Документирование и документооборот в управленческой деятельности

Существуют также документы-приложения. Они могут быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим  распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное  значение); поясняющие или дополняющие  содержание другого документа; направляемые с письмом в другие организации.

При рассылке приложений без  распорядительных документов на приложениях  проставляется гриф утверждения  с указанием наименования распорядительного  документа, его даты и номера. Состав реквизитов и порядок оформления документов-приложений должны соответствовать  требованиям унифицированной системы  документации, к которой относится  документ-приложение.

В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.

Документооборот -  движение документов в организации с момента

создания или получения  до отправки или передачи их на хранение.⁴ 

Согласно ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными, документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время как на практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия. Но подобные теоретические расхождения не препятствуют использованию привычного и устоявшегося термина при описании конкретных технологических процессов обработки документов.

В соответствии с масштабом  движения документов разделяют документооборот  конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации, как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления или государства  в целом. Нормативные акты и методические пособия, в частности ГСДОУ, рассматривают  в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента, обладающего полным набором технологических процессов и достаточно простого для описания этих процессов.  

 Движение документов осуществляется посредством выполнения ряда делопроизводственных операций, которые образуют следующие стадии документооборота:

приём и первоначальная обработка  документов;

исполнение документов;

отправка документов;

хранение документов. 

 Приём и первоначальная  обработка документов поступивших  в организацию производится работниками  канцелярии, которые проверяют правильность  доставки корреспонденции, целостность  упаковки секретной корреспонденции,  а так же целостность вложений. После вскрытия конвертов находящиеся  в них документы регистрируются  в специальных журналах или  карточках где указываются: порядковый  регистрационный номер, дата поступления  документов в канцелярию, назначение  документа, данные об отправителе  документов. На документе проставляются  штампы предусмотренные ГОСТ куда входит номер документа и дата его поступления. Это всё позволяет вести точный учёт документов, контролировать их проход в организации, обеспечивает возможность изъятия документа на любой стадии документооборота. Зарегистрированные документы передаются руководителю, который должен в тот же день назначить исполнителя, а в случае надобности и порядок исполнения документа. При установлении сроков исполнения руководитель руководствуется действующими нормативными актами, однако, руководитель может установить и другие, более сжатые, сроки в зависимости от сложности и важности. Результаты рассмотрения, руководитель отражает в резолюции, которая выполняется на свободном от текста месте 1-го листа. Рассмотренные руководителем документы возвращаются в канцелярию работник которой отражает в регистрационном журнале входящей документации содержание резолюции и вручает данный документ под подписку исполнителю.

Исполнение документов заключается:

в выполнении проверочных  действий;

в исполнении содержащихся в документе предписаний;

в совершении иных действий, выходящих за рамки делопроизводства.

При  исполнении документа исполнитель  может создавать новый документ,который в случае необходимости  представляет на визирование,  согласование подготовленного проекта и подписание руководителем. Иногда исполнение документа не требует подготовки новых документов. Исполнитель, выполнив предписание, содержащееся в документе или в резолюции, в таких случаях может сделать отметку об исполнении на документе, в которой указывает, что выполнено по документу. 

 Об  исполнении документа докладывают  руководителю, который подписывает ответное письмо,а на документе  делает пометку «в дело», что  является свидетельством окончания  стадии исполнения документа.  Исполненные документы поступают в канцелярию для отправки или хранения.

Отправка корреспонденции  включает в себя следующие операции:

регистрация документов исходящей  корреспонденции;

проставление регистрационного штампа на отправляемом документе, в  котором указываются исходящий  номер документа или его отправки;

написание на конверте адреса и вложения документа в конверт;

составление реестра;

сдачу корреспонденции на предприятие связи.

Все  указанные операции по отправке  корреспонденции выполняются работниками  канцелярии.

Хранение документов предполагает их систематизацию и возможность  последующего их исполнения. Все создаваемые  документы подлежащие хранению систематизируются  по предметно-логическому принципу. Основанием для группировки исполненных  документов по тематическим комплексам (делам) является номенклатура дел. 

 Номенклатура дел –  это систематизированный перечень  заголовков дел, заводимых в  учреждении с указанием сроков  их хранения. Номенклатура дел  является основным учетным документом  дел текущего года. В соответствии  с утвержденной номенклатурой  дел в каждом учреждении заводят  дела, в которых систематизируются  подлежащие хранению документы.  Делом называется совокупность документов,относящихся к определенному направлению деятельности, с указанием  наименования, номера по номенклатуре, даты заведения и завершения, количества содержащихся в нем листов, срока хранения и др.

Изъятие документов помещенных,подшитых  в дела производиться по решению  руководителя предприятия. Место  изъятого документа, в дело помещается карточка - заместитель, в которой указывается, какой документ, на скольких листках, кем и когда изъят, куда приобщен и куда отправлен.  

 По  истечении срока хранения дела  подлежат уничтожению. Экспертная  комиссия отбирает такие дела, составляет акт, утверждаемый руководителем и с его разрешения дело уничтожается либо механическим путем (шредером), либо физическим

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 3. Роль делопроизводства в управлении.

ДОУ  (Делопроизводство)  –  отрасль деятельности,  обеспечивающая

документирование и организацию  работы с официальными документами. Это

-  вся совокупность  работ со служебными документами  в учреждениях, 

организациях и на предприятиях:  составление,  регистрация полученных

документов и другой корреспонденции, организация и контроль исполнения,

формирование номенклатуры дел и справочных фондов, экспертиза научной

и практической ценности,  хранение и передача в архив,  обеспечение

секретности и сохранности служебной тайны.⁵

Делопроизводство - это особый вид управленческой деятельности, направленный на организацию и осуществление документационного обеспечения управления.

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление»,«информация», «делопроизводство», «документ»  органически взаимосвязаны.

Решение проблем управления документацией в современный  период прошло в развитых странах  два основных этапа. Первый этап - 1970-1980 гг. В это время многие авторы считали, что традиционные методы работы с документами устарели, что бумажные документы будут вытеснены документами  на электронных носителях. Однако в  середине 80-х годов выясняется, что, несмотря на обилие компьютеров, "бумажный" поток увеличивается, и делается вывод, что сосуществование традиционного  делопроизводства с обработкой информации на ЭВМ будет весьма продолжительным. В США, например, рекомендуется сохранять  на неопределенный срок письменный бумажный документ наряду с машинным носителем.

Итак, сегодня совершенствование  управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации  и эффективности управленческого  труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления  управленческих действий.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных носителях с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, дискеты и т.д.)

К недокументированной информации относятся:

- устные сообщения, передаваемые непосредственно или средствами связи;

- нефиксируемые визуальные сообщения.

Преобладающей формой и носителем  информации является документ.

Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Документ может быть получен  различными способами:

- посредством письма;

- рисунка;

- графика;

- фотографии;

- звукозаписи.

Зафиксировав информацию, он (документ) тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность  передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо.

Совокупность документов, посвященных какому-либо вопросу, событию, явлению и т.д., называют документацией.

Условно весь массив документации делится на 2 больших класса:

1-й класс - техническая  документация (конструкторская, технологическая, проектная по капитальному строительству, нормативно-техническая, по стандартизации и т.д.)

2-й класс - управленческая  документация (документы, применяемые при оформлении действий органов управления во всех сферах народного хозяйства).

Многие формы управленческой деятельности выражаются соответствующими документами:

q планирование - посредством подготовки различных планов;

q учет - в виде составления и обработки бухгалтерской, статистической и оперативно-технической документации;

q координация - изданием приказов, распоряжений, письменных указаний;

q контроль - сбором сведений в письменном виде и т.д.

Делопроизводство - это комплекс работ по созданию, оформлению, изготовлению, движению, контролю за исполнением документов, формированию их в дела для текущего использования и хранения в архивах.

Характер делопроизводства зависит от существа работы того или  иного учреждения. Например, в народном суде делопроизводство отличается от делопроизводства в сельском хозяйстве, в отделе народного образования - от делопроизводства в больнице и  т.д. В связи с этим создано  много систем документирования:

- судебная;

- финансовая;

- медицинская и т.д.

Однако для всех учреждений, предприятий и организаций характерна административная функция. Документирование этой стороны деятельности учреждений образует административное делопроизводство или, иными словами, "общее" делопроизводство.