Документация

Телеграмма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — по телеграфной сети общего пользования. Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы (или на светлой бумаге). Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы телеграфный адрес получателя, условный или полный, текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации, адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Телекс — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи — по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс — это телеграмма посланная по телетайпу - аппарату телеграфной связи, абонируемому организацией. Обязательными реквизитами телекса являются адресат, подпись, номер, наименование и адрес отправителя.

Факсограмма (телефакс, факс) — это получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи. Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом.

Телефонограмма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем. Обязательными реквизитами являются исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

Справка — это документ, содержащий описание и подтверждение ли иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера. Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки оформляются на общем бланке организации аналогично внешним докладным запискам, внутренние — на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами.

Сводка — это документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по определенным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т. п.). В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.

Заключение — это документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено. Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов-составителей. Подписи заверяются печатью.

Отзыв — это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. В целом порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.

Перечень — это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Перечни оформляются на общем бланке организации. Текст, как правило, оформляется в виде таблицы. Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.

Список — это документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке. Списки составляются в целях регистрации или информирования и по тем же правилам, что и перечни, но, как правило, не нуждаются в утверждении. Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, а при необходимости - руководителем организации.

Веб-документы.

 

С появление и развитием  сетевых технологий корпоративного и общего пользования (локальных  сетей, Интернет) возник новый тип  документа – веб-документ, который  можно определить как «электронный документ, для использования которого необходимы сетевые компьютерные технологии».

Веб-документы содержатся на веб-страницах – логических единицах сети, однозначно определяемых адресом (URL) являющихся составной частью веб-сайта.

Информационная составляющая веб-документа – это информация, содержащаяся на веб-страницах. Управленческая информация может содержаться на страницах корпоративного (внутреннего) сайта организации, а также официального сайта организации в сети интернет.

 

Особенности веб-документов:

 

• большинство из них не имеет бумажных аналогов и может быть представлено исключительно в цифровой форме, так как значительная часть содержимого сайта представляет собой взаимосвязанные при помощи гиперссылок элементы информации, и при распечатке веб-страницы на бумаге это уникальное свойство теряется;
• их достоверность иногда вызывает сомнение, поскольку содержание и местонахождение веб-документов может быть преднамеренно или случай изменено. Сайты периодически обновляются, и их содержание и структура очень динамичны.

 

Для того чтобы информация официальных веб-страниц (органов  власти и управления, учреждений и  предприятий) могла быть использована для принятия управленческих решений. Необходимо обеспечивать её сохранность  и неизменность.

Применение веб-документов в управленческой и научной деятельности вызывает необходимость управления веб-документами:

• правильного написания веб-документов (включения в структуру веб-страниц метаданных, позволяющих однозначно идентифицировать информацию);
• обеспечения достоверности, полноты, доступности, сохранности, юридической силы веб-документов (т.е. тех его свойств, которые позволяют использовать документ в управленческой деятельности, в том числе и в качестве доказательства);
• управления документами в процессе всего их жизненного цикла – от создания до передачи на архивное хранение или уничтожение.

 

 

№2. Правовая основа деятельности службы документационного  обеспечения.

 

Правовая основа деятельности службы документационного обеспечения управления - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности службы ДОУ: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Процесс службы ДОУ определяется нормативно-методической базой на основе:

• законов;
• нормативных правовых актов;
• методических документов.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

• законодательные  акты  Российской  Федерации   в  сфере  информации  и документации;
• указы  и  распоряжения  Президента РФ,  постановления  и  распоряжения Правительства     РФ,     регламентирующие     вопросы     документационного обеспечения на федеральном уровне;

 

• правовые   акты   федеральных   органов   исполнительной   власти субъектов Российской Федерации (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
• правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические 
  документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий;
• государственные стандарты на документацию;
• унифицированные системы документации;

- общероссийские   классификаторы   технико-экономической   и   социальной информации.

 В нормативно-методическую базу службы ДО У входят законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Методические документы  регламентируют:

- технологию создания, обработки, хранения, использования документов в организации;

- работу    службы    делопроизводства   (ее    структуру,    функции,    штаты, 
техническое обеспечение и т.д.).

В России существует государственная система документационного  обеспечения управления (ГСДОУ). Основные требования к документам и службам ДОУ приведены в нормативных документах по организации:

• управленческого труда и охране труда;
• архивного хранения документов.

 

 

 

№3. Юридическая  сила документов.

 

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

 

Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

 

Из этого определения  следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

издавать документы только в пределах своей компетенции;

соблюдать действующие в  определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов. К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Для удостоверения юридической  силы в разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление  должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления  заявления), дату и подпись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные реквизиты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

 

№4. Контроль исполнения документов.

 

в системе управления документами  их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать  случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с  документами операциях.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа.

Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям.

Контроль местонахождения  документа осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения.

Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное  и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую  для оценки деятельности подразделений  и отдельных исполнителей.

 

Сроки исполнения документов

На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и  индивидуальными.