Делопроизводство

Лица, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации  предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке.

При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется, однако по желанию  работника запись в трудовую книжку может производиться.

Все записи, внесенные в  трудовую книжку на последнем месте  работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия  или отдела кадров. В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а  при увольнении – в день увольнения) и должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ. Порядок заполнения, ведения и  хранения трудовых книжек подробно изложен  в Инструкции по заполнению трудовых книжек (Приложение N 1 к постановлению  Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69). В  соответствии с Инструкцией в  трудовую книжку вносятся: сведения о  работнике; сведения о работе; сведения о награждениях и поощрениях; сведения об открытиях.

При оформлении трудовой книжки сначала заполняется ее титульный  лист, содержащий сведения о работнике. Указываются фамилия, имя, отчество работника и дата его рождения; образование; профессия или специальность. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Титульный  лист подписывает лицо, ответственное  за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать предприятия (или печать кадровой службы).

    Сведения о работе включают в себя: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение.

Записи о причинах увольнения должны производиться в трудовой книжке в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона. При увольнении рабочего или служащего все записи о  работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время  работы в организации, учреждении, фирме, заверяются подписью руководителя организации  или начальника отдела кадров, самого работника и печатью. Организация  обязана выдать работнику его  трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу учета  трудовых книжек и вкладышей к  ним, бухгалтерией ведется приходно-расходная  книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. При  получении трудовой книжки в связи  с увольнением работник расписывается  в личной карточке (форма Т-2) и  в книге учета трудовых книжек. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

В целях обеспечения сохранности  трудовые книжки хранятся в сейфах.

Информация о работниках и их трудовой деятельности содержится в приказах (распоряжениях) руководителя, трудовых книжках, документах, удостоверяющих личность, об образовании и др. Работник за время работы в организации  может поменять несколько должностей, перейти из одного структурного подразделения  в другое, многократно использовать трудовой и иные виды отпусков и  т.д. Документом, который обобщает имеющиеся  о работнике сведения, является личная карточка.

    В настоящее время отсутствует прямая норма, предписывающая нанимателям вести на работников личные карточки. Тем не менее на необходимость оформления такого документа при заполнении иных документов указывает ряд актов законодательства. В частности, предусматривается, что в личной карточке дублируются записи, произведенные в трудовой книжке (вкладыше к ней) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, заключении контракта, факт ознакомления с которыми работник подтверждает своей подписью в личной карточке (п. 16 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 N 30 (далее - Инструкция о порядке ведения трудовых книжек)). Работник также должен расписаться в личной карточке при получении трудовой книжки в связи с увольнением (ч. 4 п. 58 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек).

   При разработке личной карточки за основу можно взять форму T-2 и скорректировать ее с учетом современных реалий и потребностей конкретного предприятия.

Форма личной карточки, разработанная  для использования на конкретном предприятии, утверждается его руководителем.

Личная карточка не входит в состав документов личного дела (состав документов личного дела определен  гл. 2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел  работников), она ведется отдельно. В связи с тем что срок архивного  хранения личных карточек составляет 75 лет), рекомендуем изготовлять  ее из плотной бумаги.

Инструкция по ведению личных карточек работников:

1. Инструкция по ведению  личных карточек работников (далее  - Инструкция) устанавливает общий  порядок заполнения, ведения и  хранения личных карточек работников  общества с ограниченной ответственностью "Важное дело".

2. Личная карточка работника  ООО "Важное дело" ведется  по форме, утвержденной приказом  директора ООО "Важное дело" от 22.01.2008 N 168.

3. Личная карточка заполняется  в день приема на работу  на всех лиц, работающих по  трудовому договору в ООО "Важное  дело", специалистом отдела кадров.

4. При заполнении личной  карточки работника соблюдаются следующие требования:

4.1. в таблице указываются  номер личной карточки по порядку,  пол (буквами "М", "Ж"), табельный  номер, а также первая буква фамилии работника;

4.2. раздел "Общие сведения":раздел заполняется на основании документа, удостоверяющего личность, трудовой книжки, документов об образовании

4.3. раздел "Сведения о  воинском учете" заполняется  на основании военного билета (в отношении военнообязанных), удостоверения  призывника (для призывников);

4.4. раздел "Назначения  и перемещения" заполняется  на основании приказов о приеме  на работу, переводе. С внесенными  записями работник знакомится  под роспись;

4.5. раздел "Отпуска"  заполняется на основании приказов  о предоставлении отпусков;

4.6. в раздел "Дополнительные  сведения" вносятся сведения о  работнике, не отраженные в  иных разделах, в частности, сведения  об обучении в учреждениях  образования, сведения о работающем  инвалиде, о наличии водительского  удостоверения и иные данные;

4.7. при прекращении трудового  договора (увольнении) в соответствующих  строках личной карточки указываются  основание и дата прекращения  трудового договора (увольнения), номер  и дата приказа об увольнении.

5. Изменения в личную  карточку вносятся на основании  документов, подтверждающих изменение  данных о работнике6. В случае  если в личной карточке отсутствует  место для внесения данных, оформляется  дополнительный лист личной карточки. 7. Личные карточки хранятся в  отделе кадров в алфавитном  порядке отдельно от иных документов.

8. При увольнении работника  личная карточка сдается в  архив.

 

 

4. Назначение, содержание и использование в работе инструкции по делопроизводству предприятия

 

Инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению  управления) является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим  единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации. В соответствии с этим можно сделать  вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.

Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем  законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для  конкретной организации. Другими словами  можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все  особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Подготовке проекта Инструкции предшествуют:

- изучение действующего  законодательства по вопросам  деятельности организации, информатизации, делопроизводства и архивного дела;

- анализ состояния документационного  обеспечения управления в организации;

- выявление и систематизация  положений всех организационно-распорядительных  документов организации, касающихся делопроизводства;

- анализ ранее действовавших  в организации инструктивных  материалов по делопроизводству;

- изучение инструкций  по делопроизводству, применяемых в других организациях.

Подготовка Инструкции осуществляется в соответствии с действующим  законодательством на основе типовых  и примерных инструкций, правил, унифицированных форм и других нормативных  и методических разработок с учетом особенностей сложившейся в организации  системы делопроизводства. Обзор  законодательства, регламентирующего  делопроизводство, – тема, которой  журнал "Секретарь-референт" постоянно  уделяет внимание. В данном случае отметим, что при работе над Инструкцией  необходимо иметь под рукой государственные  стандарты, касающиеся работы с управленческой документацией, а также основополагающие разработки в этой области, к которым  в настоящее время относятся:

 

Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие  требования к документам и службам  документационного обеспечения (Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33. М., 1991);

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 27.11.2000 № 68).

   Работа над Инструкцией не ограничивается ее составлением и утверждением. В данном случае можно говорить о трех основных этапах этой работы. Первый из них является подготовительным: определяется круг разработчиков, формулируются цели, определяются сроки и порядок работы, проводится сбор необходимых исходных данных.

    Второй этап связан с созданием проекта Инструкции, его редактированием, согласованием и утверждением.

    Третьим этапом можно считать работу по ознакомлению сотрудников с положениями Инструкции, внесением в Инструкцию необходимых изменений. Кроме того, обязанностью специалистов в области делопроизводства является постоянный контроль за соблюдением в организации требований Инструкции, методическая работа по разъяснению ее положений. Важно, чтобы в организации были изданы соответствующие распорядительные документы, регламентирующие проведение указанных работ.

    Количество и наименования разделов Инструкции, их последовательность, состав приложений определяются ее разработчиками. Основой для установления структуры Инструкции могут служить ГСДОУ, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. При этом важно, чтобы положения Инструкции отражали все стадии работы с документами: от их создания (получения) до сдачи в архив или уничтожения.

   Инструкция подразделяется на разделы и подразделы. Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты с буквенной или цифровой нумерацией. Таблицы, схемы и другие материалы иллюстративного характера, как правило, оформляются в виде приложений, а соответствующие пункты Инструкции должны иметь ссылки на эти приложения.

    Состав и содержание Инструкции, выделение в ней разделов и подразделов зависят от целого ряда факторов (структуры и численности аппарата управления, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков работы, применяемых технических средств). Так, при использовании в организации соответствующих технологий в Инструкцию могут быть включены такие разделы (подразделы), как "Передача информации по каналам факсимильной и телексной связи", "Звукозапись мероприятий", "Использование электронной почты" и др. В том случае, если организация активно работает с зарубежными партнерами, в Инструкцию включается раздел "Оформление документов, направляемых за рубеж".

К числу обязательных разделов Инструкции можно отнести следующие:

-Общие положения;

-Подготовка и оформление документов;

-Организация документооборота и исполнения документов;

-Контроль исполнения  документов;

-Формирование дел и хранение документов.

    Следует отметить, что указанные разделы лишь схематично отображают структуру Инструкции. Обычно инструкции по делопроизводству содержат от 5 до 15 разделов. В конечном итоге, деление на разделы и подразделы носит достаточно формальный характер. Важно обязательно включить в Инструкцию все существенные положения, касающиеся работы с документами.

5. Формирование дел

 

    Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.

     После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.