Документационное обеспечение управления

Администрация Омской области Контрольно-правовое управление

Должность лица, которому адресован  документ, указывают в дательном  падеже. Например:

Администрация Омской области Контрольно-правовое управление Главному специалисту А.С.Сидорову

или

Президенту АОЗТ "Сиблитмаш"

И.И.Иванову

Если документ отправляют в несколько  однородных организаций или в  несколько структурных подразделений  одной организации, то их следует  указывать обобщено. Например:

Администрации районов, городов 

Омской области

В состав реквизита "адресат" при  необходимости может включаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают  в последовательности, установленной  Почтовыми правилами.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем  почтовый адрес. Например:

Редакция журнала "Новый  мир"

Малый Путинковский переулок, д. 1/2 Центр, Москва, 103006

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию, а затем почтовый адрес получателя. Например:

А.Н.Гуляеву

ул. Мира, д. 11, кв. 12

г. Новосибирск, 630102

15. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Зам.главы администрации

Подпись             А.А.Иванова 12.02.2000

При утверждении документа несколькими  должностными лицами их подписи располагаются  на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения  состоит из слова УТВЕРЖДЕН (утверждено, утверждена, утверждены) (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Протоколом общего собрания акционеров

15.03.2000        N 12

Гриф утверждения документа  располагают в правом верхнем  углу первой страницы документа.

16. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения постановления и т.п., зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:

А.В.Зайцевой

П.С.Никитину

 

Прошу подготовить проект генерального соглашения с фирмой "ХИТЭК" к 21.02.2000

 

Подпись

05.02.2000

При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный  исполнитель, а если таких указаний нет, исполнителем является лицо, названное  в резолюции первым. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается  исполнитель, ставятся подпись автора, резолюции и дата. Допускается  оформление резолюции на отдельном  листе.

17. Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) «Об итогах работы за первое полугодие 2000 года»; протокол (чего?) «Заседания педагогического совета».

Допускается не давать заголовок к  тексту на документах формата А5.

18. Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе. Эту отметку обозначают штампом «Контроль» или буквой «К».
19. Текст. Тексты документов пишут на русском языке при направлении их

• в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

• на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов могут оформляться  в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с  глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь  заголовки, выраженные именем существительным  в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы  с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы  таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение  текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных  органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываю», «решили»).

20. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:

Приложение: на 10 л. В 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров  каждого. Например:

 

Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. В 3 экз.

2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

 

На приложении к распорядительному  документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с  указанием названия распорядительного  документа, его даты и номера. Например:

Приложение к постановлению  администрации области от 10.01.2000 N 30

21. Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на б<span class="dash041e_0441_043d_043e_0432_043d_043e_0439_0020_0442_0435_043a_0441_0442_0020_0417_043d_0430_043a1__Char" style=" font-size: 14pt; "