Документирование и документооборот в управленческой деятельности

ВВЕДЕНИЕ

 

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ  по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в  них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой  организации для использования  в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически  взаимосвязаны.

Сегодня совершенствование  управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации  и эффективности управленческого  труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления  управленческих действий. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями  и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной  системы документационного обеспечения  управлением (ГСДОУ) и унифицированных  систем документации (УСД).

Правильная постановка делопроизводства в учреждениях является одним  из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1.Сущность управленческой деятельности.

Управление - это сложная  интеллектуальная деятельность человека, требующая специальных знаний и  опыта.

Среди всего многообразия проблем теории и практики управления главное место, безусловно, принадлежит  комплексу вопросов, связанных с  содержанием управленческой деятельности, с индивидуальной деятельностью  руководителя. Подобно тому, как  руководитель играет центральную и  наиболее важную роль в любой организационной  системе, так и изучение этой деятельности объективно выступает главной проблемой  теории управления. От правильного, полного  понимания сущности и содержания управленческой деятельности во многом зависит решение всех иных управленческих проблем, формирование адекватного  общего представления о «науке управления».¹

По своему содержанию управленческая деятельность представляет собой реализацию определенных универсальных управленческих функций (планирования, прогнозирования, мотивирования, принятия решения, контроля и др.). Система этих функций присуща  любой управленческой деятельности, независимо от ее конкретного вида, хотя степень их выраженности может  быть различной. Поэтому инвариантная система управленческих функций  является еще одной из основных ее характеристик.

Целью управленческой деятельности является обеспечение эффективного функционирования определенной организационной системы. Последняя принадлежит к особому типу систем - социотехническим. Они качественно разнородны по составу своих компонентов и включают, как минимум, две основные разновидности - «технологическую» и «человеческую», ее составляющие. Поэтому труд руководителя включает два основных аспекта - связанный с обеспечением технологического процесса и связанный с организацией межличностных взаимодействий. Первый аспект обозначается понятием инструментального контура управления, а второй - понятием экспрессивного контура. Эти контуры далеко не всегда гармонично сочетаются между собой и к тому же требуют от руководителя реализации качественно разных способов и форм поведения. В связи с этим возрастает и общий уровень сложности деятельности.²

Управленческая деятельность специфична и по организационному статусу ее субъекта - руководителя. Этот статус двойствен. Руководитель по определению одновременно является членом организации (группы) и стоит как бы вне ее - над  ней - в силу своего иерархически высшего  положения. Это порождает множество  трудностей практического характера. Исследования показывают, что эффективность  деятельности организации тем выше, чем в большей мере руководитель является не просто формальным «начальником», но и неформальным лидером (т.е. реальным членом организации). Но одновременно и сохранение иерархического начала («соблюдения дистанции») также является действенным средством обеспечения  эффективности деятельности организаций. Следовательно, еще одним признаком  управленческой деятельности является сочетание двух основных принципов  ее организации - иерархического (субординационного) и коллегиального (координационного), а также необходимость их оптимального согласования.

Наконец, управленческая деятельность достаточно специфична по ее типичным условиям. Они подразделяются на внешние  и внутренние. К внешним условиям относятся, в первую очередь, жесткие  временные ограничения, хроническая  информационная неопределенность, наличие  высокой ответственности за конечные результаты, нерегламентированность труда, постоянная нехватка ресурсов, частое возникновение так называемых экстремальных - стрессовых ситуаций. К внутренним условиям относятся, в частности, необходимость одновременного выполнения многих действий и решения многих задач; противоречивость нормативных (в том числе - и законодательных) предписаний, их неопределенность, а часто - и отсутствие; несформулированность в четком и явном виде оценочных критериев эффективности деятельности, а иногда их отсутствие; множественная подчиненность руководителя различным вышестоящим инстанциям и обусловленная этим противоречивость требований с их стороны.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. Сущность документирования и документооборота.

 

Документирование –  запись информации на различных носителях  по

установленным правилам.³

Под документированием понимается способ сплошного и непрерывного отражения на материальных носителях информации хозяйственных операций в целях контроля за ними. 

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления  управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.)

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями  организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и  закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной  системы документационного обеспечения  управлением (ГСДОУ) и унифицированных  систем документации (УСД).

Унифицированные системы  документации — это комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие документы  по наименованию, форме и составу  реквизитов должны соответствовать  УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации другим нормативными документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

Решения, постановления и  приказы издают во всех случаях, когда  необходимо принять нормативный  или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации  исполнения постановлений, решений  и приказов.

Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления  и др.), издаются в соответствующей  форме совместного решения, которое  имеет правовую силу распорядительного  документа в каждой организации, принимавшей этот документ.

Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений  документов вышестоящих органов  или документов других организаций  осуществляется в форме, установленной  автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных  органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной  положением об этих органах.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или  вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Проекты документов, затрагивающих  интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту  прилагаются замечания или формулировка сути разногласий.

Ход обсуждения вопросов и  решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании  записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановления или  решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом. 

В пределах своей компетенции  организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении  оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными  органами, подведомственными и другими  организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.

Организации на основании  положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и  иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. Проект управленческого  документа должен быть согласован с  исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений  или организаций.

Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться  в следующей очередности:

с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами и при необходимости  с общественными организациями;

с работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами  и др.);

с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером);

с юридической службой;

со службой документационного  обеспечения;

с заместителем председателя коллегиального органа или заместителем руководителя организации, ведающими  вопросами, содержащимися в проекте  документа.

Внешнее согласование в зависимости  от содержания документа осуществляют в следующей очередности:

с подчиненными организациями, а также неподчиненными, когда  последние выступают обязанной  стороной в правоотношениях, возникающих  вследствие издания правового акта, или когда содержание документа  затрагивает их непосредственные интересы; с организациями и научно-производственными  объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет  отношение содержание документа;

с общественными организациями  — при необходимости или в  случаях, предусмотренных документами  этих органов;

с органами, осуществляющими  государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д;);

с вышестоящими органами общей  или отраслевой компетенции в  случаях, когда законодательством  предусматривается возможность  совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или  замещающим его должностным лицом  в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной  инструкцией, приказом о распределении  обязанностей и т.п. Две или более  подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.

Право подписи распорядительных документов в форме указаний или  распоряжений может предоставляться  заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных  подразделений. Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку. Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь. Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.