Документация

Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Перечень типовых сроков исполнения документов должен быть помещен в инструкцию по ДОУ организации. Типовой срок исполнения документа не может быть изменен.

Индивидуальные  сроки исполнения документов указываются в тексте документа или резолюции руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Приостанавливать исполнение документа или отменять его имеет право вышестоящая организация, организация – автор документа и вышестоящие контролирующие органы в соответствии со своей компетенцией.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных  днях:

● внутренних – с даты подписания (утверждения) документа;

● поступивших из других организаций – с даты их поступления;

● обращений граждан, в  соответствии с Федеральным законом  от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», – с даты регистрации обращения.

В федеральных органах  исполнительной власти срок исполнения документов, поступивших из вышестоящих  органов государственной власти, исчисляется с даты подписания или утверждения документа.

Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (п. 8.1.5), утвержденной приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, установлено: если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий  день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего  нерабочему дню.

Сроки исполнения документов устанавливаются руководителем  при вынесении резолюции исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Типовой срок исполнения документов может быть изменен руководителем организации только в сторону его сокращения.

В поступившем документе  может быть указан предполагаемый срок получения ответа. В этом случае руководитель при вынесении резолюции  устанавливает срок, совпадающий  со сроком, указанным в тексте, или  на 1–2 дня ранее этого срока. Увеличивать  срок исполнения можно только в том  случае, если документ поступил в организацию  с опозданием, и времени, оставшегося  до указанного в документе срока, недостаточно для подготовки полноценного ответа, если при этом документ поступил не из вышестоящей организации.

В отдельных случаях допускается  продление срока исполнения документа. Продлить срок исполнения документа  может то должностное лицо или  учреждение, которое этот срок установило. Продление срока исполнения документа  должно быть обосновано (это входит в обязанности ответственного исполнителя).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его  имеют право только вышестоящие  органы или организация – автор  документа. 

 

Этапы контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:

•     постановка документов на контроль;

•     проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

•     предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

•     снятие документа с контроля;

•     направление исполненного документа в дело;

•     учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

•     информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение №1                                                      Макет делового письма

 

               Герб                                                                                                      Отметка

(эмблема, товарный знак)                                                                               о контроле

НАИМЕНОВАНИЕ  ОРГАНИЗАЦИИ

 

Справочные данные об организации                                 Адресат: (руководитель):

          ОКПО, ОГРН ИНН/КПП                                          Наименование должности

                                                                                                И.О. Фамилия (все в дат. падеже)

00.00.0000 № 00/00-000                                                        

на № 000 от 00.00.0000                                                         Название ул., дом 3, г. Город,

                                                                                                 почтовый индекс

 

Заголовок к тексту (отвечает                                               Резолюция:

на вопрос «О чём?», «О ком?»,                                           Фамилия И.О.

начиная с предлога «О» («ОБ»)                                           ответственность лица, суть

                                                                                                 поручения, срок исполнения

 

                                                                                                  Подпись руководителя

                                                                                                 Дата

 

Текст письма

Обращение

____________________________________________________________________________

Основная часть

____________________________________________________________________________

Приложение: на …л, в…экз.

      Заключительная  форма вежливости

Подпись

Наименование должности                       (подпись)                                         И.О. Фамилия

 

Визы (ставятся на копии):

Должность

(подпись)     И.О.  Фамилия

Дата

 

Исполнитель (И.О. Фамилия)

Телефон

 

Как исполнено                                                                                     ОРГАНИЗАЦИЯ

В дело 00-00 Подпись                                                                          Вх. № ___________

00.00.0000                                                                                          «___»________20___г.

Идентификатор электронной  копии документа

Приложение№2            Пример английского делового письма

 

7UPPER THAMES STREET

LONDON ES 4 V 3 AH

Telephone: 01 248 2217 (20 lines)

Telex:  886678 LDN

 

WORD TRAVEL HOUSE

 

Our ref:  DB/SA/175

Your ref: RM/TI

 

23 May 2012

 

Mr. R. Harrison I

J. Peetman & Co. LTD

17 Green Street

LONDON YI 7 TM

 

Dear Mr/ Harrison

 

ORDER 345

 

Unfortunately, we have not yet received the computers Intel Pentium 4, which was a part of this order. We would be grateful if you could deliver these as soon as possible or refund our money.

 

We look forward to hearing from you.

 

Yours sincerely

 

D. Smith

 

Mr. Derek Smith

Manager

 

Encl: Order 345

 

Приложение№3.                  Пример оформления акта.

 

Открытое акционерное  общество

        Торговое предприятие

                     «СОЮЗ»

           (ОАО ТП «СОЮЗ»)

 

                   АКТ

10.07.2012        №31

           Москва

 

Проверки расхождения

валютных средств

 

Основание: приказ генерального директора  от 06.07.2012 № 126

«О проведении финансового  контроля за расхождением средств при командировании работников ОАО ТП «СОЮЗ» за границу».

 

Составлен комиссией в составе:

Председатель – заместитель  главного бухгалтера В.А. Череда.

Члены комиссии: начальник  отдела кадров А.И. Иванов, бухгалтер Л.И. Караченков.

Присутствовали: зам.директора  по общим вопросам А.П. Большаков, референт генерального директора С.И. Приставкин.

 

10 июля 2012г. комиссия проверила  систему оформления загранкомандировок, получения, расходования и отчётов  о командировочных расходах.

 

Комиссия установила:

1. Приказы о командировках не имеют документов-оснований и не всегда визируются юрисконсультом, главным бухгалтером и финансовым директором.
2. Начисление авансовых сумм для возмещения расходов ведётся с нарушением действующих нормативов.

Комиссия предлагает подготовить  и утвердить «Инструкцию о  порядке получения и расходования командировочных средств, выдаваемых подотчёт работникам ОАО ТП «СОЮЗ» при командировании за границу.

 

Акт составлен в двух экземплярах: 

1-й экз. направлен генеральному директору

2-й экз. главному бухгалтеру

 

Председатель                                     Череда                                               В.А. Череда

Члены комиссии:                               Иванов                                              А.И. Иванов

                                                             Караченков                                       Л.И. Караченков

 

Приложение №4.            Пример оформления докладной записки

 

ОТДЕЛ УПРАВЛЕИЯ 

ДОКУМЕНТАМИ

                                                                                     Директору 

                                                                                     ОАО ТП «СОЮЗ»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА                                        И.М. Фёдорову

 

25.10.2006

 

О приобретении ксерокса

 

Для обеспечения тиражирования  документов ОАО ТП «СОЮЗ» прошу Вас  дать указание о приобретении ксерокса для отдела управления документами.

 

    Начальник отдела                                                        А.П. Федосеева

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

1. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузне¬цова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Ли¬хачев. — М.: Экономика, 1991 - 271
2. Н.П. Кудряков «Документирование управленческой деятельности: Учеб. Пособие. – М.: ИНФРА – М,2008. – 268с. – (Высшее образование).
3. http://www.edou.ru/enc/razdel41/?COURSE_ID=6&LESSON_ID=128