещаний они неоправданно затягиваются и являются малоэффективными.

     Большинство крупных совещаний проводятся в организациях по плану, который является для секретаря обязательным и дает возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке.

    Профессия секретаря, секретаря-референта требует от человека, избравшего ее, хорошей подготовленности, широкого кругозора, целого комплекса деловых и личных качеств, связанных со спецификой секретарского труда.

     Обязанности секретаря можно разделить на работу до документному и бездокументному обслуживанию руководителя. В работу по документному обслуживанию входит составление, оформление, редактирование корреспонденции, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и сдача документов в архив. К функциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических работ во обеспечению труда руководителя, подготовка разного рода совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок и т.д.     Задача секретаря заключается главным образом в том, чтобы освободить своего руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических функций.

     То, что должен знать и уметь секретарь, излагается в квалификационной характеристике.

     Если руководитель приглашен на совещание к руководителю высокого ранга, то секретарь должен заранее подготовить для него нужные документы, отпечатать текст доклада, своевременно напомнить руководителю о дате, месте и часе совещания, его продолжительности.

      Круг обязанностей секретаря по подготовке оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, включает оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия неявившихся сотрудников. Если возникает по каким-либо причинам ситуация, требующая немедленного подключения руководителя, секретарю следует записать поступающую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь.

      К плановым совещаниям и заседаниям с большим количеством участников подготовка начинается за 1,5-2 недели до его проведения. Совместно с руководителем секретарь уточняет дату, место и время проведения совещания, его повестку, состав участников, докладчиков, а также уточняет необходимость привлечения к подготовке совещания различных служб учреждения.

    Следующий этап - оповещение участников совещания. Секретарь вместе с руководителем составляет текст телефонограммы, приглашения.

За 1 - 1,5 часа до начала совещания  секретарь готовит для членов президиума папку с материалами  совещания, чистую бумагу, карандаши простые и цветные (красные), скрепки, клеящую ленту, линейки, графин с чистой водой или минеральную воду и стакан (для выступающих) и т.п.

    Регистрацию участников начинают за 30 минут до начала совещания.

Если на совещание прибыли  приглашенные, гости,их следует проводить  в зал и усадить в первых рядах. Остальные участники совещания  размещаются произвольно.

    Место руководителя - в середине стола президиума, остальные члены президиума размещаются в соответствии с рангом занимаемых должностей, почетные места - справа и слева от руководителя. Они предоставляются в первую очередь женщинам - участницам совещания.

Рабочее место стенографистки следует установить так, чтобы она  хорошо слышала речь выступающих.

     Если секретарь не принимает участия в совещании,то он дежурит у телефона. Перед началом совещания, в его перерывах и после закрытия секретарю следует войти в зал, чтобы оказать помощь участникам, если она требуется.

    Если секретарь принимает участие в совещании, то в его обязанности входит: раздача материалов участникам совещания, подборка материалов и документов для руководителя; сообщение руководителю об опоздавших,об участниках совещания, которые просят слова; предупреждение руководителя о наступлении времени перерыва. Секретарю может быть поручено ведение протокола совещания.

     Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях

Протокол, как правило, ведется  во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную  ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых  вопросов зависит качество протокольной записи выступлений. Протокол оформляется  на общем бланке формата А4. В его  формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда  протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

    На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случае, если заседание продолжается несколько дней, указываются дата начала заседания и через тире дата окончания, например 12-14.03.97. Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года (в учебном заведении, может быть, учебного года). В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

     Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например, «заседания комиссии», «собрания трудового коллектива». После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола подразделяется на две части: вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания. Словом «председатель» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». Например:

Председатель — Харченко В.И. Секретарь — Филимонов СБ.

    По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие

     Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов — постановлений и решений. В учреждениях, действующих на основе единоначалия, они проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делаются выписки из протоколов

     По окончании совещания секретарь должен провести корректировку текста с руководителем и выступавшими, собрать тексты докладов и выступлений, уточнить с руководителем список лиц и учреждений, которым будут высланы материалы совещания.

     На оформление протокола совещания отводят обычно2- 3 дня. Секретарь печатает протокол и передает его по назначению. Под личным контролем секретаря находится и решение таких вопросов, как размножение материалов для рассылки, обработка стенограммы совещания.

    По указанию руководителя секретарь сообщает о результатах совещания тем лицам, которые на нем не присутствовали, но которым необходимо знать о его результатах.

 

 

3. Ведение трудовых книжек и личных карточек работников

 

Согласно статье 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочего или  служащего. Трудовые книжки ведутся  на всех работников, проработавших  свыше 5 дней, в случае, если работа в  этой организации является для работника  основной.