Министерство  образования Российской Федерации

Кемеровский технологический институт пищевой  промышленности

 

Представительство _г. Новокузнецк__ 

КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА

По «Документирование  управленческой деятельности»

Вариант 11. 
 

Выполнил: студент  6 курса 

Специальности  0608

гр. _ЭУз-422_____

Ковалева  Анна Владимировна

Шифр  зачётки 2702647 

Оценка  работы____________

Проверил:________________

Дата  проверки_____________

Дата  поступления работы в институт_________________

Номер по журналу регистрации_______________ 

2011 

Содержание:

1. Технология регистрации документов.                                               3
2. Дайте полную характеристику следующим реквизитам: «Код формы документа», «Место составления или издания документа», «Заголовок к тексту», «Гриф согласования документа», «Отметка для автоматического поиска документа».                                                                                  8
3. Объяснительные записки. Составьте конкретный пример.              13

 

Список литературы                                                                                        15 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Введение

       В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет информация, носителем которой  является документ, и то, насколько  она оперативно оформляется и  перерабатывается.

       Система документооборота является технологической  основой деятельности компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно  сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан  государственным либо муниципальным  учреждением или повышение конкурентоспособности  коммерческого предприятия.

       Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

       Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию  каждого документа с момента  его появления в организации, а также регламентированное (и  контролируемое) движение документа  вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации  и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым  реалиям управления с использованием компьютерных сетей.

       Использование компьютерных технологий ускоряет до-кументооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

       Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет  отказаться от ручных форм учета и  перейти на современную форму  регистра-ции документов с помощью ПЭВМ. Тем более, что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.

       Регистрация документов

       Регистрация документов - это фиксация факта  создания или поступления документа  путем проставления на нем индекса  и даты с последующей записью  необходимых сведений о документе  в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

       Однако, не все документы предприятия регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления.

       Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.

       Входящие, исходящие и внутренние документы  регистрируются отдельно.

       Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:

       Например: 218/08-17, где 218- порядковый регистрационный  номер; 08-17 - номер дела, в которое  будет подшит документ или его  копия (для исходящих документов).

       В состав индекса могут дополнительно  входить номера (коды) из классификаторов  корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.

       Внутренние  документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.

       Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.

       В качестве регистрационных форм, в  зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные  журналы или регистрационно-контрольные  карточки (РКК). Журналы удобны при  сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как  поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила индексации документов необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации  отдельно для входящих, исходящих  и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

       Этих  недостатков лишены РКК, позволяющие  более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку.

       При ведении карточной системы регистрации  документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года специальные нумерационные  бланки - шахматки , для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.

       Установлен  следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

       В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими:

       Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия. Регистрация  документов-ответов должна вестись  на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Код формы документа, входящего в состав Унифицированные системы документации (УСД) проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

       Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.

       В ОКУД представлены наименования и кодовые  обозначения унифицированных форм документов, входящих в следующие (УСД):

       - Организационно-распорядительной документации;

       - Первичной учетной документации;

       - Банковской документации;

       - Финансовой, учетной и отчетной  бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

       - Отчетно-статистической документации;

       - Учетной и отчетной бухгалтерской  документации предприятий;

       - Документации по труду;

       - Документации Пенсионного фонда  Российской Федерации;

       - Внешнеторговой документации. 

       Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.¹

       В тех случаях, если географическое местонахождение  вошло в название организации, место  составления может не указываться. Например, ОАО "Пермские авиамоторы" не указывает г. Пермь, а ОАО "Шарикоподшипник" необходимо указать – Москва.²