Документационное обеспечение управления

Министерство образования  и науки РФ

Академии гуманитарных наук и образования (Омское отделение) Негосударственное  образовательное учреждение высшего  профессионального образования  «Омская гуманитарная академия»

Кафедра Экономики  труда и управление персоналом

 

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

По дисциплине: Основы делопроизводства

За 3 курс,5 семестр

ТЕМА: Документационное обеспечение управления

Форма контроля: экзамен

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила:

Студентка 3 курса

Специальности: Государственная  и

муниципальная служба

Форма обучения: заочная

Мартыненко Э.А.

Проверил(а):

________________________

Оценка:_________________

«____»_____________2012г.

 

 

 

Омск 2012

(р.п. Павлоградка)

Оглавление

Введение

Глава 1. Понятие документа. Классификация документов

Глава 2. Основные требования к оформлению управленческих

(организационно-распорядительных) документов.

2.1. Основные положения  по документированию управленческой

деятельности 

2.2. Унификация и стандартизация  управленческих документов

2.3. Правила оформления управленческих (организационно-

распорядительных) документов

Заключение

Список литературы

 

 

 

 

 

Введение

В управленческой деятельности документ выступает и как предмет  труда и как его результат. Поэтому эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования — процесса создания, исполнения и оформления документов.

С документированием связана  деятельность всех работников аппарата управления — от исполнителей до руководителей  всех звеньев. Как правило, любые  сколько-нибудь важные для предприятия решения требуют документального оформления.

С каждым документом в аппарате управления проводится большая работа по составлению, перепечатке, считке, учету (регистрации), сортировке, хранению, поиску, переработке содержащейся информации (различные виды вычислений и т. п.). В решении задач по совершенствованию управления, немаловажное значение имеет организация делопроизводства в учреждениях, организациях и предприятиях.

     Значение рациональной  организации делопроизводства для  совершенствования работы государственного  аппарата объясняется, прежде  всего, большим удельным весом  документации в процессе управленческой  деятельности. В общем объеме  управленческого труда делопроизводственные  операции составляют 25-60% (в зависимости  от специфики работы конкретного  аппарата управления).

Цель данной работы изучить документационное обеспечение управленческой деятельности. 

Глава 1. Понятие  документа. Классификация документов

 

Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения управления организаций и предприятий.

Основным законом, регулирующим порядок создания и использования  информации (информационных ресурсов), является Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (с изм. и доп. от 10 января 2003 г.).

Закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, таких как:

1) порядок документирования информации;

2) право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах;

3) категории информации по уровню доступа к ней;

4) порядок правовой защиты информации.

Названный Закон определяет следующие основные понятия: «документированная информация» и «информационные  ресурсы».

Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Информационные  ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах.

Документирование  информации – обязательное условие для включения информации в информационные ресурсы и в соответствии с законом должно осуществляться в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и информационную безопасность Российской Федерации.

Общая классификация  документов

 

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами (по установленным  формам) соответствующей информации, т. е. в создании документов.

Документы необходимы для того, чтобы  в течение определенного времени  можно было пользоваться необходимой управленческой информацией для самых разных целей.

В случае, когда объем необходимых  документов для управления предприятием оказывается значительным, возникает  вопрос об ускорении их прохождения  между исполнителями — оперативности  документооборота. Для этого, прежде всего, производится упорядочение самих  документов по различным признакам, или классификация.

Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Целью классификации является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей.

В текущей работе классификация  документов производится на этапе группировки их в дела - это первичная ступень классификации. Необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела.

Дело - это совокупность документов или документ, но одному вопросу, помещенных в твердую обложку, соответствующим образом оформленную. Нельзя подшить в одно дело документы с различным по характеру содержанием, например письма об исполнении задания по строительству объектов и приказы о повышении квалификации сотрудников. Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.

Документы классифицируются по таким  признакам, как способ фиксации, содержание (виды деятельности), способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.

По способу фиксации (запечатления) информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические.

Письменные (или рукописно печатные) включают в себя все документы, созданные рукописным или машинописным способом, а также изготовленные на множительных аппаратах и типографским способом

К графическим документам относятся чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы.

Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры, на специальных носителях (кино- и фотопленка), они позволяют запечатлеть объекты и явления, которые другими средствами зафиксировать трудно или невозможно.

Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации, широко используются в работе секретаря при составлении диктограмм, а также протоколировании собраний, совещании, заседании и т. п.

По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и т. д.

По наименованию различают следующие разновидности документов: приказы, уставы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т. п.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.

Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер, Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят примерный, рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготавливаются типографским способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы, так как их легко обрабатывать, контролировать исполнение, осуществлять поиск, хранить.

По месту составления документы классифицируют на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения.

По срокам исполнения документы подразделяют на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы, телефонограммы, документы с пометками «срочно». Все остальные документы исполняют в сроки, установленные администрацией, и считают несрочными.

По происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные). В первую группу входят созданные в учреждениях, организациях и на предприятиях по вопросам их деятельности, во вторую - касающиеся конкретных лиц, т. е. - именные (заявления, письма, жалобы и т. п.).

По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования (ДСП). На секретных документах и ДСП проставляется гриф ограничения доступа к документу. Гриф означает, что с данным документом может быть ознакомлен строго определенный круг лиц.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил; подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине. Подлинные документы подразделяются в свою очередь, на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например по истечению срока действия.

По назначению (стадиям  создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии.

Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, имеют равную силу.

Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, в правом углу верхнего поля которого проставляется слово «копия», соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником и заверяется.

Выписка из документа - копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой, например, подлинника. Дубликат и подлинник имеют равную юридическую силу.

Кроме этих признаков в работе с документами применяют для классификации документов и такие, как срок хранения, род деятельности и т. д.

По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения свыше 10 лет и временного срока хранения до 10 лет

По роду деятельности документы классифицируют на системы документации: плановая, стандартов и технических условий, организационно-распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительства, конструкторская, технологическая, по изобретениям и открытиям, по социальному обеспечению и т. д.

Многообразие управленческой деятельности, единство и взаимосвязь, свойственные управлению, формы и назначение управленческих документов определяются правовыми нормами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Основные требования к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов.

2.1. Основные положения по документированию управленческой деятельности¹

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.).

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями  организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и  закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной  системы документационного обеспечения  управлением (ГСДОУ) и унифицированных  систем документации (УСД).