Содержание

Введение 4

Глава 1 Документы для  внутреннего пользования 5

Глава 2 Документы для  внешнего пользования 11

Глава 3 Документирование управленческой деятельности. Основные виды управленческих документов 16

Глава 4Документирование договорно-правовых отношений 20

Литература 24

 

    

    Введение

    Согласно  определению понятия «документ», данному Федеральным законом  от 27 ноября 1994 г. «О библиотечном деле», документ – это «материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования».

    Как правило, документ оформляется на бланке в соответствии с требованиями принятого  стандарта. Бланк можно определить как лист бумаги с воспроизведенными на нем типографским способом постоянными реквизитами или их частями (реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или официальными положениями для отдельных видов документации). Существуют бланки двух видов: 1) для писем; 2) для организационно-распорядительных и иных документов. По ГОСТу 9327 должны использоваться бланки двух форматов: А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм), на первом из которых имеет место угловое расположение реквизитов, а на втором – продольное. Бланки документов должны иметь поля: с левой стороны – 20 мм, с правой стороны и снизу – не менее 8 мм, сверху – не менее 10 мм.

    В зависимости от того, каким нуждам организации, внутренним или внешним, отвечает служебная документация, различают  две категории: документы для  внутреннего пользования и документы  для внешнего пользования.

    Большинство реквизитов на документах для внутреннего  и внешнего пользования одинаковы, но есть и определенные различия.

 

     Глава 1 Документы  для внутреннего  пользования

    Документы для внутреннего пользования  называются обычно управленческими или организационно-распорядительными (ОРД). ГОСТ 6.38-90, введенный с 1 января 1991 г., установил 31 реквизит:

    1. Государственный герб (для бланков  государственных предприятий). Его  изображение помещается на верхнем  поле управленческих документов  в соответствии с Положением  о Государственном гербе Российской  Федерации.

    2. Эмблема организации. Ее изображение  помещается также на верхнем  поле документа, но ниже государственного  герба.

    3. Изображение наград. Хотя этот  реквизит не отменен до сих  пор, но в настоящее время  его почти не используют.

    4. Код организации по ОКПО –  Общероссийскому классификатору  предприятий и организаций. Изображается  в виде цифр в правой верхней  части документа.

    5. Код документа по ОКУД –  Общероссийскому классификатору  управленческой документации. Изображается  в виде цифр в правой верхней  части документа.

    6. Наименование министерства или  ведомства. Помещается только  на бланках государственных предприятий,  имеющих ведомственное подчинение.

    7. Наименование организации (где  составлен документ). Указывается  в соответствии с Положением  об этой организации.

    8. Наименование структурного подразделения.  Указывается, если соответствующее  подразделение имеет право на  издание документов рассматриваемого  типа. Помещается ниже наименования  организации.

    9. Индекс предприятия связи, почтовый  и телеграфный адрес, номер  телетайпа, телефона, телефакса,  номер счета в банке; к этому  следует добавить адрес электронной почты, страницу в Интернет (Web-sitе). Эти данные помещаются ниже наименования организации.

    10. Название вида документа. Оно  должно быть в соответствии  с содержанием документа. Указывается  заглавными буквами.

    11. Дата. Отмечается арабскими цифрами  в день подписания или издания  документа, его отправления или  получения. Например: 22.06.98 (возможный  обратный вариант – 98.06.22). В  финансовых документах допускается  использование словесно-цифровой  передачи дат: 22 июня 1998 года.

    12. Индекс. Состоит из порядкового  номера, обновляющегося с начала  календарного года. Этот номер  может быть дополнен индексом  по номенклатуре дел и индексом  применяемого классификатора (вопросов  деятельности корреспондентов). В  случае составления документа  несколькими организациями их  регистрационные индексы проставляются  через косую черту в порядке  представления авторов на документе.

    13. Ссылка на индекс и дату  входящего документа. Обязательно  дается в ответном письме.

    14. Место составления или издания  документа. Указывается на всех  документах, кроме служебного письма.

    15. Гриф ограничения доступа к  документу. Указывается в правой  стороне верхней части документа.  При наличии такого грифа на  документе им можно пользоваться  только на работе. Гриф «Секретно»  дает право на ознакомление  с ним только узкому кругу  работников, имеющих специальный  допуск.

    16. Адресат. Документ может адресоваться  в организацию или конкретному  должностному лицу. В первом случае  должностное лицо не упоминается,  а наименование предприятия пишется  в именительном падеже.

    Если  документ адресуется не только в определенную организацию, но и конкретному лицу, то название организации ставится в  именительном падеже, а название должности  и фамилия адресата – в дательном.

    Если  документ адресуется лицу с указанием  статуса, то наименование организации  входит в состав наименования должности, а название организации отдельно не указывается.

    Если  документ направляется одновременно в  несколько организаций, то их названия указываются обобщенно.

    Каждый  экземпляр такого документа подписывается. Слово «копия» на втором, третьем  и четвертом экземплярах не ставится.

    При направлении документа разовым  корреспондентам указывается их полный почтовый адрес.

    Если  документ рассылается более чем  четырем адресатам, то должен быть составлен  список на рассылку; на каждом экземпляре указывается только одни адресат.

    Если  документ адресуется частному лицу, то вначале указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя.

    17. Гриф утверждения документа. Помещается  в правой верхней части титульного  листа и включает в себя  слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование  должности утверждающего лица, его  личную подпись с расшифровкой  и дату.

    При утверждении документа постановлением, решением, протоколом гриф утверждения  включает в себя слово «УТВЕРЖДЕНО», название документа в творительном падеже, дату и номер.

    18. Резолюция. Должна содержать указание  по исполнению приказа, постановления  и т.д., заключенного в документе.  В состав резолюции должны  входить: фамилия исполнителя,  содержание распоряжения, срок исполнения, подпись, дата. В простейшем случае  ставятся фамилия исполнителя,  подпись автора резолюции и  дата.

    19. 3аголовок к тексту. Указывает  на содержание документа с  предлогом (Об) без кавычек: Об утверждении графика погашения задолженности. Не следует употреблять в этом случае слова касательно (кас.), касается. На документах формата А5 заголовок к тексту может отсутствовать.

    20. Отметка о контроле. Если срок  исполнения документа не указан  в резолюции, то он определяется  в один месяц или как отмечено  в документе.

    21. Текст. Это содержание письма, которое может оформляться в  виде таблицы, анкеты или свободного (комбинированного) изложения сути  вопроса. При увеличении длины  текста и включении в него  нескольких вопросов, решений или  выводов в нем целесообразно  выделять разделы, подразделы, пункты; нумеровать их следует арабскими  цифрами. Обычно текст состоит  из введения с объяснением  причин, побудивших составление  письма, и основной части с  изложением сути дела (обращения).

    В организационно-распорядительных документах содержание текста обычно излагается от первого лица единственного числа  (постановляю, предлагаю, прошу). Если документ исходит от коллегиальных органов, то принята форма изложения от третьего лица единственного числа (постановляет, решил). В протоколах текст принято излагать от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, постановили). Содержание письма излагается от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить) или множественного (просим рассмотреть), а также от третьего лица единственного числа (администрация согласна принять, не возражает против направления, профком считает возможным).

    22. Отметка о наличии приложений. При наличии их в документе  делается запись в форме: «Приложение: на 5 л. в 2 экз». 

           23. Подпись. Этот реквизит включает: наименование должности лица, подписывающего документ, и личную подпись с расшифровкой.

    Если  документ подписывается двумя должностными лицами, их подписи располагаются  одна под другой в соответствии с  занимаемой должностью:

    Если  документ подписывается лицами, занимающими  равные должности, то их подписи располагаются на одном уровне.

    24. Гриф согласования. Включает: слово  «СОГЛАСОВАНО», наименование должности  лица, с кем согласовывается документ, личную подпись с расшифровкой  и дату.Грифы согласования располагаются  ниже реквизита «Подпись».

    25. Визы. При визировании документа  необходимо ставить не только  личную подпись с ее расшифровкой, но и дату.

    23. Печать. В ряде специальных документов, связанных с расходованием денежных  средств и материальных ценностей,  а также иных, предусмотренных  действующим законодательством,  подпись ответственного лица  должна быть заверена печатью  (гербовой, круглой).

    27. Отметка о заверении копии  документа. Отметка «Верно» указывается  ниже реквизита «Подпись» и  заверяется соответствующим должностным  лицом, в подтверждении чего ставятся его личная подпись с расшифровкой и дата заверения.

    В необходимых случаях (при выдаче копии документа на руки или пересылке  ее в другие организации) на заверительной  подписи ставится печать.

    28. Фамилия исполнителя (составителя)  и номер его телефона. Указывается  на лицевой или оборотной стороне  последнего листа документа в  левом нижнем углу.

    29. Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело. В  ее состав входят: краткие сведения  об исполнении, слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ.

    30. Отметка о переносе данных  на машинный носитель. Состоит  из записи «Информация перенесена  на машинный носитель», подписанной  ответственным за перенос лицом,  и даты переноса.

    31. Отметка о поступлении документа.  Помещается в его нижней части  и состоит из сокращенного  наименования организации – получателя  документа, даты поступления документа  и его индекса.