Совокупность  рассмотренных реквизитов, которые  могут быть в том или ином документе, называется формуляром.

    Текст документа на бланках формата  А4 рекомендуется печатать через  полтора межстрочных интервала, а на бланках А5 – через один межстрочный интервал. Все остальные  реквизиты рекомендуется печатать, как правило, через один межстрочный  интервал.

    Сами  реквизиты отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

    Название  вида документа следует печатать прописными буквами, точку после  заголовка не ставить.

 

     Глава 2 Документы  для внешнего пользования

    Документы для внешнего пользования часто  называют деловыми (официальными, коммерческими) письмами. Они служат важнейшим средством связи данной организации (предприятия, учреждения) с внешним миром. Посредством их организации устанавливают и поддерживают контакты, выясняют отношения, обмениваются информацией, ведут предварительные переговоры, уточняют детали намечающейся сделки, предъявляют претензии и т.д.

    Унификация  деловой переписки охватывает лексику  соответствующих документов, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию, стиль, даже их внешнее оформление. По ГОСТу 6.380-97 документы могут содержать 31 реквизит, однако практически в  деловых письмах их используется не более 17:

    1) государственный герб (для бланков  государственных организаций;

    2) эмблема организации;

    3) код предприятия по ОКПО (для  внутриреспубликанской переписки);

    4) код документа по ОКУД;

    5) наименование организации (полное  и/или сокращенное);

    6) почтовый и телеграфный адреса;

    7) номер телефона;

    8) номер факса, телетайпа, электронной  почты, адрес в Интернет;

    9) номер расчетного счета в банке;

    10) дата составления письма;

    11) индекс документа;

    12) ссылка на индекс и дату получения входящего документа;

    13) адресат;

    14) заголовок к тексту;

    15) текст;

    16) подпись;

    17) фамилия и номер телефона исполнителя.

    В последние годы в практике делопроизводства все чаще указывается также перед  номером расчетного счета ИНН  — идентификационный номер налогоплательщика, который присваивается налоговой  инспекцией при регистрации, а пункт 9-й понимают расширенно, указывая в  нем, помимо номера расчетного счета, другие банковские реквизиты, а именно: наименование банка, его БИК (банковский идентификационный  код) и корреспондентский счет.

    Некоторые исполнители указывают свои инициалы и число отпечатанных экземпляров  какого-либо документа, но эти реквизиты  не входят в состав обязательных.

    Как правило, на бланках реквизиты 1-9 печатаются офсетным (или типографским) способом, остальные (кроме подписи) – на пишущей  машинке или компьютере. Отметим  еще раз важность индексации документа. Индекс письма – это его номер, который обычно состоит из трех частей: цифры первой части могут означать индекс структурного подразделения; второй части – индекс по номенклатуре дел классификатора респондентов, исполнителей, а последняя часть представляет порядковый номер исходящего документа, например:  № 131-84/598 или 131/84-598., т.е. документ внесен под номером 598 в систему регистрации корреспонденции, исходящей из организации, где она составлялась.

    В ответном письме необходимо сделать  ссылку на индекс входящего документа  и дату его получения, которые  помещаются ниже индекса и даты получения  исходящего документа, что значительно  упрощает поиск нужных писем и  ускоряет обмен информацией. При  этом следует придерживаться рекомендуемой  формы отсылки: №___ от___. Нельзя употреблять «лишние» слова ваш (запрос или письмо) или помещать этот реквизит в самом тексте, где на него могут  не обратить внимание при регистрации вашего письма.

    Напомним, что если письмо адресуется официальному лицу, то вначале отмечается должность, затем фамилия и инициалы, только потом адрес предприятия.

    Если  документ адресуется частному лицу, то вначале указываются почтовый индекс и адрес, а потом фамилия и  инициалы получателя. 

    В переписке с официальными или  частными лицами – иностранными гражданами – перед фамилией пишется г. или г-ну (господину). Это обращение все шире распространяется и при переписке с отечественными партнерами. Употребление обращения гражданин допускается только в сфере правовых и административных отношений (в судебных, правоохранительных органах, местного самоуправления и т.д.). Письменное обращение товарищ вышло из употребления.

    В заголовке к тексту употребляется  только конструкция с предлогом  о/об (например «О создании совместного предприятия»). Не рекомендуется начинать заголовок с таких слов, как касается, по делу и т.п.

    В основном реквизите делового письма – в тексте – длина строк  не должна превышать 60 знаков, включая  интервалы между словами.

    В приложении указывается не только число  занимаемых им страниц, но и число экземпляров.

    Реквизит  «Подпись» состоит из указания на должность лица, подписывающего письмо, его личной подписи и ее расшифровки.

    В случае особой важности документа, например относящегося к финансовым или другим обязательствам организации, на письме ставятся две подписи – ее руководителя и (главного) бухгалтера.

    В отсутствие лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, его подписывает должностное  лицо, его замещающее. При этом необходимо указывать должность фактически подписывающего лица и его фамилию, а не ограничиваться отметкой перед наименованием должности отсутствующего руководителя в виде предлога «за» или косой черты.

           

    В зависимости от содержания и объема деловые (коммерческие) письма разделяют  на простые и контрактные.

    К простым деловым письмам относятся  несложные по содержанию и небольшие  по объему документы, рассылаемые в  коммерческих целях. Обычно в них  содержится просьба, сообщение, благодарность, приглашение, сопроводительная информация или подтверждение получения  какой-либо информации или продукции. В них может отсутствовать  заголовок к тексту, обращение, но широко используются стереотипные выражения.

    Письмо-просьба  содержит просьбу о присылке образцов товара, каталогов, прайс-листов, какой-либо другой информации. При этом употребляются  определенные стандартные выражения.

    Если  письмо заключает отказ в просьбе, то оно имеет три части: в первой повторяется просьба, на которую  дается ответ; по второй части дается обоснование отказа; в третьей  части приводится формулировка отказа.

    Письмо-приглашение  содержит приглашение на какое-либо мероприятие (выставку, ярмарку, предварительные  переговоры и т.п.). При этом используются некоторые стереотипные выражения:

    При официальном приглашении могут  использоваться письма, отпечатанные офсетным (типографским) способом, а  также трафареты.            

    Трафарет  – это вид формализованного текста, в котором заранее предусмотрена  типовая ситуация, используются типовые  языковые формы и выражения и  в то же время имеются пробелы, которые заполняются переменной информацией – конкретными данными (фамилия приглашаемого, дата и т.н.) на пишущей машинке или от руки.

    Письмо-благодарность  содержит благодарность за что-либо (за полученные образцы товара, каталог, информацию, приглашение, оказанное  гостеприимство и т.д.).

    Сопроводительное (препроводительное) письмо содержит сообщение  о направлении кому-либо (адресату) каких-то материалов (контрактов), продукции, образцов товара, каталогов и т.д. и направляется в том случае, если содержит новую информацию по сравнению  с дорожными документами.

 

    

    Глава 3 Документирование управленческой деятельности. Основные виды управленческих документов

    Среди управленческих документов выделяют организационные  и распорядительные (поэтому их называют также организационно-распорядительными). К первым них относятся: устав, структура  и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила  внутреннего трудового распорядка или положения о персонале, положение  о структурном подразделении  предприятия, должностная инструкция. К распорядительным документам принадлежат: приказ, распоряжение, указание, инструкция. Отдельно выделяют также информационно-справочные документы, такие, как протокол, акт, докладная и объяснительная записки, справка и др., и документы по персоналу предприятия: типовой  трудовой договор, заявление, анкета, характеристика и т.д.

    Должностная инструкция. В этом документе указываются  функции, обязанности, права и ответственность  сотрудника определенной категории. Основные положения должностной инструкции являются основой трудового соглашения с тем или иным работником. Эта  инструкция необходима также при  возникновении трудовых споров, конфликтных  ситуаций во взаимоотношениях между  работниками и работодателями.

    Не  существует единой должностной инструкции для рабочих и служащих, работающих на разных предприятия. Обычно конкретная инструкция создается работниками  кадровой службы предприятия, согласовывается  с юрисконсультом и утверждается руководителем предприятия. При  необходимости внесения в нее  существенных изменений издается соответствующий  приказ руководителя предприятия.

    Приказ. Самый распространенный вид распорядительною документа, встречающийся в практике управления. Приказ – это такой правовой акт, который издается руководителем предприятия и учреждения (или руководителями их подразделений), действующих на основе единоначалия. Приказ издается в целях проведения определенных мероприятий, направленных на совершенствование деятельности организации или решения кадровых вопросов.

    Заголовок приказа начинается с предлога о (об) с добавлением отглагольного существительного: О назначении, Об утверждении.

    Приказ  как и другие управленческие документы  содержит обычно две части: констатирующую и распорядительную. Первая является введением в суть рассматриваемого вопроса. Вторая часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами; затем с новой  строки следует само распоряжение. Оно должно быть конкретным, четким, с формулировками, не допускающими различных толкований, с указанием  исполнителей и сроков исполнения, а также лица, на которое возлагается  контроль за исполнением распоряжения.

    В состав реквизитов приказа входят: герб РФ, наименование ведомства или  организации, вида документа, а также  дата, индекс, место составления, заголовок, текст, подпись, а при необходимости  – отметка о согласовании.

    Распоряжение. По своему назначению и характеру  этот документ близок к приказу, но обычно издается по оперативным вопросам каждодневной производственно-хозяйственной  и административной деятельности предприятия. Его текст должен содержать: конкретное задание, указания на ответственного исполнителя  и срок исполнения. Распоряжения следует  оформлять на общем бланке предприятия, они подписываются руководителем  или его заместителем.

    Протокол. Различают полные и краткие протоколы. Полны протокол составляют, если проходит особо важное заседание, совещание, собрание. Основную его часть занимают разделы, каждый из которых прямо  соотносится с пунктом повестки дня, строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Последний раздел является наиболее важным и должен содержать строгие, четкие формулировки, ориентирующие на выполнение рассматривавшихся вопросов.

    В кратком протоколе отмечаются только рассматриваемые вопросы, фамилии  выступавших и принятые коллективно  решения. Лишь при особой необходимости  в краткий протокол могут быть внесены полностью отдельные  выступления или предложения.